زمانی که لیست کارهای شما کیلومترها طولانی است و در حال انجام پروژه ها یا مسئولیت های متعدد به طور همزمان هستید، تنها کاری که باید انجام دهید برنامه ریزی است.
ممکن است غیرقابل تصور به نظر برسد، اما به محض ورود به دفتر یا ورود به دفتر، با سر در محل کار خود شیرجه زدن در واقع می تواند نتیجه معکوس داشته باشد. در واقع، تحقیقات نشان می‌دهد که صرف 10 دقیقه برای برنامه‌ریزی روزتان می‌تواند تا 2 ساعت از وقت تلف شده و تلاش پراکنده را صرفه‌جویی کند.
برنامه ریزی نه تنها برای انجام کار مفید است، بلکه یک ابزار سازمانی است که به حفظ سلامت عقل و کاهش استرس در زندگی کاری و شخصی ما کمک می کند. به جای اینکه انرژی خود را بی رویه از کاری به کار دیگر پرتاب کنید، برنامه ریزی حس آرامش و هدفمندی را در کاری که انجام می دهید به ارمغان می آورد.
نکته: آیا می دانستید که یکی از مهم ترین ارکان برنامه ریزی نوشتن و یادداشت آن ها است؟ آیا می دانستید که دفترهایی وجود دارد که مختص این کار بوده و برای آن تعبیه شده اند؟ بله! پلنرهای روزانه، ماهانه و یا حتی سالانه یکی از اجزای جدانشدنی افراد موفق هستند. در وبسایت هادی عظیمی می توانید انواع آن ها را مشاهده کرده و یا با بهترین قیمت اقدام به خرید آن ها کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر بر روی این لینک کلیک کنید.
وقتی همه چیز شلوغ می شود، برنامه ریزی روزانه می تواند کمک کند. اما ابتدا باید این عادت را ایجاد کنید و اپلیکیشن های مختلف را برای برنامه ریزی بررسی کنید.
هر روز صبح یک آیین برای خود بسازید: برای اینکه برنامه ریزی روزانه به یک عادت تبدیل شود، کمی تلاش و عمد نیاز است. با مسدود کردن یک شکاف زمانی ۱۵ دقیقه‌ای در تقویم Google یا برنامه‌ریز روزانه خود هر روز صبح شروع کنید — یک یادآوری روزانه در اطراف آن تنظیم کنید. سپس، از این زمان برای تنظیم برنامه خود استفاده کنید و محیطی ایجاد کنید که حس آرامش و تمرکز را القا کند - شاید قبل از اینکه برای برنامه ریزی بنشینید، یک فنجان قهوه در لیوان مورد علاقه خود بریزید یا برخی از آهنگ های صبحگاهی مورد علاقه خود را صدا کنید.
یک برنامه برنامه ریز را امتحان کنید: لیست های اصلی تا حدی کار می کنند، اما یک برنامه برنامه ریز روزانه می تواند با نگه داشتن همه آن ها در یک مکان و ردیابی پیشرفت پروژه های طولانی تر در طول زمان به شما کمک کند عاقل بمانید. وقتی تصمیم می گیرید از کدام برنامه برنامه ریز استفاده کنید - ابزارهایی را در نظر بگیرید که تیم شما از قبل استفاده می کند و در صورت امکان، برنامه ریزی را با گردش کار موجود خود ادغام کنید تا استفاده از آن برای افراد آسان تر شود. به عنوان مثال، اگر تیم شما از نظر مذهبی از Slack استفاده می‌کند، شاید برنامه‌تان را در آنجا پیش‌نویس کرده و به اشتراک بگذارید. اگر از مجموعه ای از برنامه های مدیریت کار مانند JIRA، Asana و Google Docs در طول هفته برای انجام کار استفاده می کنید، یک برنامه برنامه ریز با ویژگی های پیشرفته تر را امتحان کنید تا همه آن ها را در یک مکان جمع کنید.
از دستورات برای ساده کردن کارها استفاده کنید: این آغاز روز کاری شما است. اگر قهوه شما هنوز شروع نشده است، چگونه یک برنامه استراتژیک را در 15 دقیقه تنظیم کنید؟ ما دوست داریم از دستورات استفاده کنیم. آنها ساختار و راهنمایی ارائه می دهند تا به راحتی بدانید که دقیقاً چه چیزی را در برنامه خود هر روز بگنجانید. ممکن است سعی کنید از اعلان های مختلف استفاده کنید تا موارد مختلف را در طول هفته مورد توجه قرار دهید. بیشتر در مورد آن در بخش زیر.
همانطور که با برنامه ریزی روزانه شروع می کنید، می تواند مفید باشد که به هفته خود به عنوان یک کل نگاه کنید و آن را از هم جدا کنید تا سعی نکنید همه چیز را به یکباره حل کنید. این به شما امکان می دهد در ابتدای هفته اهداف قابل دستیابی را تعیین کنید، در پایان فکر کنید و زمانی که بیشترین بهره وری را دارید حداکثر کار را انجام دهید.
در اینجا نمونه‌ای از نحوه ظاهر آن است که بر اساس ایده‌هایی که چند سال پیش توسط یکی از کارکنان Google به اشتراک گذاشته شده است.
اینها فقط نمونه هایی هستند، اما مکان خوبی برای شروع هستند. همانطور که عضله برنامه ریزی خود را می سازید، شروع به کشف این خواهید کرد که هنگام ایجاد یک برنامه روزانه و برنامه هفتگی چه چیزی برای شما بهتر است.
ارتباط کار روزانه خود با اهداف بزرگتری که در تلاش برای رسیدن به آنها هستید می تواند به ایجاد حس هدفمندی قوی تری در کار شما کمک کند. همچنین می تواند به شما کمک کند تا وظایف را اولویت بندی کنید - تمرکز بر کارهایی که بیشترین تاثیر را دارند - و در حین اتصال اهداف فردی به OKR ها و ابتکارات در سطح تیم، حس مسئولیت پذیری ایجاد کنید.
از اهداف بلندمدت برای اولویت بندی استفاده کنید: حفظ تیم و اهداف بلند مدت به شما کمک می کند کارهای روزانه خود را بر اساس تأثیر اولویت بندی کنید. به عنوان مثال، اگر اهداف بلندمدت شما «راه اندازی پروژه مرکوری»، «ایجاد مهارت های مربیگری» و «اجرای 10 هزار نفر» است، تمرکز آن ها باعث می شود که در هنگام تنظیم روزانه، وظایف مرتبط با آن اهداف را اولویت بندی کنید. هر روز صبح برنامه ریزی کنید ایجاد اهداف روزانه که نردبان آن را به تصویر بزرگتر می‌رسانند نیز می‌تواند به شما کمک کند با ابتکارات تیمی ارتباط بیشتری داشته باشید و کار روزانه‌تان را تاثیرگذارتر نشان دهد.
برنامه‌های خود را با تیم به اشتراک بگذارید: اشتراک‌گذاری به ایجاد مسئولیت‌پذیری کمک می‌کند و باعث می‌شود کار هدفمندتر به نظر برسد. وقتی می‌دانید که تیم به کار شما اهمیت می‌دهد و پیشرفت را دنبال می‌کند، انگیزه بیشتری برای انجام آن خواهید داشت. به‌علاوه، وقتی کل تیم می‌توانند ببینند که چگونه کار را از نقطه A به نقطه B منتقل می‌کنید، پیدا کردن لحظاتی برای جشن گرفتن پیروزی‌های یکدیگر و شناسایی فرصت‌های همکاری آسان‌تر است.
این احساس زمانی که وظایف فردی را از لیست کارهای خود بررسی می کنید. آیا چیز بیشتری وجود دارد؟
شما می توانید هر روز با ایجاد برنامه ای قابل اجرا و تعیین اهداف قابل دستیابی، این احساس را بیشتر به خود بدهید. هرچه برنامه شما قابل اجراتر باشد، پیشرفت واقعی در آن آسان تر است. هرچه g شما دست یافتنی تر باشد.
به همین دلیل، می توانید شتاب بیشتری را در مورد بررسی وظایف و انجام کار ایجاد کنید.
آن را قابل کنترل نگه دارید: برنامه اقدام شما باید چند کار کلیدی را در کانون توجه قرار دهد - توصیه می کنیم روی دو یا سه اولویت روزانه به عنوان نقطه شیرین برای انجام حداکثر کار تمرکز کنید. اگر بیش از حد تلاش کنید و به کارهای اضافی بله بگویید، اصلاً کاری انجام نخواهید داد. اگر در تلاش برای رسیدن به یک هدف یا پیشرفت در یک کار چالش برانگیز هستید، به جای آن یک نسخه «نیمه اندازه» از آن کار را در برنامه خود تنظیم کنید. کل پروژه ها را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید.
بر پیروزی‌های کوچک و خاص تمرکز کنید: بردهای کوچک به ما کمک می‌کنند تا احساس پیشرفت کنیم، که تأثیر قدرتمندی بر احساس و عملکرد ما در محل کار دارد. به این موضوع فکر کنید: اکثر پروژه ها به دسته ای از کارها و فرآیندهای کوچکتر تقسیم می شوند که در نقش ها و تیم های مشترک تقسیم می شوند. بنابراین، به‌جای فهرست کردن کل پروژه به عنوان کاری که می‌خواهید هنگام برنامه‌ریزی روزتان انجام دهید، به وظایف مؤلفه‌ای که باید خودتان انجام دهید فکر کنید. شما هم مشخص باشید به جای «تمرکز بر استخدام»، «مصاحبه با نامزدهای مهندس iOS 3» را امتحان کنید. این سطح از ویژگی، بررسی موارد را از فهرست خود آسان‌تر می‌کند و در طول زمان پیشرفت و تأثیر شما را با وضوح بیشتری برجسته می‌کند.
دستاوردهای دیروز را در کنار وظایف امروز بیان کنید: تأمل در مورد پیشرفتی که دیروز داشته اید راه عالی دیگری برای ایجاد شتاب و احساس موفقیت برای پیشبرد کارتان است.
این فقط در مورد اصرار برای بهره وری نیست - برنامه ریزی در مورد اولویت دادن به سلامت و رفاه شما نیز هست. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا سطح انرژی و احساس خود را هر روز صبح بررسی کنید تا بتوانید عادات کاری ایجاد کنید که از خودتان مراقبت می کند.
هر روز صبح خود را بررسی کنید: قبل از ورود به محل کار هر روز، کمی زمان بگذارید تا احساس خود را بررسی کنید – زندگی روزمره دچار نوسانات و افت و خیزهایی است، و طبیعی است که هر روز بیشترین بازدهی خود را نداشته باشید. مطالعات بی‌شماری نشان داده‌اند که احساساتی مانند استرس و آرامش در توانایی شما برای انجام کارها نقش دارند. آگاهی از این موضوع از همان ابتدا می تواند به شما در تنظیم سطح کمک کند. با خودت هم ملایم باش اگر روز «خاموشی» دارید، خودتان را کتک نزنید. برای اشتراک گذاری با افرادی که با آنها کار می کنید نیز آماده باشید تا در صورت نیاز بتوانند پشتیبانی ارائه دهند.
ایجاد لحظه‌ها برای «عدم تمرکز»: مغز ما فقط می‌تواند تمرکز زیادی داشته باشد، بنابراین استراحت برای تنظیم مجدد در طول روز به همان اندازه مهم است که زمان کار محافظت شده را در نظر بگیرید. سعی کنید در پایان هر ساعت 5 تا 10 دقیقه به خود فرصت دهید تا دور شوید و کمی نفس بکشید. یک استراتژی مفید دیگر این است که زمان بدون تمرکز را در تقویم خود برنامه ریزی کنید، مانند زمان اختصاصی برای ناهار (دور از رایانه)، مدیتیشن بعد از ظهر، یا دویدن 30 دقیقه ای در اطراف محله.
اگر وقت نگذارید به گذشته نگاه کنید، نبینید که چگونه انجام داده اید و تکرار نکنید، یک برنامه روزانه دور از دسترس نخواهد بود.
در پایان هر هفته کمی وقت بگذارید تا به مدیریت زمان، روحیه کلی و بهره وری خود فکر کنید. ممکن است ارزیابی کنید که یک کار چقدر طول می کشد در مقابل مدت زمانی که فکر می کردید طول بکشد. با گذشت زمان، در تعیین محدوده کار خود، اختصاص زمان لازم و کار مستقل به یک متخصص تبدیل خواهید شد. شما درک عمیق تری از اینکه چگونه بهترین کار را انجام می دهید به دست خواهید آورد و می توانید خود را برای یک هفته کاری سازنده تر، متعادل تر و سالم تر آماده کنید.
قدرت برنامه‌ریزی روزانه می‌تواند به شما کمک کند تا مهارت‌های مهمی را به دست آورید و با گذشت زمان، هنگام شروع روز هر روز صبح، احساس آرامش و بهره‌وری ایجاد کنید. در اینجا پنج مزیت قابل توجه ذکر شده است:
برنامه ریزی روزانه به شما کمک می کند به طور واقع بینانه در مورد زمان خود فکر کنید و آن را به عنوان یک منبع محدود درک کنید. این افراد را با مهارت‌هایی توانمند می‌سازد تا بر اساس آن بار کاری خود را اولویت‌بندی کرده و دامنه کاری خود را انجام دهند. و برای کسانی از ما که تمایل به گاز گرفتن بیشتر از جویدن داریم، ردیابی زمان می‌تواند به ما کمک کند تا بفهمیم واقعاً چه چیزی می‌توانیم و چه چیزی را نمی‌توانیم انجام دهیم. همانطور که به تمرین این مهارت ادامه می دهید، یاد می گیرید که «نه» بگویید یا یک کار خاص را به دفعات بیشتر محول کنید و از زمان گرانبهای خود بهتر استفاده کنید.
برنامه ریزی کارهای روزانه به شما کمک می کند تا سر و صدا را کاهش دهید و هر روز بر چند کار مهم تمرکز کنید. این حس هدف و موفقیت را به شما می دهد (همانطور که چیزها را از لیست خود بررسی می کنید) که همچنین انگیزه دهنده است.
تبدیل شدن به یک برنامه ریز روزانه بهتر به شما کمک می کند تا همه چیز را در بشقاب خود پیگیری کنید. این باعث می‌شود پروژه‌های بزرگ و حجم کاری دلهره‌آور با تقسیم کارها به فهرست وظایف کوچکتر، قابل کنترل باشند. شروع هر روز با یک تمرین برنامه ریزی به مستندسازی روند شما نیز کمک می کند، بنابراین دیدن پیشرفت شما در طول زمان و گزارش کار به سمت بالا آسان تر است. برنامه ریزی روزانه همچنین شما را مسئول می داند (حتی اگر با تیم خود به اشتراک بگذارید)، زیرا شما هر روز از پیشرفت گزارش می دهید و اهداف را بررسی می کنید. این به شما کمک می کند تا تکالیف را نیز به موقع انجام دهید، زیرا در محدوده کاری و مدیریت حجم کاری خود بهتر خواهید شد.
برنامه ریزی روزانه باعث کاهش استرس می شود و می تواند به ایجاد حس آرامش در میان هرج و مرج کمک کند. زمانی که کمتر غرق همه چیز در بشقاب خود می شوید، به احتمال زیاد می توانید تمرکز کنید و کار عمیق تری را به پایان برسانید. با برنامه ریزی روزانه، می توانید اولویت بندی چیزهای خارج از محل کار را که برای سلامت کلی شما مهم هستند، مانند سوخت گیری با یک ناهار سالم، انرژی مجدد با دویدن 30 دقیقه ای، یا صرفاً محدود کردن وقت هر بعدازظهر. به روش خودت ریست کن مغز ما نمی‌تواند بدون وقفه با تمام ظرفیت تمرکز کند، بنابراین اولویت‌بندی این چیزها نه تنها برای سلامتی شما مفید است، بلکه در نهایت به شما کمک می‌کند هر روز کارهای بیشتری را در محل کار انجام دهید.
شما می توانید از طریق برنامه ریزی روزانه چیزهای زیادی درباره خود بیاموزید و این آموخته ها به شما کمک می کند تا در طول زمان کارآمدتر کار کنید. ما به عنوان انسان، در تخمین مدت زمانی که کارها برایمان طول می کشد چندان عالی نیستیم - آن را شخصی نگیرید، این برای اکثر ما صدق می کند. با برنامه ریزی روزانه، سابقه ای از کارهایی که قصد انجام آنها را داشتید و کارهایی که واقعا انجام داده اید را خواهید داشت. اگر هر بار همه چیز را انجام ندهید اشکالی ندارد. همانطور که می روید، یاد می گیرید که پروژه ها را به طور واقع بینانه تری انجام دهید و برنامه های کاری برای خود ایجاد کنید که بهره وری و رفاه را به حداکثر می رساند.
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها