شاید شما هم اسم GTD را شنیده باشید، روش برنامه ریزی که این روزها حسابی محبوب شده است. برنامه ریزی به روش GTD از محبوب‌ترین روش‌هایی است که با خارج کردن انبوه اطلاعات از مغز، تصمیم‌گیری در چگونگی انجام کارها را برایتان آسان می‌کند. اگر برنامه ریزی برای زندگی برای شما مهم است، برای معرفی کامل برنامه ریزی با GTD و چگونگی انجام آن، تا انتهای مطلب با چطور همراه شوید.
ذخیره‌سازی حجم وسیع اطلاعات و وظایف روزمره در مغز انسان منجر به اهمال‌‌کاری و کاهش تمرکز مغز می‌شود. برنامه ریزی به روش GTD به دنبال آزادسازی ذهن، پیادهسازی وظایف و برنامه‌های زندگی در سیستم و ابزارهای مدیریت زمان است. این تکنیک یک شیوه محبوب برای مدیریت زمان محسوب می‌شود که انجام آن آسان است و با اولویتبندی صحیح فعالیت‌ها و کارها، نظم را به زندگی شما بازمی‌گرداند. این شیوه از برنامه ریزی روزانه تا برنامه ریزی مالی ماهانه روی بهبود فرایند برنامه‌ریزی شما تاثیر مثبت می‌گذارد.
GTD مخفف عبارت «Getting Things Done» به معنای به انجام رساندن کارها است. این تکنیک قدرتمند برای بهبود بهره‌وری مغز که اولین‌بار توسط «دیوید آلن» معرفی شد. آلن در سال ۲۰۰۱ برنامه ریزی با GTD را در کتاب خود با نام «به انجام رساندن کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس» مطرح کرد. روشی که مغز را از انباشتگی حجم زیاد کارهای مختلف نجات می‌دهد و برنامه‌ها را به شکلی سازماندهی کرده تا تمامی فعالیت‌ها کامل و بدون وجود استرس از احتمال کمبود وقت انجام شوند.
«بخش بزرگی از استرسی که آدم‌ها دارند، از داشتن کارهای زیاد نیست، بلکه از تمام نکردن کارهایی است که شروع کرده‌اند.»
دیوید آلن
دیوید آلن بر این باور است که مغز انسان جایی برای خلق و آفرینش ایده‌های متنوع است و نه جایی برای انباشتن و حفظ دنیایی از کارها و وظایف روزانه در زندگی. از این رو، برنامه ریزی با GTD در پنج مرحله، با ثبت و اولویتبندی کارها در یک منبع بیرونی مانند کاغذ یا ابزارهای مدیریت کار، مغز را آزاد می‌کند. از سوی دیگر، با پیشرفت تکنولوژی و توسعه نرم‌افزارهای مختلف برنامه‌ریزی، انتخاب ابزار مناسب برای پیادهسازی GTD از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، برنامه‌ای را انتخاب کنید که به خوبی می‌تواند ثبت و سازماندهی اطلاعات شخصی، پروژه‌ای و سطح‌بندی فعالیت‌ها را انجام دهد. روش GTD علاوه‌بر کمک به اجرای کامل و منظم کارهای شخصی، نقش موثری در سازماندهی و اجرای فعالیت‌ها و به ثمر رساندن اهداف اعضای یک تیم هم دارد.
۱. ثبت 📥
→
۲. شفاف‌سازی 🧠
→
۳. سازماندهی 🗂️
→
۴. مرور 🔄
→
۵. انجام ✅
تکنیک GTD یک استراتژی مدیریت زمان است که همچون سایر روش‌های بهره‌وری و مدیریت زمان معایب و مزایایی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
برنامه ریزی با GTD در پنج مرحله انجام می‌شود. مراحلی که کمک به فهرست‌بندی و سازماندهی وظایف و کارهای انباشته‌شده در مغز می‌کند. این پنج مرحله به شرح زیر هستند:
پیش از سازماندهی کارها، ابتدا باید آن‌ها را در مکانی خارج از مغزتان ثبت کنید. فضایی که دیوید آلن آن را صندوق ورودی اطلاعات می‌نامد و فهرستی از کارهایی است که در مراحل بعدی باید سازماندهی شوند.
اگر به دنبال بهبود بهره‌وری کارهای شخصی هستیدِ، می‌توانید فهرست کارهای خود را در جایی مانند یک دفتر یا یک برنامه مدیریت زمان ساده ثبت کنید. اما اگر عضوی از یک تیم هستید، برای ثبت و سازماندهی وظایف تیم باید از یک پلتفرم مدیریت زمان قوی استفاده کنید.
در قدم اول از برنامه ریزی به روش GTD تنها بر روی ثبت و ورود تمامی اطلاعات در منبعی خارج از مغز تمرکز کنید. نیازی به سازماندهی و اولویتبندی دقیق وظایف و کارها در ابتدای امر نیست.
اگرچه استفاده از کاغذ برای ثبت کارها آسان و در دسترس است؛ اما گاهی نیاز به ویرایش و اصلاح مکرر اطلاعات ثبت‌شده بوده که در چنین شرایطی استفاده از سیستم مجازی توصیه می‌شود. سیستم مجازی مانند ابزارهای مدیریت کارها در جمع‌آوری و ثبت حجم وسیع کارها و وظایف با نظم و دقت بهتری عمل می‌کند.
پس از ثبت اطلاعات، نوبت به شفاف‌سازی آن‌ها می‌رسد. مرحله‌ای که همراه با سازماندهی پیش می‌رود. برای شفاف‌سازی باید موارد زیر را برای هر وظیفه‌ای که در صندوق ورودی ثبت کرده‌اید، مشخص کنید:
کارهایتان را از نظر میزان اهمیت اولویتبندی کنید. گاهی ممکن است بعضی کارها بیشتر از زمان مشخص‌شده طول بکشد یا ناگهان وظیفه جدیدی به فهرست کارهایتان اضافه شود. در چنین شرایطی باید هر وظیفه‌ای را با توجه به اولویتی که برای آن‌ها درنظر دارید، با اعمال تغییرات در صندوق ورودی انجام دهید.
اگر بعضی از کارهایتان سریع و کمتر از چند دقیقه انجام می‌شود، ابتدا آن را بدون حتی ثبت در صندوق ورودی انجام دهید. اگر هم از میان وظایفی که مشخص کرده‌اید، کاری بدون نیاز به حضور شما قابل اجرا است، انجام آن را به فرد دیگری بسپارید.
کارهای بزرگ و زمان‌بر را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید تا اجرای آن‌ها ساده‌تر شود و با انگیزه بیشتری آن را انجام دهید. برای هر بخش تمامی مراحل شفاف‌سازی را هم پیاده کنید.
سازماندهی یکی از مهم‌ترین بخش‌های برنامه ریزی به روش GTD است که همراه با شفاف‌سازی انجام می‌شود. در طول این مرحله باید اطلاعات لازم را به هر پروژه اضافه کنید.
هر بار که به موردی در صندوق ورودی خود می‌رسید، پس از شفاف‌سازی و افزودن اطلاعات اضافی، آن را از صندوق ورودی خارج و به پروژه مرتبط با آن منتقل کنید. اگر هم پروژه‌ای در اختیار ندارید، با توجه به موارد زیر پروژه‌هایی را ایجاد کنید:
وجود کارهای مختلف و انجام‌نشده در صندوق ورودی موجب درگیری ذهنی می‌شود. بنابراین کارهای موجود در صندوق را به یک وظیفه عملی تبدیل کرده و با مشخص کردن جزئیات کار آن را به یک پروژه عملی تبدیل کنید. به طوری‌که پس از پایان مراحل شفاف‌سازی و سازماندهی در برنامه ریزی به روش GTD، صندوق ورودی خالی شود.
برای موفقیت در برنامه ریزی با GTD، باید به صورت منظم وظایف را مرور و آن‌ها را در صورت لزوم، دوباره اولویتبندی کنید. زمانی که کار جدیدی در صندوق ورودی ثبت می‌شود، باید با توجه به اولویت آن در مقایسه با وظایف قبلی، تبدیل به پروژه و انجام شود.
هدف از اجرای برنامه ریزی به روش GTD کاهش بار ذهنی است. این در حالی است که انجام مکرر مرور و اولویتبندی می‌تواند منجر به ایجاد استرس شود. از این رو، توصیه می‌شود این مرحله را تنها دو بار در روز، ابتدای صبح و انتهای روز انجام دهید. انجام آن در صبح باعث تسلط بر برنامه تمام روز می‌شود و انجام آن در پایان روز، می‌تواند کارهای روز بعد را سازماندهی کند. در پایان هفته هم برای پیگیری اهداف و کارهای هفته پیش رو، مرور و اولویتبندی را انجام دهید.
مرحله انجام کارها در روش GTD همان جایی است که تمامی کارها از مراحل ثبت، شفاف‌سازی و سازماندهی عبور کرده و زمان اجرای کامل آن‌ها رسیده است.
در GTD هیچ قانون و دستورالعمل ویژه‌ای برای زمان اجرای کارها وجود ندارد. بنابراین، اگر به دنبال ساختاری برای زمان اجرای هر وظیفه هستید، می‌توانید این روش را با سایر تکنیک‌های مدیریت زمان مانند «پومودورو» (Pomodoro) ادغام کنید.
نکات پیش رو را برای اجرای بهتر مرحله پنجم از روش GTD در نظر بگیرید:
GTD مخفف عبارت انگلیسی «Getting Things Done» به معنای «به انجام رساندن کارها» است. این نام کتابی از دیوید آلن، مبدع این روش، است.
هیچ نرم‌افزار «رسمی» برای GTD وجود ندارد. شما می‌توانید از یک دفترچه ساده یا از اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف محبوبی مانند Todoist، Trello، Asana یا Microsoft To Do که همگی قابلیت پیادهسازی اصول GTD را دارند، کمک بگیرید.
بله، بسیار مناسب است. GTD با شکستن کارهای بزرگ به قدم‌های کوچک و قابل اجرا و شفاف‌سازی «اولین اقدام بعدی»، به افراد اهمال‌کار کمک می‌کند تا بر حس سردرگمی غلبه کرده و حرکت رو به جلو را آغاز کنند.
برنامه ریزی به روش GTD یکی از موثرترین روش‌ها برای به انجام رساندن وظایفی است که در ذهن شما انباشته شده است. روشی که اگرچه در ابتدای مسیر نیاز به تمرین و تکرار دارد، اما در ادامه منجر به کاهش فشار ذهنی و استرس، ایجاد نظم در انجام کارها و بهبود بهره‌وری شخصی و تیمی می‌شود.
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها