توضیح جامع انواع کدینگ در حسابداری! – به همراه نکات طلایی و مثال

انواع کدینگ در حسابداری فرآیند اختصاص اعداد یا حروف به داده ها برای ایجاد یک پایگاه داده با جستجوی سریع است. کدهای حسابداری جهانی نیستند زیرا هر حسابدار، شرکت حسابداری، موسسه یا کسب و کار در نرم افزار حسابداری خود (مانند نرم افزار حسابداری خدماتی چرتکه) ممکن است سیستم کدینگ خود را در حسابداری متناسب با نیازهای سازمانی خود ایجاد کند. برخی از انواع کدینگ در حسابداری ساده و مستقیم هستند، در حالی که برخی دیگر برای تفسیر به کتابچه راهنمای کاربر نیاز دارند.

انواع کدینگ در حسابداری

کدینگ حروف اختصاری

کدینگ حروف اختصاری در حسابداری از حروف اختصاری استفاده می کند که مخفف یک کلمه کامل هستند. به عنوان مثال، "ACCT" می تواند برای "حساب"، "DT" برای "تاریخ" یا "GTL" برای "کل" باشد.

کدینگ متوالی

کدینگ متوالی از انواع کدینگ در حسابداری است، کدینگ ترتیبی در حسابداری از اعدادی استفاده می کند که دارای ترتیب متوالی هستند. در یک دفتر حسابداری، ممکن است یک کد متوالی در کنار صفحه با یک کد در هر خط جدید اجرا شود. نمونه ای از کدهای ترتیبی 00، 01، 02، 03 و غیره است.

کدینگ سلسله مراتبی

مشابه سیستم طبقه‌بندی اعشاری دیویی کتابخانه، کدهای سلسله مراتبی آن‌هایی هستند که حسابدار می‌تواند در صورت نیاز، به شیوه‌ای ساختارمند و منطقی، بی‌نهایت آنها را گسترش دهد. به عنوان مثال، اگر یک حسابدار بخواهد یک بخش اصلی در سیستم حسابداری خود ایجاد کند، برای هر بخش یک عدد مانند "808 دارایی" و "809 بدهی" تعیین می کند. سپس، اگر بخواهد بخش‌های فرعی ایجاد کند، این کار را با استفاده از اعشار انجام می‌دهد، مانند «دارایی‌های مالی 808.01». حسابدار می‌تواند در صورت نیاز به افزودن بخش‌های فرعی به هر زیربخش، مانند «دارایی‌های مالی 808.01.001 برای سال‌های 2001-2002» ادامه دهد.

کدینگ بلوک

در حسابداری، کدینگ بلوکی به اعدادی اطلاق می شود که یک فرد ممکن است در هنگام حسابداری به شرایط عمومی حسابداری اختصاص دهد. به عنوان مثال، اگر یک کد بلوک به عنوان خوانده شده، "5000: دارایی های ثابت، 6000: سهام" باشد، بلوک 5000 منحصراً برای هر چیزی است که با دارایی های ثابت سر و کار دارد. از آنجایی که این بلوک‌های کد با 1000 عدد فاصله دارند، یک فرد می‌تواند تا 1000 کد بلوک فرعی یا زیرمجموعه اضافه کند.

کدینگ وجهی

کد وجهی در حسابداری مجموعه ای از اعداد گروه بندی شده است که نشان دهنده عناوین مختلفی است که حسابدار ممکن است از آن استفاده کند. برای مثال، اگر یک حسابدار دفترها را برای یک مکان خرده‌فروشی نگه می‌دارد، ممکن است اظهار کند که Facet 1 یا گروه 1 نماینده بخش‌های مختلف فروشگاه است. Facet 2 نشان دهنده انواع مختلف هزینه هایی است که فروشگاه می تواند متحمل شود. و Facet 3 شامل زیرمجموعه های Facet 2 است. این روش به دلیل پیچیده بودن ممکن است یادگیری آن کمی طول بکشید ولی هرگز از اهمیت یادگیری کدینگ در حسابداری به شکل های مختلف کم نمی شود.
در هر وجه یک کد متوالی وجود دارد که نشان دهنده یک آیتم متفاوت است. در مثال، Facet 1 ممکن است دارای فیلدهای زیر باشد: 00 فروش آنلاین، 01 فروش در فروشگاه و 02 بازگشت. Facet 2 می تواند شامل فیلدهای زیر باشد: 00 هزینه های بازاریابی، 01 لوازم اداری و 02 هزینه های کار. سپس، Facet 3 می‌تواند شامل یک سری کدهای بلوکی باشد که در آن اعداد 0000 تا 01000 هزینه‌های سربار را نشان می‌دهند، جایی که عدد 0050 نشان‌دهنده هزینه خرید دامنه اینترنتی است. بنابراین، اگر حسابدار از یک کد وجهی استفاده می‌کرد، مجموعه اعدادی که نشان‌دهنده هزینه تبلیغ آنلاین فروشگاه با یک وب‌سایت جدید است، عبارت «00 00 0050» خواهد بود. هر بخش از این کد نشان دهنده هر جنبه فردی است: 00 (فروش آنلاین) 00 (هزینه های بازاریابی) 0050 (هزینه دامنه اینترنتی).
اهمیت یادگیری انواع کدینگ در حسابداری در به شکل های مختلف بسیار بالا می باشد. پس یاد گرفتن انواع کدینگ در حسابداری برای یک حسابدار بسیار مهم است.

انواع کدینگ عددی کدامند؟

به هر حساب در نمودار حساب های دفتر کل، یک کد بسته به کدینگ نمودار حساب های مورد استفاده توسط یک تجارت اختصاص داده می شود. هدف از کدینگ نمودار حساب ها صرفاً گروه بندی حساب های مشابه با هم و ارائه روشی آسان برای به خاطر سپردن و مراجعه به حساب هنگام تهیه مدخل های مجله است.
کد مورد استفاده به پیچیدگی کسب و کار و میزان جزئیات مورد نیاز از سیستم گزارشگری مالی آن بستگی دارد. اگرچه می‌توان از هر ترکیبی از نویسه‌های الفبایی استفاده کرد، اما معمولاً بهتر است از کدهایی فقط حاوی اعداد استفاده شود، زیرا این کار ورود تراکنش‌های حسابداری دو ورودی را با استفاده از صفحه‌کلید عددی روی صفحه‌کلید معمولی رایانه سرعت می‌بخشد.
معمولاً منطق شماره گذاری نمودار حساب ها از یک الگوی سه رقمی، پنج یا هفت رقمی پیروی می کند که در زیر توضیح داده شده است.

کدینگ 3 رقمی نمودار حساب ها

یکی از انواع کدینگ در حسابداری برای یک تجارت کوچک بدون نیاز به شناسایی اطلاعات بخش یا قسمت است که می توان از آن برای کدگذاری استفاده کرد.
ساختار کدهای حساب ها به دنبال سازماندهی دفتر کل با گروه بندی انواع حساب های مشابه در یک محدوده است. معمولاً برای سهولت استفاده، گروه‌بندی‌ها از حساب‌هایی پیروی می‌کنند که در یک طرح ترازنامه معمولی به دنبال آن‌هایی که در طرح‌بندی صورت سود و زیان استفاده می‌شوند.

نمونه ساختار کد حساب 3 رقمی

بنابراین به عنوان مثال ممکن است محدوده های زیر اختصاص داده شوند.
کدینگ 3 رقمی نمودار حساب ها
کد حساب
دارایی 100 - 199
بدهی 200 - 299
سهام 300 - 399
درآمد 400 – 599
مخارج 600 – 799
فرمت کلی کدینگ 3 رقمی نمودار حساب ها XXX می باشد. در جدول بالا، هزینه ها بین 600 تا 799 تخصیص داده شده است، بنابراین به عنوان مثال هزینه دستمزد ممکن است کد 620 داده شود. کدینگ سه رقمی نمودار حساب ها امکان ایجاد حداکثر 1000 (0-999) حساب های دفتر کل مجزا را فراهم می کند.
گروه‌بندی کدهای حساب در محدوده‌ها، روشی آسان برای به خاطر سپردن و ارجاع به یک حساب در هنگام تهیه مدخل‌های مجله فراهم می‌کند. به عنوان مثال در جدول بالا، محدوده 100-199 اجازه 100 حساب دارایی مجزا را می دهد و محدوده 600-799 مجموعا 200 حساب هزینه را می دهد.

بسته به نوع کسب و کار، محدوده های کوچکتر یا بزرگتر را می توان به هر نوع حساب اختصاص داد تا امکان گسترش را فراهم کند. علاوه بر این، همیشه تمرین خوبی است که بین کدهای حساب تخصیص داده شده فاصله بگذارید تا جایی برای درج کدهای اضافی در مرحله بعد ایجاد شود.
اگرچه معمولاً از کدینگ نمودار حساب های 3 رقمی استفاده می شود، اما هیچ چیزی مانع از انتخاب یک ساختار کد حساب 4 رقمی برای کسب و کار نمی شود که حداکثر 10000 (0-9999) حساب جداگانه را امکان پذیر می کند.

کدینگ 5 رقمی نمودار حساب ها

همانطور که یک تجارت توسعه می یابد و رشد می کند، بخش هایی مانند بخش های تولید، طراحی، فروش و بازاریابی و حسابداری را ایجاد می کند. به منظور ثبت اطلاعات حسابداری توسط بخش، از دو رقم دیگر برای تشکیل کد واحد استفاده می شود. سپس کد بخش به کد حساب سه رقمی فعلی اضافه می شود تا یک نمودار 5 رقمی کدینگ حساب ها که خود از انواع کدینگ در حسابداری است ایجاد شود.
بنابراین فرمت کلی کدینگ نمودار حساب های 5 رقمی که از انواع کدینگ در حسابداری می باشد به صورت XX-XXX است که در آن 2 رقم اول کد بخش و سه رقم آخر مانند قبل نشان دهنده کد حساب است. به عنوان مثال با افزودن کد بخش مربوطه به کد حساب هزینه دستمزد 620 که در بالا ذکر شد، یک حساب جداگانه ایجاد می شود که هزینه دستمزد آن بخش خاص را مشخص می کند.

نمونه ساختار کد حساب 5 رقمی

فرض کنید کسب و کار دارای دو بخش است، یک بخش تولید و یک بخش بازاریابی، و می خواهد بتواند هزینه های خود را بین این دو شناسایی کند. همه انواع حساب های دیگر (دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام و درآمد) از هم جدا نیستند و باید در یک کد پیش فرض به نام بخش عمومی ثبت شوند. کدهای دو رقمی بخش تخصیص داده شده عبارتند از بخش تولید 01 و بخش بازاریابی 02 با بخش پیش فرض اداره کل 00.
نمودار 5 رقمی کدینگ حساب برای حساب هزینه دستمزد را می توان به شرح زیر تنظیم کرد.
5 رقمی شماره حساب هزینه دستمزد
کد حساب
دستمزد تولید 01-620
دستمزد بازاریابی 02-620
دستمزد عمومی 00-620
لازم به ذکر است که کد حساب همچنان 620 است که نشان دهنده هزینه دستمزد است. اکنون هر بخش حساب مخصوص به خود را دارد و مجموع سه حساب نشان دهنده کل هزینه دستمزد است.
کدینگ نمودار حساب های 5 رقمی حداکثر 100 بخش (99-0) هر کدام با 1000 حساب را امکان پذیر می کند. البته لازم نیست هر حساب به 100 بخش تقسیم شود. برای مثال ممکن است یک کسب‌وکار بخواهد حساب‌های هزینه خود را بر اساس بخش جدا کند، اما حساب‌های ترازنامه و درآمد خود را با کد پیش‌فرض بخش 00 بگذارد.

کدینگ 7 رقمی نمودار حساب ها

هنگامی که تجارت توسعه می یابد و بیشتر رشد می کند، بخش های تجاری جداگانه ایجاد می کند، به عنوان مثال، یک تجارت الکترونیک ممکن است یک بخش نیمه هادی ها، بخش موبایل و یک بخش الکترونیک مصرف کننده یا شاید بخش های جغرافیایی جداگانه داشته باشد. برای ثبت اطلاعات حسابداری بر اساس تقسیم، از دو رقم اضافی برای تشکیل کد تقسیم استفاده می شود. سپس کد تقسیم به کد پنج رقمی فعلی اضافه می شود تا یکی دیگر از اوناع کدینگ در حسابداری به نام کدینگ 7 رقمی به وجود بیاید.
بنابراین فرمت کلی کدینگ هفت رقمی نمودار حساب ها XX-XX-XXX است که در آن دو رقم اول کد تقسیم است و مانند قبل دو رقم بعدی کد بخش و سه رقم آخر کد حساب است. به عنوان مثال با افزودن کد بخش مربوطه به کد هزینه دستمزد بخش تولید 01-620 اشاره شده در بالا یک حساب جداگانه ایجاد می شود که هزینه دستمزد بخش تولید را برای آن بخش خاص مشخص می کند.

نمونه ساختار کد حساب 7 رقمی

فرض کنید کسب و کار ما دو بخش دارد، بخش نیمه هادی و بخش موبایل، و می خواهد بتواند هزینه های خود را بین این دو شناسایی کند. همه انواع حساب های دیگر (دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام و درآمد عملیاتی) از هم جدا نیستند و باید در یک کد پیش فرض به نام بخش دفتر مرکزی ثبت شوند. کدهای تقسیم دو رقمی تخصیص داده شده عبارتند از Semiconductor Division 03 و Mobile Division 04 با تقسیم پیش فرض برای همه ورودی های دیگر Head Office Division 00 است.
کدینگ 7 رقمی نمودار حساب ها برای حساب هزینه دستمزد به شرح زیر است.
7 رقمی شماره حساب هزینه دستمزد
کد حساب
دستمزد عمومی نیمه هادی 03-00-620
دستمزد تولید نیمه هادی 03-01-620
دستمزد بازاریابی نیمه هادی 03-02-620
دستمزد عمومی موبایل 04-00-620
دستمزد تولید موبایل 04-01-620
دستمزد بازاریابی موبایلی 04-02-620
دستمزد عمومی دفتر مرکزی 00-00-620
دستمزد تولید دفتر مرکزی 00-01-620
دستمزد بازاریابی دفتر مرکزی 00-02-620
لازم به ذکر است که کد حساب همچنان 620 و کد دپارتمان همچنان یا 01 یا 02 است.
تجزیه و تحلیل با استفاده از کدهای بخش و بخش
هر بخش اکنون حساب خود را دارد و مجموع همه حساب ها نشان دهنده کل هزینه دستمزد است. به همین ترتیب اکنون می توان از کد حساب هفت رقمی برای تجزیه و تحلیل بر اساس کد بخش یا کد بخش استفاده کرد.
به عنوان مثال هزینه دستمزد بخش تلفن همراه با جمع کدهای حساب زیر ارائه می شود.
حساب های هزینه دستمزد بخش تلفن همراه
کد حساب
دستمزد تولید موبایل 04-01-620
دستمزد بازاریابی موبایلی 04-02-620
دستمزد عمومی موبایل 04-00-620
کد بخش در 04 (بخش تلفن همراه) ثابت می ماند در حالی که کد بخش به 01، 02 یا 00 تغییر می کند.
به همین ترتیب دستمزد بخش تولید با جمع سه حساب زیر محاسبه می شود
حساب های هزینه دستمزد بخش تولید
کد حساب
دستمزد تولید نیمه هادی 03-01-620
دستمزد تولید موبایل 04-01-620
دستمزد تولید دفتر مرکزی 00-01-620
در این حالت کد بخش روی 01 (بخش تولید) ثابت می ماند و کد تقسیم به 03، 04 یا 00 تغییر می کند.
لازم به ذکر است که با اضافه شدن کدهای بخش و بخش به کد حساب، تعداد حساب ها به سرعت افزایش می یابد. هنگام انتخاب یکی از انواع کدینگ در حسابداری باید مراقب بود که کدینگ نمودار حساب ها بیش از حد پیچیده نشود در غیر این صورت فرآیندهای حسابداری و تصمیم گیری در کسب و کار ممکن است با جزئیات بیش از حد غرق شود.

نتیجه

انواع مختلف کیدینگ در حسابداری می تواند گیج کننده باشد. با این حال، اگر برای درک آنها و نحوه کار آنها با هم وقت بگذارید، کار شما هنگام نوشتن گزاریش هایتان بسیار آسان‌تر می‌شود. بنابراین امیدواریم پاسخ صادقانه راهنمای جامع انواع کیدینگ در حسابداری را دریافت کنید تا بتوانید این اطلاعات را عملی کنید.