چرا انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای سازمان ها امری بسیار حیاتی است ؟ یکی از مهمترین و چالش برانگیزترین جنبه های راه اندازی هر کسب و کار، ثبت اطلاعات مالی، هزینه های ورودی و خروجی و محاسبه سود در هر زمان است. اگر صاحب یک بیزنس استارت آپی هستید، احتمالا مدیریت همه امور اداری و مالی کمی برایتان راحت تر باشد. اما در مورد شرکتهای بزرگتر، حجم بالای صورتحساب ها و داد و ستد در هر دوره می تواند ثبت وقایع مالی تجارت را دشوار کند.
به همین دلیل انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین از ابتدا، یکی از ملزومات مدیریتی برای سازمان ها و شرکت هاست. و این بدان معنی است که باید از نرم افزارهای حسابداری کارآمد و مناسب برای کسب و کار بهره گرفت.
نرم افزار حسابداری ایده آل، نرم افزاری است، که با هدف رفع نیاز در زمینه تولید و خدمات پایه ریزی شده، بهینه سازی در مدیریت را به همراه داشته باشد.
برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب توجه و بررسی نکات زیر ضرورت دارد :
۱- نوع فعالیت واحد اقتصادی را مشخص کنید
مشخص کنید که فعالیت اصلی واحد تجاری مورد نظر شما در چه زمینه‌ای است: تولید، بازرگانی، خدمات، پیمانکاری و …؟ هر چند تا حد زیادی فعالیت واحدهای تجاری ترکیبی از این موارد می‌باشد و به راحتی نمی‌توان آنها را از هم تفکیک کرد ولی می‌توان با در نظر گرفتن فعالیت اصلی واحد تجاری آن را در زمره یکی از این گروه بندی‌ها قرارداد.
۲- هدفتان را از خرید نرم افزار حسابداری تعیین کنید
هدف شما از خرید نرم افزار حسابداری چیست؟ مثلا نرم افزار حسابداری را برای ثبت و نگهداری رویدادهای مالی شرکت می خواهید یا نوع کار شما به گونه ای است که از نرم افزار برای آموزش استفاده خواهید کرد؟
۳- اطلاعات چند شرکت در نرم افزار حسابداری ثبت خواهد شد؟
گاهی نیاز است اطلاعات حسابداری چند شرکت یا فروشگاه که از نرم افزار حسابداری فروشگاهی ساده استفاده میکنند یا شخص در یک محل ثبت و نگهداری شود (مانند شرکتهای خدمات مالی که امور حسابداری چند شرکت را به طور همزمان انجام می دهند). بررسی کنید آیا در نرم افزار امکان ثبت اطلاعات چند شرکت به صورت مجزا در نظر گرفته شده است یا نه؟ در صورتی که این امکان وجود دارد آیا تعریف و ایجاد اطلاعات هر شرکت به صورت رایگان انجام می شود یا به ازای هر شرکت جدید باید وجه جداگانه پرداخت گردد؟ ضمناً بررسی کنید که آیا محدودیتی در ثبت تعداد شرکتها وجود دارد یا نه؟
۴- چه مبلغی را برای خرید نرم افزار در نظر گرفته اید؟
در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری زیادی با قیمت های چند صد هزار تومان تا چند ده میلیون تومان وجود دارد. بنابر این نیاز است شما مبلغی را برای خرید مشخص کنید. البته شاید نتوانید نرم افزاری معادل همان مبلغ تهیه کنید اما می توانید با مشخص نمودن بودجه خود دنبال نرم افزاری با همان حدود قیمت بگردید تا در صورت نیاز بودجه خود را اندکی افزایش دهید.
۵- برای ثبت رویدادهای مالی به چه نرم افزارهایی نیاز دارید؟
در کنار نرم افزار حسابداریکه پایه اصلی سیستم حسابداری است نرم افزارهای کمکی دیگری نیز وجود دارد که با استفاده از آن می توان بخشی از امور را انجام داد مانند نرم افزار حقوق و دستمزد، دریافت و پرداخت یا خزانه داری، نرم افزار دارایی ثابت (یا نرم افزار اموال)، نرم افزار بهای تمام شده و … . در ادامه باید مشخص نمایید که آیا برای انجام امور حسابداری و ثبت رویدادهای خود به جز نرم افزار حسابداری که پایه اصلی نرم افزار است به نرم افزارهای دیگر هم نیاز دارید یا خیر؟
نکته- در این جا منظور از نرم افزار حسابداری، نرم افزاری است که کدینگ و اسناد حسابداری در آن ثبت می‌شود و نه معنی عام نرم افزار حسابداری.
۶- شرکت در یک جا متمرکز است یا دارای انبار یا کارخانه جدا می‌باشد؟
اگر شرکت شما دارای انبار یا واحدهای جدا از هم می باشد باید مشخص کنید که آیا نیاز است که افرادی از آنجا به نرم افزار دسترسی داشته باشند یا نه؟ در صورت نیاز چند نفر و به کدام نرم افزار باید دسترسی داشته باشند؟
۷- حسن شهرت فروشنده نرم افزار حسابداری:
همانطور که در لیست بهترین نرم افزارهای حسابداری اشاره شد ،بررسی کنید که آیا فروشنده نرم افزار در جامعه و به ویژه مشتریان خود دارای اعتبار و شهرت خوبی است یا نه؟ آیا خریداران از قیمت و کیفیت نرم افزار و خدمات پشتیبانی ارائه شده راضی هستند یا نه؟ بهترین منبع برای بررسی این موارد دوستان، همکاران و آشنایانی هستند که از نرم افزار حسابداری یا خدمات آن شرکت استفاده می کنند و شما به راحتی می توانید با آنان در این خصوص مشورت کنید. در صورت امکان می توانید اطلاعات برخی از استفاده کنندگان نرم افزار را از فروشنده دریافت و مستقیماً با آنها صحبت کنید. در صورتی که این امکان نیز وجود نداشت می توانید نظرات افراد را در سایت های معتبر حسابداری مشاهده و به آنها پیام دهید و نظرشان را بخواهید. ضمنا می توانید با عنوانی ناشناس با شرکت تماس بگیرید و نحوه ارائه راهنمایی یا پشتیبانی را بررسی کنید.
۸- دریافت نسخه آزمایشی نرم افزار:
برخی از نرم افزارهای حسابداری مانند سپیدار سیستم آسیا دارای نسخه آزمایشی هستند و شما می توانید به صورت رایگان یا با قیمتی بسیار کمتر از نسخه اصلی آن را تهیه کرده و از آن استفاده نموده و امکانات و قابلیت های آن را بررسی کنید. امکانات نسخه های آزمایشی نرم افزارهای حسابداری معمولاً با امکانات نرم افزار اصلی یکسان است و فقط در برخی موارد مانند تعداد اسناد حسابداری قابل ثبت، تعداد شرکتها یا سال های مالی که می توانید تعریف کنید محدودیت دارند. شرکتهای دیگری هم هستند که در محیط آزمایشی به شما دسترسی لازم را می دهند و می توانید از نرم افزار استفاده کنید. اگر شرکت مورد نظر این امکان را در اختیار شما قرار می دهد از این امکان استفاده کنید.
۹- ضمانت کارکرد بهینه نرم افزار:
فروشنده چه تضمینی برای کارکرد خوب و درست نرم افزار دارد؟ مسئولیت فروشنده در قبال مشکلات نرم افزاری که گاهی باعث از بین رفتن اطلاعات میگردد چیست؟ آیا امکان برگشت اطلاعاتی که به هر دلیل حذف می شوند وجود دارد یا نه؟
۱۰- مسائل امنیتی و ایرادهای نرم افزاری:
آیا مسائل امنیتی از قبیل هک، ویروس و … در طراحی نرم افزار در نظر گرفته شده است و آیا نرم افزار ایراد خاصی ندارد؟ این ایراد می تواند مشکلاتی مانند گزارشات اشتباه و … باشد.
۱۱- از چه راه هایی می توان با فروشنده ارتباط برقرار کرد؟
هر چه تعداد راه های ارتباطی بیشتری با شرکت وجود داشته باشد بهتر است. به عنوان مثال مزیت شرکتی که بتوان از طریق ایمیل، تلگرام، واتساپ، اینستاگرام، سایت، تلفن و مراجعه حضوری با آن ارتباط برقرار و خدمات دریافت نمود بیشتر از شرکتی است که فقط می توان از طریق تلفن با آن تماس گرفت.
۱۲- آیا فروشنده در شهر یا نزدیک محل فعالیت شما نماینده ای دارد؟
تعداد زیاد نماینده در سطح کشور و به ویژه شهر محل استقرار نرم افزار مزیت مهمی است که در این خصوص حتماً باید بررسی لازم را انجام دهید. در صورتی که شرکت فروشنده نماینده های زیادی در کشور یا شهر شما نداشته باشد احتمال اینکه در زمان نیاز به پشتیبانی یا خدمات با مشکل مواجه شوید وجود دارد.
۱۳- روش پشتیبانی و ارائه خدمات:
ارائه خدمات به صورت حضوری در محل خریدار انجام می‌شود یا غیر حضوری و از طریق آنلاین؟ در زمان نیاز به گارانتی آیا کامپیوتر و سیستم مربوطه باید به دفتر فروشنده ارسال شود یا کارشناسان فروشنده به دفتر خریدار مراجعه میکنند؟ آیا بابت مراجعه باید هزینه ای پرداخت شود یا نه؟ پشتیبانی شرکت تا چه ساعتی در روز پاسخگو است؟ آیا شرکت در روزهای تعطیل هم خدمات ارائه می دهد؟
۱۴- روش ارائه خدمات در محدوده خارج از دفتر اصلی فروشنده نرم افزار:
خرید، نصب و راه اندازی نرم افزار و همچنین ارائه خدمات پشتیبانی در شهرها و مکان‌هایی که فروشنده نماینده ندارد چگونه انجام می‌شود؟ آیا برای دریافت خدمات باید از سیستم و نرم افزار به دفتر مرکزی شرکت ارسال شود یا راه دیگری وجود دارد؟
۱۵- پشتیبانی رایگان:
آیا پشتیبانی اولیه رایگان پش از خرید و نصب اولیه وجود دارد؟ در صورت وجود، شرایط و مدت آن چند ماه است؟ چه مواردی مشمول گارانتی رایگان است؟
معمولا همه نرم افزارها از ۶ ماه تا یک سال پس از خرید دارای پشتیبانی رایگان میباشند که این مورد باعث کاهش هزینه شرکت میگردد و اطمینان خاطر بیشتری برای خریدار به وجود میآورد.
۱۶- پشتیبانی غیر رایگان:
به عنوان یکی از مهمترین موارد در این خصوص دقیقاً بررسی نمایید که روش دریافت پشتیبانی پس از
اتمام دوره پشتیبانی رایگان چگونه است؟ هزینه آن چگونه محاسبه می‌شود؟ آیا تفاوتی در خدمات ارائه شده در زمان پشتیبانی رایگان و قرارداد تمدید شده وجود دارد؟ آیا در صورتی که به هر دلیل قرارداد پشتیبانی وجود نداشته باشد، امکان دریافت خدمات به صورت موردی وجود دارد؟ در نظر داشته باشید گاهی هزینه پشتیبانی نرم افزار بسیار بیشتر از قیمت خود نرم افزار است پس این مورد را به صورت دقیق پیگیری نمایید.
منبع :
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها