ایجاد نسخه پشتیبان در نرم افزار حسابداری

نرم افزارهای حسابداری در شرکت ها و فروشگاه ها دارای اطلاعات بسیار مهمی هستند که در صورت خرابی نرم افزار یا حذف ناگهانی آن ها ممکن است خسارات جبران ناپذیری متوجه این کسب و کارها شود. برای جلوگیری از رخداد چنین اتفاقی و نگهداری از اطلاعات مهم و حساس مالی کسب و کارها نرم افزارهای حسابداری مجهز به نسخه پشتیبان یا همان بک آپ هستند. در این نسخه برخی داده های حساس که ممکن است در خطر از دست رفتن نیز باشند نگهداری می شوند، اما نسخه پشتیبان برای نرم افزار حسابداری ابری چه اهمیتی برای کسب و کارها دارد؟ آیا نسخه پشتیبان عملی هزینه بردار است؟ برای دریافت پاسخ این سوالات تا آخر این مقاله همراه ما باشید.

منظور از پشتیبانگیری نرم افزار چیست؟

بیشتر نرم افزارها از جمله نرم افزار حسابداری مجهز به پشتیبانگیر نرم افزار هستند. نرم افزار پشتیبان گیر در دستگاه ها یا سرورهای جداگانه اجرا می شود که وظیفه آن کپی کردن انواع داده ها در دیسک مدیریت است. این نرم افزار معمولا فرآیندی همچون حذف کردن داده های تکراری را انجام داده و فضای فضای مورد نیاز برای ذخیره داده ها را کاهش خواهد داد. پشتیبان گیری همان بک آپ است که از داده های فیزیکی و انواع فایل ها در یک مکان ثانویه کپی کرده تا در هنگام خرابی تجهیزات از این اطلاعات بتوان محافظت کرد. به طور مثال ممکن است برخی از اطلاعات مالی شما در خطر خرابی داده ها، خرابی سخت افزار، هک، باگ نرم افزار و... باشد در این حالت است که نسخه پشتیبان نرم افزار حسابداری به کمک شما خواهد آمد. در این حالت از بازیابی اطلاعات و داده ها اطمینان دارید و عمل بازیابی را انجام خواهید داد.

مزایا و اهمیت نسخه پشتیبان نرم افزار حسابداری

با توجه به درک مفهوم بک آپ اهمیت آن نیز مشخص خواهد شد. عمل پشتیبانگیری از داده های مالی یکی از مهم ترین عملیات زیر ساخت هر کسب و کاری است چراکه با این کار مانع از دست رفتن اطلاعات مای شرکت می شوند. بک آپ امکان بازیابی تمامی فایل هایی که به طور تصادفی پاک شده و از بین رفته اند را فراهم می کند. با توجه به اهمیت بالای بک آپ گیری لازم است هر کسب و کاری برای اطلاعات مهمی که در اختیار دارد نسخه بک آپ تهیه کند تا در صورتی که اطلاعات از بین روند هیچ گونه نگرانی از بابت آسیب رسیدن به کسب و کارشان نداششته باشند.

دلیل ایجاد نسخه پشتیبان در نرم افزار حسابداری

یک نرم افزار یا سیستم کامپیوتری ممکن است مانند هر وسیله ای دیگری روزی از کار بیافتد و از نظر نرم افزاری یا سخت افزاری دچار مشکل شود در این حالت چه بر سر داده ها و اطلاعات داخل سیستم می آید؟ در این حالت ممکن است در صورت از کار افتادن هارد سیسستم تمامی اطلاعات روی آن از بین روند. نه تنها از کار افتادن هارد بلکه هر مشکلی در سیستم ممکن است سبب از بین رفتن اطلاعات شما شوند اما راه چاره چیست؟ برای رفع این مشکل و جلوگیری از ایجاد ضررو زیان برای کسب و کارها از داده های مالی نرم افزار نسخه پشتیبان تهیه می کنند.

نحوه پشتیبان گیری از نرم افزار حسابداری

بهترین روش برای تهیه نسخه پشتیبان نرم افزار حسابداری و اطلاعات مهم این است که حداقل هفته ای 1 بار از داده ها یک نسخه پشتیبان کامل تهیه شود. این کار بهتر است در ساعاتی کاری کسب و کار شما نباشد بنابراین بهترین زمان تعطیلی های آخر هفته است. به منظور تکمیل کردن پشتیبانگیری هفته ای بایستی تغییرات روزانه را بر نسخه پشتیبان اعمال کرده وآن را بروز رسانی کنید.

یکی از روش هایی که از ان برای تهیه نسخه پشتیبان استفاده می کنند استفاده از فضای ابری است. سایت های ذخیره سازی ابری که مبتنی بر اشتراک زیاد هستند به کم ترین هزینه فضاهای ذخیره سازی زیادی را در اختیار شرکت ها و کسب و کارها قرار می دهد. کاربران نرم افزار حسابداری می توانند با آپلود کردن داده های خود در فضای ابری مورد نظر نسخه پشتیبان از داده را تهیه کنند. امروزه تمامی کسب و کارها به دنبال ذخیره سازی ابری بوده و در میان آن ها این نوع ذخیره سازی محبوبیت بالایی دارد چراکه این نوع ذخیره سازی داده ها را رمز گذاری کرده و امنیت بالایی برای محافظت یکپارچه داده ها دارد.

مطالعه بیشتر:نرم افزار حسابداری شرکتی ارزان

اصطلاحات رایج در نسخه پشتیبان گیری

لازم است هنگام استفاده ازه نسخه پشتیبان با اصطلاحات مربوط به آن نیز اشنا شوید. این اصطلاحات عبارت اند از:

Incremental backup

Incremental backup همان پشتیبان گیری افزایشی است که پس از هز بار استفاده از این قابلیت تغییرات اعمال شده بر روی بک آپ قبلی است. در مدت زمان کم و با سرعت بالا می توان این نسخه پشتیبان را تهیه کرد.

Full backup

فول بک اپ یک پشتیبانگیری کامل است که تمامی مجموعه داده ها را ذخیره سازی می کند. انجام این روش مقداری زمان بر بوده و نیازمند فضای ذخیره سازی زیادی است به همین خاطر بهتر است از این نسخه به صورت دوره ای استفاده کرد.

Differential backup

این نسخه از بک اپ امکانی را فراهم می کند تا سریعتر بازیابی کامل انجام شود در واقع می تون گفت Differential backup بک آپی کامل همراه با بک آپ های افزایشی است و بازیابی آن دارای سرعت بسیار بالایی است.

Synthetic full backup

بک آپ Synthetic full backup بخش از نسخه پشتیبان Differential backup است که سرور پشتیبان نسخه ای کامل با توجه به نسخه پشتیبان اصلی و داده های جمع آوره را از نسخه افزایشی تولید می کند. در این نوع نسخه پشتیبان هر بار که تغییراتی تدریجی بر داده اعمال می شود، نسخه پشتیبان جدید مصنوعی کامل ایجاد می شود این در حالی است که امکان برگشت به نسخه پشتیان کامل قبلی نیز وجود دارد.

Hot backup

Hot backup یا پشتیبان گیری پویا بر روی داده هایی اعمال خواهد شد که در به روز رسانی همچنان در دسترس کاربران باقی خواهند ماند. این روش از پشتیبانگیری مانع از کاهش بهره وری و خرابی می شود. بزرگترین ایراد این روش این است که در صورتی که داده ها در هنگام انجام پشتیبان گیری اصلاح شوند ممکن است نسخه به دست آمده با وضعیت نهایی مطابقت نداشته باشد.

سخن اخر

تمامی کسب و کارها هنگام تهیه نرم افزار حسابداری حتما باید توجه کنند که نسخه پشتیبان آن را نیز تهیه کنند. در صورتی که نرم افزاری بدون نسخه پشتیبان باشد تمامی اطلاعات مالی شما در هر لحظه با خطر از بین رفتن مواجه است. بنابراین مهم ترین موردی که هنگام تهیه نرم افزار حسابداری باید مورد توجه قرار گیرد نسخه پشتیبان است.

دلیل استفاده از نرم افزار حسابداری