یکی از اولویت‌های اصلی شما به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار کوچک، نظارت دقیق بر پولی است که وارد و پرداخت می‌کنید. به همین دلیل است که داشتن نرم افزار حسابداری مناسب بسیار مهم است. شما به برنامه ای نیاز دارید که به شما کمک کند وظایف حسابداری روزانه خود را انجام دهید، از جمله ثبت پرداخت ها، ردیابی هزینه ها، صورتحساب مشتریان و تطبیق تراکنش ها. نرم افزار حسابداری شما همچنین باید به شما در مدیریت سلامت مالی کسب و کارتان کمک کند و به شما امکان می دهد گزارش هایی تهیه کنید که عملکرد کسب و کار شما را از زوایای مختلف تجزیه و تحلیل کند.
ما عوامل دخیل در انتخاب نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی را بررسی می کنیم و به چند گزینه عالی نگاه می کنیم.
یافتن بسته نرم افزاری حسابداری مناسب برای شرکت شما می تواند کار بزرگی به نظر برسد. صدها فروشنده مختلف و هزاران برنامه مختلف برای انتخاب وجود دارد. بنابراین، هنگام خرید یک سیستم نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی باید به دنبال چه چیزی باشید؟
آیا تمام ویژگی های مورد نیاز شما را دارد؟
قبل از شروع ارزیابی راه حل های نرم افزار حسابداری، باید فهرستی از الزامات کلیدی خود تهیه کنید تا دقیقا بدانید به دنبال چه هستید.
صحبت با کاربران نهایی و درک چالش ها و نیازهای آنها به شما کمک می کند تا مشخص کنید نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی شما باید چه قابلیت هایی داشته باشد تا بتوانید بهترین انتخاب ممکن را داشته باشید.
چقدر همسازگار است؟
سیستم های نرم افزاری مالی و حسابداری اغلب باید داده ها را با انواع دیگر برنامه های تجاری به اشتراک بگذارند.
به عنوان مثال نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی باید با هر سیستم مدیریت حقوق و دستمزد که در بخش منابع انسانی شما پیاده سازی شده است، یکپارچه شود. و اگر شرکت شما یک محصول تولیدی را می فروشد، نرم افزار حسابداری شما باید بتواند با هر سیستم مدیریت موجودی که دارید پیوند دهد. به دنبال راه حلی با معماری باز و انعطاف پذیر باشید تا بتواند به طور یکپارچه در محیط فناوری موجود شما ادغام شود.
آیا در سطح جهانی فعالیت می کنید؟
فرآیندهای مدیریت مالی کسب و کارهای جهانی بسیار متفاوت از آنهایی است که در مقیاس ملی یا محلی فعالیت می کنند. برخی، اما نه همه، بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری، عملکرد مورد نیاز برای پشتیبانی از تراکنش‌های مالی بین قاره‌ای را فراهم می‌کنند.
اگر شرکت شما تجارت بین‌المللی انجام می‌دهد، حتماً به دنبال راه‌حلی باشید که دارای قابلیت‌های چند ارزی و زبانی متعدد و همچنین پشتیبانی عمیق از سایر فعالیت‌های مالی جهانی باشد که انجام می‌دهید.
امنیت آن چقدراست؟
داده های مالی شما برخی از حساس ترین و محرمانه ترین اطلاعاتی است که شرکت شما نگهداری می کند. بنابراین، هنگام انتخاب بسته نرم افزاری حسابداری، امنیت از اهمیت بالایی برخوردار است، به خصوص اگر قصد دارید راه حل را از طریق وب در دسترس قرار دهید.
به دنبال ویژگی‌های امنیتی پیشرفته مانند احراز هویت ورود مبتنی بر نقش، گذرواژه‌های گردان و رمزگذاری داده باشید تا داده‌های مالی خود را تا حد امکان ایمن نگه دارید.
بخواهید که آن را در عمل ببینید
هنگامی که فهرست را به تعداد انگشت شماری از نرم افزارهای حسابداری که تمام نیازهای شما را برآورده می کنند، محدود کردید، می خواهید هر کدام را در عمل ببینید.
از هر یک از نمایندگان فروش بخواهید تا پیشنهادات خود را به صورت زنده به شما ارائه دهند و مطمئن شوید که آنها بر روی ویژگی هایی تمرکز می کنند که برای شرکت شما مهم هستند. مراقب دموهای آماده یا از پیش ضبط شده یا نمایندگان فروش باشید که سعی می کنند توجه شما را به قابلیت ها و عملکردهایی که واقعاً به آنها نیاز ندارید معطوف کنند.
درخواست نسخه دمو
تظاهرات همیشه کامل ترین تصویر را ارائه نمی دهند. اگر واقعاً می خواهید بدانید که یک بسته نرم افزاری حسابداری چگونه کار می کند، باید خودتان آن را تست کنید.
از هر فروشنده بخواهید به شما اجازه دهد نرم افزار را برای 60 تا 90 روز آزمایش کنید. این به شما ایده بهتری در مورد اینکه هر نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی پس از استقرار کامل تا چه حد نیازهای شما را برآورده می کند، می دهد.
در مورد هزینه مذاکره کنید
برنامه‌های نرم‌افزار حسابداری قوی‌تر و غنی‌تر، بسته به اندازه کسب‌وکار شما، می‌توانند ده‌ها هزار دلار هزینه داشته باشند.
در حالی که نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی همیشه یک سرمایه گذاری هوشمند است که مطمئناً بازدهی قابل قبولی را ارائه می دهد، شما همچنان می خواهید بهترین قیمت ممکن را با فروشنده ای که انتخاب می کنید مذاکره کنید. از تخفیف استاندارد فروشنده، نه لیست قیمت نرم افزار، به عنوان نقطه شروع مذاکرات خود استفاده کنید.
پیشنهاد خدمت به عنوان مرجع پس از اجرای راه حل شما نیز می تواند تخفیف قابل توجهی را برای شما به همراه داشته باشد. و فراموش نکنید که سعی کنید در خدمات اضافی مانند آموزش و نگهداری صرفه جویی کنید.
برای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی خود، باید تصمیم بگیرید که چگونه و در کجا می خواهید از آن استفاده کنید و آیا شخص دیگری از این سیستم استفاده خواهد کرد یا خیر. در اینجا چند فاکتور برای در نظر گرفتن وجود دارد.
قابلیت ادغام آسان
حتی برنامه‌های کاربردی حسابداری با ویژگی‌ها و قیمت‌های معقول در جهان، اگر با راه‌حل‌های موجود شما، مانند پلت‌فرم‌های فروش، سیستم‌های حمل و نقل و حتی برنامه‌های حقوق و دستمزد، ادغام نشوند، سود چندانی برای کسب و کار شما ندارند. با انتخاب نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی که با راهکار های موجود شما کار می کند، هیچ گونه مشکل سازگاری که منجر به خطاهای زمان بر بالقوه شود، نخواهید داشت.
دسترسی چند کاربره
اکثر برنامه های حسابداری به شما این امکان را می دهند که کاربران دیگر را به سیستم دعوت کنید و داده هایی را که می بینند و وظایفی که به آنها دسترسی دارند کنترل کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به شریک تجاری و حسابدار خود دسترسی کامل بدهید و در عین حال به کارمندان خود اجازه دهید از سیستم فقط برای پیگیری زمان و فاکتور مشتریان خود استفاده کنند.
برخی از سیستم ها به شما اجازه می دهند تا چندین کاربر را بدون هزینه اضافی دعوت کنید. دیگران دسترسی حسابدار رایگان را ارائه می دهند اما از شما می خواهند که در یک طرح قیمت بالاتر مشترک شوید یا برای اضافه کردن کاربران دیگر به سیستم هزینه اضافی بپردازید. برخی راه‌حل‌ها برنامه‌های پرداخت «نامحدود» را برای تطبیق با کسب‌وکارهای در حال رشد ارائه می‌کنند و در عین حال گزینه‌های حساب قوی را ارائه می‌کنند. درک نیازهای دسترسی شرکت شما را به سمت تصمیم درست راهنمایی می کند.
پشتیبانی از چند کسب و کار
اگر صاحب بیش از یک کسب و کار هستید، ممکن است نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی بخواهید که چندین کسب و کار کوچک مواد غذایی را تحت یک حساب بدون هزینه اضافی پشتیبانی کند. در غیر این صورت، برای راه‌اندازی حساب‌های جداگانه برای هر نهاد، هزینه اضافی پرداخت می‌کنید.
نرم افزار مبتنی بر ابر و دسترسی با موبایل
اکثر سیستم‌های حسابداری برتر مبتنی بر ابر هستند، به طوری که می‌توانید در هر زمان و هر مکان از هر رایانه‌ای با دسترسی به اینترنت به حساب خود دسترسی داشته باشید. این سهولت دسترسی به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را از راه دور اداره کنید، چه در خانه باشید و چه در تعطیلات.
بسیاری همچنین برنامه های تلفن همراه را برای کمک به نظارت بر اطلاعات کلیدی و انجام وظایف اصلی در حال حرکت ارائه می دهند، که به ویژه برای تیم هایی که از خانه یا در میدان کار می کنند مفید است. برخی از بسته‌ها برنامه‌های جداگانه‌ای را برای کارمندان با ویژگی‌های اساسی، مانند پیگیری زمان و ارسال رسید هزینه ارائه می‌دهند.
قابلیت‌های برنامه موبایل متفاوت است، بنابراین اگر دسترسی به تلفن همراه برای شما یک ویژگی ضروری است، مطمئن شوید که برنامه سیستم حسابداری عملکرد مورد نیاز شما را دارد. همچنین باید مطمئن شوید که روی پلتفرم دلخواه شما کار می‌کند، زیرا برخی از آنها فقط با iOS سازگار هستند، در حالی که برخی دیگر را می‌توان علاوه بر تلفن‌ها و تبلت‌ها با ساعت‌های هوشمند نیز استفاده کرد.
استخدام یک حسابدار حرفه ای یا حسابدار، یا استفاده از یک شرکت حسابداری خارجی، همیشه از نظر مالی امکان پذیر نیست. اگر کسب و کار شما کوچک است، ممکن است خودتان با نرم افزار حسابداری مناسب به امور حسابداری بپردازید.
در اینجا برخی از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی به جای استخدام یک متخصص حسابداری آورده شده است:
صرفه جویی در زمان: لازم نیست منتظر بمانید تا شخص دیگری وظایف حسابداری مورد نیاز خود را انجام دهد. با نرم افزار حسابداری، می توانید این کار را خودتان انجام دهید، با تمام ابزارهایی که نیاز دارید.
ثبت سوابق به صورت خودکار: با وقوع تراکنش های جدید، نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی به صورت پویا یک رکورد جامع از معاملات مالی سازمان شما ایجاد و نگهداری می کند تا مطابق با قوانین و مقررات دولتی و صنعتی باشد.
دقت بالاتر: نرم افزار حسابداری احتمال خطای انسانی را کاهش می دهد. این به این دلیل است که نرم‌افزار می‌تواند مستقیماً به حساب‌های بانکی شما متصل شود، تراکنش‌ها و سایر داده‌ها را برای ایجاد بینش دقیق بدون خطر اشتباه تایپی یا کپی و جای‌گذاری اشتباه کند.
جمع کردن همه وظایف مالی در یک مکان: بسیاری از فروشندگان نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی خدمات اضافی مانند رعایت حقوق و دستمزد و مالیات را ارائه می دهند که می تواند از یک پلت فرم انجام شود، ردیابی و نظارت شود.
حقوق و دستمزد بهینه شده: با نرم افزار حسابداری مناسب، می توانید فعالیت های حقوق و دستمزد خود را خودکار کنید تا مزایا و مالیات ها برای ارائه پرداخت دقیق و سریع برای هر کارمند محاسبه شود.
نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی های آن، تعداد کاربرانی که پشتیبانی می کند و سایر عوامل از نظر هزینه متفاوت است. بسیاری از بهترین شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزار مبتنی بر ابر را به‌جای مجوزهای نرم‌افزاری به‌عنوان خدمات ارائه می‌دهند، بنابراین هزینه اشتراک ماهیانه را دریافت می‌کنند.
نرم افزار حسابداری به عنوان یک سرویس معمولاً کاملاً معقول است. این بسته‌ها معمولاً طرح‌های متعددی را با سطوح پرداختی ارائه می‌دهند که معمولاً از 10 تا 40 دلار در ماه متغیر است. سازمان هایی که نیازهای منحصر به فرد دارند یا نیاز به حساب کاربری برای چندین کاربر دارند، برنامه های قیمت گذاری سفارشی خواهند داشت، اما حتی این طرح ها مقرون به صرفه هستند. البته، اگر بخواهید برای نرم افزار به جای ماهانه، سالانه بپردازید، اغلب نرخ های تخفیف در دسترس هستند.
طرح‌های گران‌تر اغلب شامل ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند گزارش‌های هزینه و ردیابی فروش، صورت‌حساب‌های مکرر، ردیابی پروژه، صورتحساب، یادآوری‌های سررسید خودکار، عملکردهای تیمی، قابلیت‌های گزارش‌دهی پیشرفته، ردیابی موجودی، و سفارش‌های خرید هستند. بسیاری از شرکت‌های نرم‌افزار حسابداری، ادغام‌هایی را برای افزایش قابلیت‌های نرم‌افزار یا اتصال آن به برنامه‌های تجاری دیگر، گاهی اوقات با هزینه اضافی، ارائه می‌کنند.
چندین شرکت یک نسخه آزمایشی از نرم افزار حسابداری خود را ارائه می دهند، اگرچه آنها معمولاً دارای ویژگی های اساسی هستند یا تعداد کاربران، مشتریان یا معاملات را محدود می کنند. برخی از ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی رایگان از خدمات افزودنی که ارائه می دهند درآمد کسب می کنند. اگر کسب و کار شما بسیار کوچک است یا می‌خواهید نرم‌افزار را برای اجرای آزمایشی طولانی‌تر از زمانی که دوره آزمایشی اجازه می‌دهد استفاده کنید، این برنامه‌ها مفید هستند.
در حالی که ممکن است فرض کنید که نسخه های مبتنی بر ابر و نسخه دسکتاپ نرم افزار حسابداری انتخابی شما عملکردهای یکسانی دارند، این دو پلتفرم می توانند تفاوت های قابل توجهی داشته باشند.
نسخه دسکتاپ بسته نرم افزار حسابداری معمولاً یک بار خرید است. از سوی دیگر، نرم افزارهای مبتنی بر ابر معمولاً بر روی مدل اشتراکی اجرا می شوند. اغلب، نرم‌افزار حسابداری دسکتاپ می‌تواند فقط به داده‌های ذخیره‌شده در آن رایانه دسترسی داشته باشد، و ویژگی‌ها و عملکردهای به‌روزرسانی شده با گزینه‌های مبتنی بر ابر را از دست بدهد. با این حال، بر خلاف نرم افزار ابری، نرم افزار حسابداری دسکتاپ برای دسترسی به اتصال به اینترنت وابسته نیست.
نرم‌افزار مبتنی بر ابر مستقیماً با حساب‌های بانکی شما همگام‌سازی می‌شود و از هر جایی می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. به روز رسانی های منظم را با ویژگی های جدید برای بهینه سازی عملکرد ارائه می دهد. علاوه بر این، ذخیره سازی داده های مبتنی بر ابر امنیت سطح بالایی را ارائه می دهد، بنابراین می توانید مطمئن باشید که اطلاعات مالی حساس شما محافظت می شود.
نرم افزار حسابداری ویژگی ها و ابزارهای زیادی را برای کمک به مدیریت امور مالی خود ارائه می دهد. این باید نیازهای کسب و کار شما را برآورده کند و انجام کارهای معمول حسابداری را آسان کند. همچنین باید به شما کمک کند تا تصویر بزرگی از عملکرد کسب و کار خود را ببینید.
در اینجا برخی از ویژگی هایی که نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی باید داشته باشد برای کمک به شما در صرفه جویی در زمان و مدیریت بهتر امور مالی آورده شده است.
ویژگی های اساسی نرم افزار حسابداری
اکثر کسب و کارهای کوچک می توانند به کارکردهای حسابداری اولیه مانند صورتحساب (هم از طریق ایمیل و هم از طریق پست حلزون)، ردیابی درآمد و هزینه، تولید گزارش مالی و مدیریت مشتری بسنده کنند.
با این حال، اگر کسب‌وکار شما بیش از چند محصول می‌فروشد، می‌خواهید که نرم‌افزار موجودی شما را ردیابی کند، فروشندگان را مدیریت کند و در سفارشات خرید به شما کمک کند. اگر کسب‌وکار شما خدمات ارائه می‌دهد، برنامه‌ای می‌خواهید که ردیابی زمان و ساعت‌های قابل پرداخت فاکتور را آسان کند.
اتوماسیون صرفه جویی در زمان
برخی از نرم افزارهای حسابداری را می توان به گونه ای تنظیم کرد که صورتحساب های مکرر و اعلان های سررسید را به صورت خودکار ارسال کند و در زمان صورتحساب و وظایف حساب های دریافتنی صرفه جویی کند. سایر محصولات می توانند با پیشنهاد منطبق تراکنش ها در زمان تطبیق حساب ها صرفه جویی کنند. و از آنجایی که داده ها به صورت خودکار وارد و مدیریت می شوند، خطاها عملاً حذف می شوند.
اگر کسب‌وکار شما مظنه‌ها یا تخمین‌هایی را به مشتریان ارائه می‌دهد، به دنبال برنامه‌ای باشید که بتواند این اسناد را بایگانی و تنها با چند کلیک به صورتحساب تبدیل کند. اگر موجودی حمل می‌کنید، به دنبال سیستمی باشید که با ایجاد خودکار سفارش‌های خرید زمانی که اقلام به زیر آستانه تعیین‌شده می‌رسند، محصولات را دوباره سفارش می‌دهد.
آماده سازی مقدار مالیات پرداختی
با نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی که دارای محاسبات مالیاتی خودکار، نرخ های مالیاتی متعدد و گزارش مالیاتی است، زندگی خود (و حسابدارتان) را آسان تر کنید. همچنین باید بتوانید به حسابدار خود اجازه دسترسی به داده های مربوطه در سیستم را بدهید یا به راحتی تمام داده ها و فایل های لازم را برای آنها ایمیل کنید. با این حال، بهتر است، با یک مسیر کاغذی خودکار برای امور مالی شرکت، به راحتی می توانید مطابق و به روز با قوانین و مقررات صنعت خود بمانید.
خدمات خرد حسابداری
برخی از خدمات خرد اختصاصی حسابداری، مانند پردازش پرداخت و خدمات حقوق و دستمزد، پذیرش پرداخت آنلاین و پرداخت به کارکنان را آسان می کند. اگرچه این خدمات معمولاً هزینه اضافی دارند، اما استفاده از آنها راحت است و ممکن است هزینه‌هایی که برای این خدمات در جاهای دیگر می‌پردازید قابل مقایسه باشد. جذابیت این رویکرد این است که شما می توانید خدمات را با هم ترکیب کنید و یک راه حل حسابداری متناسب با نیازهای خاص خود ایجاد کنید.
ادغام با نرم افزار های دیگر
نرم افزار حسابداری برای فروشگاه مواد غذایی می تواند با ادغام با برنامه ها و خدماتی که قبلاً استفاده می کنید و به طور خودکار داده ها را بین سیستم ها در زمان واقعی به اشتراک می گذارد، اداره تجارت شما را آسان تر کند. ادغام های محبوب شامل سیستم های نقطه فروش، پردازش پرداخت، مدیریت موجودی پیشرفته، تجارت الکترونیک، ERP، CRM، بازاریابی ایمیلی و برنامه های گوگل است.
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها