آیا تا به حال احساس کردهاید که تمام روز مشغول بودهاید اما در پایان، کار مهمی را به سرانجام نرساندهاید؟ جلسات بیپایان، تماسهای تلفنی متعدد و گزارشهای فوری، همگی زمان شما را میبلعند و تنها چیزی که باقی میماند، استرس و فهرستی از کارهای انجامنشده است. شما باید راه های افزایش بهره وری را یاد بگیرید و بدانید برای افزایش بهره وری چه باید کرد؟
مشکل کمبود زمان یا وقت تلف کردن نیست، بلکه نبودِ یک سیستم هوشمند برای مدیریت آن است.
برای افزایش بهره وری چه باید کرد؟ پاسخ در مجموعهای از تکنیکهای اثباتشده نهفته است که به شما کمک میکند کنترل روزتان را در دست بگیرید. در این مقاله، مهمترین راه های افزایش بهره وری را به شما معرفی میکنیم تا از هر ساعت کاری خود بیشترین استفاده را ببرید.
قبل از حرکت، باید بدانید کجا هستید و به کجا میخواهید بروید. بهرهوری نیز با شناخت عادات فعلی و تعیین اهداف شفاف آغاز میشود.
همانطور که برای مدیریت پول هزینههای خود را ثبت میکنید، برای مدیریت زمان نیز باید بدانید آن را صرف چه کارهایی میکنید. به مدت یک هفته، تمام فعالیتهای روزانه خود را در یک گزارش فعالیت (Activity Log) ثبت کنید، حتی کارهای کوچکی مثل چک کردن شبکههای اجتماعی یا منتظر ماندن برای پاسخ یک ایمیل. این گزارش به شما نشان میدهد که زمان ارزشمندتان دقیقاً کجا هدر میرود.
هدفهای شما، قطبنمای شما هستند و به شما نشان میده دهند که باید روی چه چیزی تمرکز کنید. هدف مؤثر باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
پس از آنکه اهداف خود را مشخص کردید، نوبت به اجرای کارها و گام گذاشتن در مسیر راه های افزایش بهره وری میرسد. اینجاست که تفاوت بین افراد پرمشغله و افراد بهرهور مشخص میشود.
یکی از بزرگترین راه های افزایش بهره وری، تشخیص تفاوت کارهای مهم از کارهای فوری است.
همیشه کارهای مهم را در اولویت قرار دهید، حتی اگر فوری به نظر نرسند.
این ماتریس کارها را به چهار دسته تقسیم میکند تا بتوانید به سادگی برای هرکدام تصمیم درستی بگیرید.
فوری | غیرفوری | |
---|---|---|
مهم | ✅ ۱. انجام دهید (Do) بحرانها و کارهای با مهلت نزدیک | 🗓️ ۲. برنامهریزی کنید (Decide) اهداف بلندمدت و پیشرفت فردی |
غیرمهم | 🤝 ۳. واگذار کنید (Delegate) تماسها و ایمیلهای غیرضروری | 🗑️ ۴. حذف کنید (Delete) فعالیتهای وقتگیر و بیارزش |
راهنمای هر بخش:
یک فهرست کار مؤثر، بلند و ترسناک نیست. در پایان هر روز کاری، سه یا چهار کار مهمی را که فردا باید انجام دهید، یادداشت کنید. روز بعد، کار خود را با مهمترین وظیفه شروع کنید. لذت خط زدن کارهای انجامشده، انگیزهای قدرتمند برای ادامه روز است.
چهارشنبه، ۱۲ شهریور ۱۴۰۴
مغز انسان برای جابجایی مداوم بین کارهای مختلف ساخته نشده است.
تهیه پیشنویس اولیه برای گزارش عملکرد ماهانه
قدم زدن و تجدید انرژی
بخشی از راه های افزایش بهره وری نرفتن به بیراهه است. شناسایی و حذف موانعی که بهرهوری شما را از بین میبرند، یک گام حیاتی است. در ادامه به چند مورد از بزرگترین دشمنان بهرهوری اشاره میکنیم که باید آنها را مهار کنید.
همه ما گاهی کارها را به تعویق میاندازیم. دلایل اصلی این رفتار عبارتاند از:
صدای نوتیفیکیشن ایمیل مانند زنگ سگ پاولف عمل میکند و تمرکز شما را نابود میکند.
پذیرفتن مسئولیتهای بیش از توان، سریعترین راه برای کاهش کیفیت کار و افزایش استرس است. قانون ۸۰/۲۰ را به خاطر بسپارید: ۸۰ درصد نتایج شما از ۲۰ درصد فعالیتهایتان به دست میآید. روی آن ۲۰ درصد حیاتی تمرکز کنید و یاد بگیرید به درخواستهای غیرضروری با احترام «نه» بگویید.
بهرهوری واقعی به معنای بیشتر کار کردن نیست، بلکه به معنای هوشمندانهتر کار کردن است تا انرژی و زمان کافی برای زندگی شخصی نیز داشته باشید.
ابزارهایی مانند ویدئو کنفرانس میتوانند جایگزین بسیاری از جلسات حضوری شوند و در زمان و هزینه شما صرفهجویی کنند.
اگر شغل شما اجازه میدهد، دورکاری حتی برای یک یا دو روز در هفته میتواند رفتوآمد را حذف کرده و تمرکز عمیق را ممکن سازد. برنامههای کاری انعطافپذیر نیز به شما کمک میکنند تا مسئولیتهای کاری و شخصی خود را بهتر مدیریت کنید.
بهرهوری فقط به مدیریت زمان وابسته نیست، بلکه به مدیریت انرژی نیز بستگی دارد. خواب کافی، تغذیه سالم و ورزش منظم، سوخت مورد نیاز مغز و بدن شما برای حفظ تمرکز و خلاقیت را فراهم میکنند.
پاسخ سوال «برای افزایش بهره وری چه باید کرد؟» یک راهحل جادویی نیست، بلکه ایجاد یک سیستم هوشمند و پایدار است. راه های افزایش بهره وری که در این مقاله بررسی شد –از خودآگاهی و تعیین هدف گرفته تا مدیریت موانع و ایجاد تعادل– به شما کمک میکنند تا کنترل زمان و انرژی خود را به دست بگیرید.
به یاد داشته باشید که بهرهوری یک مهارت است و مانند هر مهارت دیگری با تمرین و تکرار بهبود مییابد. از امروز با انتخاب و اجرای تنها یکی از این تکنیکها شروع کنید و تأثیر شگفتانگیز آن را در زندگی حرفهای و شخصی خود مشاهده کنید.
پاسخ ها