طرز فکر داده محور چیست؟ چطور از آن در سازمان بهره بگیریم

این روزها سازمان‌ها و کسب وکارهای مختلف با تصمیم گیری‌های زیادی در سطوح مختلف مواجه هستند. برای اتخاذ تصمیم مناسب در زمان مناسب، خیلی از این سازمان‌ها همچنان به هوش فردی و غریزه مدیران خود وابسته هستند. اما سرعت تحولات در دوران معاصر و انفجار اطلاعات، از سرعت هوش و غریزه ما پیشی گرفته است. پس لازم است تا در فرآیندهای تصمیم گیری تجدید نظر صورت گرفته و از علم داده و نگرش سیستمی برای اتخاذ تصمیمات استفاده شود. در این یادداشت به این موضوع می‌پردازیم که چگونه می‌توان طرز فکر داده محور را در سازمان گسترش داد.

آنچه در این مطلب می‌خوانید:
طرز فکر داده محورر | پرورش طرز فکر داده محور در خود | ظرفیت‌ طرز فکر داده محور در تصمیم‌گیری کسب‌وکارها | انواع تصمیمات در کسب‌وکار | استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری | پیاده‌سازی طرز فکر داده محور در کسب‌وکار

طرز فکر داده محور چیست و چه کاربردهایی دارد؟

طرز فکر داده محور، نگرشی است که به فرد امکان می‌دهد تا مسائل و پدیده‌ها را بر مبنای اطلاعات و داده‌های در دسترس تحلیل کند. این تحلیل کابردهای مختلفی دارد. برای مثال کسب و کارها می‌توانند با استفاده از علم داده و پردازش داده‌ها تصمیمات بهتری بگیرند.

اما طرز فکر داده محور، تنها به کابرد علم داده برای تصمیم گیری در کسب وکارها محدود نمی‌شود، بلکه پنجره‌ای است که می‌توان از طریق آن پدیده‌ها را تحلیل کرد. از این رو کارکردهای آن در زندگی رومزه و شخصی ما نیز مشاهده خواهد شد. برای مثال در سال‌های اخیر، اخبار دروغ رواج زیادی در شبکه‌های اجتماعی داشته‌اند. کسی که طرز فکر داده محور داشته باشد، به جای پذیرش اولین چیزی که در آن فضا می‌خواند، برای تایید یا رد آن شروع به جمع‌ آوری داده‌ها و تحقیق پیرامون آن خبر می‌کند. یا اگر ادعایی مطرح کرد، سعی می‌کند آن ادعا را با جمع‌ آوری مدارک و شواهد پشتیبانی کند.

چطور طرز فکر داده محور را در خود پرورش دهیم؟

دستیابی به نگرش داده محور چیزی نیست که یک شبه بتوان به آن رسید. این امر نیازمند تمرین، انتقادپذیری و پذیرش خطاهای ذهنی است که ممکن است ذهن شما هنگام کار کردن با داده‌ها مرتکب شود. برای پرورش این نگرش می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:

۱. عادت به پشتیبانی از تصمیمات با کمک داده‌ها

وقتی کار خود را به عنوان یک دانشمند و تحلیل‌گر داده آغاز می‌کنید، باید به تصمیم گیری بر اساس داده‌ها عادت کنید. این تصمیم‌ها شامل انتخاب روش تحلیل داده‌ها نیز است. اما عادت کردن به تصمیم‌گیری بر مبنای داده‌ها کار راحتی نیست. مغز ما به شیوه تکاملی بیشتر تصمیمات را بر مبنای الگوهای ظاهری می‌گیرد. برای تغییر به سوی طرز فکر داده محور، لازم است تا عادت طرح فرضیه‌ها و حدسیات غیرضروری را کنار بگذارید. برای مثال هنگام کار کردن با داده‌ها به جای آنکه از متغیرهای تصادفی برای تحلیل داده استفاده کنید، مناسب‌ترین متغیرها را برای این کار با کمک مقایسه بین مدل‌های تحلیل انتخاب کنید.

مهمترین نکته هنگام کار کردن با داده‌ها این است که حدس زدن بر منبای غرایز را کنار گذاشته و فرضیات را بر مبنای داده قابل مشاهده طرح کنید. برای رسیدن به این مهم، می‌توانید حدس‌هایی که هنگام کار با داده‌ها می‌زنید را یادداشت کرده و سپس اعتبار آنها را با داده‌های در دسترس مقایسه کنید.

۲. توانایی دیدن داده‌ها،‌ آنطور که هستند!

به غیر از مبنا قرار دادن داده برای تصمیم گیری، یک کار مهم دیگر است که برای پرورش طرز فکر داده محور باید انجام بدهید: نگریستن به داده‌ها آنطور که هستند، نه آنطور که دوست دارید باشند. مغز ما تمایل زیادی به حذف داده‌های نامطلوب و در عوض برجسته کردن داده‌های مطلوب دارد. در واقع مغز ما به شیوه‌‌ای ناخودآگاه تمایل دارد تا روی داده‌های مثبت دست بگذارد و انواع توجیهات را نیز برای لاپوشانی داده‌های نامطلوب و بی‌اعتبار کردن آنها نزد ما طرح می‌کند. اما باید یاد بگیریم که هنگام نگاه کردن به داده‌ها، معنای واقعی آنها را درک کنیم، نه معنایی که ذهن ما مایل به ساختن پیرامون آنهاست.

مطالعه مقاله کنارگذاشتن خطاهای ذهنی برای شما سودمند خواهد بود.

۳. درک قابلیت‌ها و محدودیت‌های کار با داده‌ها

درک اینکه چه کارهایی می‌توان با داده‌ها انجام داد یکی از وظایف اولیه یک تحلیل‌گر داده است. اما درک اینکه چه کارهایی را نمی‌توان با داده‌ها انجام داد نیز به همان اندازه مهم است. ترکیب این دو ما انتظار ما از دنیای داده‌ها را واقعی می‌کند.

شرط رسیدن به طرز فکر داده محور، توانایی درک ظرفیت‌ها و محدودیت‌های داده‌ها است. برای اندازه گیری این نکته که تا چه حد به این مساله واقف هستید، این پرسش‌ها را از خودتان بپرسید:

• آیا می‌توانم مساله را در ذهنم فرمول بندی کنم؟
• آیا مساله مورد نظر در حوزه علم داده قرار می‌گیرد؟
• داده‌های ورودی و خروجی کدام‌اند؟
• این داده‌ها چطور ارائه می‌شوند؟

ظرفیت‌های طرز فکر داده محور در تصمیم گیری کسب و کارها

امروزه شاهد افزایش شدید حجم داده‌های در دسترس هستیم. داده‌هایی که با کمک ظرفیت‌های دنیای دیجیتال به دست می‌آید. اما آیا کسب و کارها از ظرفیت‌های این دریای عظیم بهره می‌برند؟ به نظر می‌رسد هنوز بسیارری از کسب و کارها تصمیمات خود را نه برمبنای داده‌ها بلکه بر مبنای غرایز یا جاه‌طلبی مدیران، داده‌های تحریف یا محدود شده می‌گیرند. اینها نشان می‌دهد که طرز فکر داده محور هنوز در این کسب و کارها جا نیافتاده و جزیی از فرهنگ سازمانی آنها نشده است. برای استفاده از حداکثر ظرفیت داده‌ها لازم است تا در ساختار تصمیم گیری کسب و کارها تغییراتی رخ دهند تا طرز فکر داده محور بین اعضا جا بیافتد.

آشنایی با انواع تصمیمات در یک کسب و کار

برای استفاده از داده‌ها در تصمیم گیری، ابتدا لازم است تا با انواع تصمیماتی که یک سازمان یا کسب و کار در طی حیات خود می‌گیرد‌ آشنا شویم. این تصمیمات سه نوع هستند:

1. تصمیم‌های استراتژیک: هر سازمانی در طول حیات خود گاهی اوقات با تصمیم گیری‌های مواجه می‌شود که در مسیر برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند سرنوشت آن را رقم بزند. این تصمیم‌ها اهمیت و تاثیرات عمیقی بر تمام تشکیلات و اعضا گذارده و تناوب رخ دادنشان بسیار کم است. به بیان دیگر، این تصمیم‌ها معدود اما سرنوشت سازند.
2. تصمیم‌های دوره‌ای: این تصمیم‌گیری‌ها به تناوب بیشتری رخ می‌دهند و برای اداره کردن بخش‌های مختلف یک سازمان گرفته می‌شوند. بخشی از این تصمیمات را می‌توان با فرآیندهای هوش مصنوعی خودکارسازی کرد و حضور عامل انسانی را جز در موارد ضروری محدود کرد. برای مثال بررسی وضعیت موجودی انبار و تامین زنجیره پایدار از مواد اولیه از جمله تصمیمات دوره‌ای است که به تناوب در بازه‌های زمانی مختلف در یک کارخانه یا فروشگاه رخ می‌دهند.
3. تصمیمات خرد و روزانه: تصمیماتی که یک سازمان یا اعضایش به طور روزانه در مواجه با مسائل خرد می‌گیرند. برای مثال ارائه تخفیف به یک مشتری وفادار یا موافقت با مرخصی یکی از کارکنان از نمونه‌های این تصمیم‌ گیری‌ها است. نکته‌ای که باید درباره این دسته از تصمیمات در نظر داشت: گرچه این تصمیم‌ها به ظاهر کوچک و خرد هستند اما برآیند آنها در یک سازمان بزرگ می‌تواند در بلند مدت بر روند حرکت و عمر سازمان اثر بگذارند.

برای بهبود تصمیم‌گیری خطاهای شناختی مؤثر بر تصمیمات روزانه را بشناسید.

طرز فکر داده محور چه تاثیری روی این سه دسته تصمیم گیری دارند؟

همانطور که اشاره شد استفاده از داده‌ها و گسترش فرهنگ داده محوری در بخش‌های مختلف یک سازمان باعث بهبود و تسریع روند تصمیم‌گیری می‌شود. هرچه تصمیم‌ها در یک سازمان سریع‌تر و بهتر گرفته شوند، سازمان به عنوان یک سیستم عملکرد بهتری خواهد داشت. برای مثال در بخش تصمیمات روزانه، وجود سامانه‌ها و الگوریتم‌های داده محور، برای رتبه بندی مشتریان می‌تواند به فروشندگان برای طراحی و ارائه بسته‌های تخفیفی مختلف کمک کند. در این حالت دیگر نیازی نیست که هر تصمیم به رده‌های بالاتر ارجاع شده و سرعت تصمیم‌ گیری نیز افزایش پیدا می‌کند.

چطور از داده‌ها برای تصمیم گیری استفاده کنیم؟

حال که با انواع تصمیم گیری آشنا شدیم، چگونه می‌توانیم از داده‌ها در فرآیند تصمیم گیری استفاده کنیم؟ در این بخش فرآیند تصمیم‌ گیری داده محور را معرفی می‌کنیم:

۱. تعیین چارچوب تصمیم گیری

پیش از دریافت و بررسی داده‌ها، باید چارچوب و سطحی را که قرار است در آن تصمیم گیری شود، معین کنیم. این کار احتمال بروز خطاهای شناختی در شکل گیری تصمیم که حاصل بررسی داده‌هاست را کاهش می‌دهد.

۲. جمع آوری داده‌ها

حال داده‌های مورد نیاز و مرتبط با چارچوب را پیدا و جمع آوری می‌کنیم. مهندسی داده نقشی مهم در این بخش ایفا می‌کند و داده‌های مورد نیاز را از بین انبوه داده‌ها فراهم کند.

۳. تحلیل و پیش بینی

حال که داده‌های لازم را در چارچوب مورد نظر قرار داده‌ایم وقت تحلیل داده‌ها فرا رسیده است. بر مبنای داده‌های در اختیار، مدل‌های مختلف را پیش بینی و تصمیم‌های مختلفی را طراحی می‌کنیم. توجه کنید که داده‌ها همواره با عدم قطعیتی مواجه بوده و اغلب ناظر به گذشته‌اند. پس بهتر است یک بازه تصمیم گیری تعریف کنیم.

۴. اتخاذ تصمیم

حالا وقت آن رسیده که تصمیم مورد نظر را اتخاذ و اجرایی کنیم. هر تصمیمی باید به شکل مناسب به سایر گروه‌های مرتبط اطلاع رسانی شود.

علاوه بر این چهار مرحله اصلی، دو مرحله دیگر نیز کامل کننده فرآیند تصمیم گیری داده محور هستند. این دو مرحله عبارتند از:

۵. بازخورد

پس از اتخاذ تصمیم نباید آن را فراموش کنیم. حال باید نتایج و پیامد‌های مثبت و منفی تصمیمات را بر مبنای داده‌های بازخورد جمع آوری و تحلیل کنیم تا میزان اثر بخشی تصمیمات روشن شود.

۶. اصلاح و تکامل فرآیند

پس از مدتی که تصمیمات مختلف را اتخاذ و بازخوردهای لازم را گرفتیم می‌توانیم به جنبه‌های پنهان تاثیرگذار در فرآیند تصمیم گیری داده محور پی برده و آن را در صورت لزوم اصلاح کنیم. برای مثال نقش عوامل انسانی در فرآیند را کاسته یا بخشی از فرآیند تصمیم گیری را به لایه‌های پایینی سازمان منتقل کنیم یا برعکس.

چطور طرز فکر داده محور را در کسب و کار خود جا بیاندازیم؟

اما چگونه می‌توان فرهنگ داده محوری و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را در اعضا و بخش‌های مختلف سازمان جا انداخت. برای دستیابی به این هدف، لازم است برخی ساختارها و عادت‌های فکری در بین اعضای سازمان ایجاد شود.

• تعیین ساختار تصمیم‌گیری در سازمان: ابتدا باید تصویری کلی از اینکه تصمیم در کدام قسمت‌های سازمان ما و به وسیله چه کسانی (انسان یا ماشین) گرفته می‌شود بدست آوریم. سپس به این بیاندیشیم که طرز فکر داده محور چگونه می‌تواند باعث بهبود هر بخش گردد.
• گسترش فرهنگ داده محور: طرز فکر داده محور، یعنی توان تفسیر صحیح داده‌ها را در سازمان به یک اولویت تبدیل کنید. اعمال این اولویت باید از سطوح بالای سازمان و بین مدیران و رهبران اصلی آغاز شود. هرچه فرهنگ داده محوری در سازمان بیشتر گسترش یابد، امکان واگذاری تصمیم‌ها به سطوح پایین‌تر بیشتر می‌شود. در واقع اجزای مختلف سازمان، به بلوغ کافی برای تصمیم گیری در حیطه کار خود می‌رسند.
• ارتقا مهارت‌ها و توانایی‌های مرتبط : استاندارهایی برای ارتقای مهارت‌های آن بخش از اجزای سازمان که با تصمیم‌ گیری مواجه‌اند تعیین کنید. کسب این مهارت‌ها را با در اختیار گذاشتن ابزارهای یادگیری تسهیل کنید. به طور کلی سه نوع توانایی برای گسترش طرز فکر داده محور نیاز دارید: اولی مهندسی داده که به شما توان جمع آوری داده‌ها را می‌دهد. دومی علم داده‌کاوی که توان تحلیل و طبقه‌بندی داده‌های جمع آوری شده را فراهم می‌کند. سومی هوش تصمیم‌گیری که با به کار گرفتن مهارت‌های مدیریتی و علوم اجتماعی تصمیم گیری می‌کند.
• ساختار انتقال داده: برای آنکه داده‌ها در فرآیند تصمیم گیری به کار گرفته شوند باید قابل اعتماد، مرتبط، تکرارپذیر و از طرف یک منبع رسمی ارائه شده باشند. پس لازم است تا ساختاری را برای انتقال داده بین بخش‌های مختلف طراحی کنید. این ساختار شامل پایگاه داده‌ها، خطوط ارتباطی و… است.

جمع بندی

هر سازمانی در طول حیات خود تصمیمات زیادی می‌گیرد، از تصمیماتی که سرنوشتش را رقم می‌زنند تا تصمیم‌های روزانه و جزئی. در همه این سطوح داده‌ها باعث بهبود تصمیم گیری می‌شوند. برای استفاده از ظرفیت این داده‌ها، لازم است تا فرآیند تصمیم گیری داده محور در سازمان به کار گرفته شود. پیش نیاز به کار گیری این فرآیند نیز، گسترش طرز فکر داده محور در بین اعضای سازمان است.