نرم افزار حسابداری و ویژگی های آن چیست؟

مدیریت مالی امر حیاتی برای امور تجاری است و یک نرم‌افزار حسابداری مناسب، می‌تواند فرایند کار را خاص و متفاوت کند. نرم‌افزارهای حسابداری مالی، ابزارهای کاربردی هستند که بر اساس دانش و علم حسابداری و آگاهی از نیاز بازار کسب و کار توسط تیم‌های برنامه نویسی طراحی و تهیه می‌شود.

 این نرم‌افزارها به تنهایی قادر به پاسخگویی نیازهای حسابداری و مالی شرکت‌ها و موسسات نیستند بلکه نقش بکارگیری آنها را، عامل انسانی به عهده دارد ولی آنها ابزاری هستند در خدمت متخصصان با دانش و تجربه تا در جهت تولید اطلاعات ارزشمند مالی برای انجام امور از حسابداری روزانه تا تصمیم‌گیری‌های مهم بکار گرفته شوند.

مدیران مالی هر سازمانی موظفند در فواصل زمانی مختلف گزارش‌های  مالی و مدیریتی را به شکل دقیق برای ذی‌نفعان مختلف ارسال کنند. از آنجا که محاسبات ذهنی انسان با خطا و اشتباه همراه است، بنابراین معمولا ابزارهای مختلفی به کمک مدیران می‌آیند که مهم‌ترین آنها نرم‌افزارهای حسابداری و مالی است.

بحث بر سر کاربرد نرم‌افزار حسابداری آنلاین سال‌ها است که به ادبیات بخش مالی سازمان‌ها ورود پیدا کرده است. اما پیچیده‌تر شدن محیط کسب‌وکار باعث شده تا هر روز نیازهای جدیدی پیش‌روی مدیران مالی قرار گیرد. نیازهایی که پاسخ به آنها معمولا بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری عملا غیرممکن است.

برای استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری مالی ابتدا بهتر است بدانیم که اساسا منظور از یک نرم‌افزار حسابداری چیست؛ انواع آن کدام است و چه مزایا و کاربردهایی دارد. در این مقاله با ما همراه باشید تا به این سوالات پاسخ دهیم. پاسخ به این سوالات به مدیران کمک می‌کند با دید بهتری نرم‌افزار مالی مورد نیاز سازمان خود را انتخاب کنند.

نرم ‌افزار حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟

کسب‌وکارهای مختلف از گذشته تاکنون برای محاسبات مالی خود از ابزارهای متنوعی استفاده کرده‌اند. تصویب قوانین مالی و مالیاتی مختلف در کنار گسترده‌ شدن سطح عملیات کسب‌وکارها؛ باعث شد تا آنها از ابزارهای دقیق‌تر از جمله انواع نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنند.

نرم‌افزار مالی یا حسابداری یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی شده و به عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. یک نرم‌افزار حسابداری از یک طرف داده‌های خام اطلاعاتی را دریافت می‌کند تا روی آنها پردازش‌های مورد نیاز را انجام ‌دهد و از طرف دیگر خروجی‌های مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارش‌های مالی مختلف ارائه می‌‌دهد.

یک نرم‌افزار مالی مانند نرم افزار حسابداری چند کاربره بر حسب مفاهیم مختلف حسابداری به ماژول‌های مختلفی از جمله حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختی و سایر ماژول‌های دیگر تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام وظیفه‌ی خود را انجام می‌دهند. با استفاده از این ابزارها دیگر نیازی به ثبت حساب‌ها به روش سنتی و دستی نیست که همین مسئله یکی از اصلی‌ترین کاربردهای نرم‌افزار حسابداری است.

نرم‌افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند که بر حسب ساختار و ویژگی‌های کسب‌وکارهای مختلف و نیازهای آنها طراحی شده‌اند. اما ثبت و بایگانی اطلاعات، پردازش داده‌ها، گزارش‌گیری و سیستماتیک کردن فرایندهای مالی از کارکردهای اصلی انواع نرم‌افزارهای حسابداری است.

کدام ویژگی‌ها نرم‌افزار حسابداری و مالی را سودمند می‌کند

دلائل زیادی وجود دارد که کمک می‌کند که نرم‌افزار به یک ابزار سودمند تبدیل شود، در این رابطه سوالات زیادی مطرح است، که تنها تجربه و شناخت از نیاز مشتریان، آن هم به صورت علمی، قادر به پاسخگویی به این سوالات خواهد بود.

مستقر شدن نرم‌افزار چگونه و کجا باشد، راه‌های ارائه خدمات و پشتیبانی چگونه است؟ آیا نرم‌افزارهای حسابداری‌ای که تحت ویندوز ارائه شوند (با سرویس‌های کلودیا حتی اپلیکیشن‌های حسابداری) کارایی لازم را دارند؟ در طراحی نرم‌افزار توجه به انواع فاکتور مهمتر است یا انواع گزارشگیری‌ها؟ طراحی نرم‌افزار بر اساس سرعت در پرداخت و استفاده از ابزارهای پرداخت مشتریان باشد یا فقط توجه به امور حسابداری نرم‌افزار؟

پاسخ به این سوال‌ها این است که همه موارد می‌تواند باعث سودمند شدن یک نرم‌افزار حسابداری شود، اگر در زمان و مکان درست و بر اساس آگاهی از نیاز کاربران، نرم‌افزار طراحی و تهیه شود. 

تاثیر نرم‌افزار حسابداری و مالی در یک کسب وکار

برای استفاده از نرم‌افزار حسابداری و مالی دلائل بسیاری وجود دارد ولی 5 دلیل ارائه می‌شود که می‌توان گفت که بسیار بر روی کسب وکار موثر است.

افزایش بهره‌وری

شما قادر خواهید بود بهره‌وری کار و کاسبی خود را افزایش دهید چون با استفاده از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری مدیریت کار و وظایف با سرعت بیشتر انجام می‌گردد، اطلاعات در مکانی امن جمع‌آوری می‌شود در نتیجه زمان بیشتر در اختیار خواهید داشت که روی امور دیگر کسب وکار تمرکز نمایید.

انجام اتوماتیک و خودکار حساب کتاب

خودکار بودن، حسابداری را آسان می نماید. برنامه‌ها برای شما محاسبات را انجام می‌دهند و اطلاعات را گردآوری می‌کنند، فاکتور صادر کرده و… در نتیجه شما را از عذاب کار و محاسبه دستی نجات می‌دهد و بدین ترتیب زمان شما را برای خلاقیت و توسعه کسب و کارتان خلوت می‌کند.

پر کردن فرم‌های مالیات آسان می‌شود

اطلاعات و ارقام بسیار با ارزش مالی جمع آوری شده توسط نرم‌افزارهای حسابداری، در هنگام پر کردن فرم‌های مالیات بسیار مفید و پر کاربرد خواهد بود، با استفاده از امکانات مرتب سازی و گزارشگیری آنلاین از نرم افزار حسابداری می‌توانید اطلاعات لازم برای پر کردن فرم‌های مالیاتی را با اطمینان و به راحتی انجام دهید.

در هنگام حسابرسی به شما کمک می‌کند

با یک نرم‌افزار مناسب مطمئن باشید که اشتباهات کاهش می‌یابد چون در آن خط قرمزهای حساب و کتاب به صورت هشدار به کاربران اطلاع داده می‌شود. زمان حسابرسی کوتاه تر و بدون استرس خواهد بود

تاریخچه مالی خواهید داشت

با درج و ثبت مبادلات مالی در یک نرم‌افزار می‌توانید در آینده به اطلاعات دسترسی داشته باشید و با تجزیه و تحلیل کرده و با بهره گیری از آن برنامه ریزی کنید و هوشمندانه برای آینده تصمیم‌گیری کنید.

انواع نرم ‎افزارهای حسابداری کدامند و چه تفاوتی دارند؟

نرم‌افزارهای حسابداری از ماژول‌ها یا سیستم‌های مختلفی تشکیل می‌شوند که در کنار هم یک نرم‌افزار جامع مالی را تشکیل می‌دهند. اینکه کدام نوع از آن برای کسب‌وکار ما مناسب است به موارد مختلفی بستگی دارد. از جمله اینکه کسب‌وکار مورد نظر در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند و از آن مهم‌تر نیاز نرم‌افزاری آن چیست.

با این حال، معمولا انواع نرم‎افزار حسابداری را می‌توان از چند نظر تقسیم‌بندی کرد. یک دسته‌بندی مربوط به کاربرد نرم‌افزار حسابداری در یک زمینه‌ یا بخش خاص است. از این نظر می‌توان چند نوع نرم‌افزار حسابداری را از هم تفکیک کرد:

نرم ‌افزار حسابداری فروشگاهی: مناسب انواع فروشگاه‌های مختلف زنجیره‌ای، هایپرمارکت‌ها

نرم‌افزار حسابداری تولید: مناسب برای واحدهای تولیدی و کارخانه‌ها

نرم‌افزار حسابداری چند شرکتی: مخصوص شرکت‌های خدماتی، بازرگانی و تولیدی مختلف

نرم‌افزار حسابداری صنفی: مناسب برای اصناف مختلف

علاوه بر این دسته‌بندی می‌توان انواع نرم‌افزار حسابداری را از لحاظ مدل ارائه آن نیز تقسیم‌بندی کرد. معمولا نرم‌افزارها به دو شکل سنتی یا همان On Premises و به شکل ابری قابل عرضه هستند.

نرم‌افزار حسابداری ابری یا تحت وب: در این حالت تجهیزات و زیرساخت مورد نیاز برای نرم‌افزار توسط یک ارائه‌دهنده بیرونی عرضه می‌شود و شرکت خریدار صرفا براساس نیاز خود از راه دور و از طریق اینترنت از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کند که طبیعتا این راهکار به لحاظ قیمتی به‌صرفه‌تر است.

نرم‌افزار حسابداری سنتی: در نسخه‌های سنتی از ارائه نرم‌افزار یا  on premisesتمامی تجهیزات مورد نیاز برای پیاده‌سازی و استفاده از یک نرم‌افزار مثل سرور و تجهیزات سخت‌افزاری توسط خود شرکت آماده و نرم‌افزار به شکل فیزیکی خریداری و بر روی سیستم نصب می‌شود. این روش معمولا هزینه بیشتری نسبت به روش ابری برای سازمان‌ها دارد.

به دسته‌بندی‌های رایج انواع نرم‌افزارهای حسابداری اشاره کردیم، با این حال، همانطور که اشاره شد معمولا در یک پکیج نرم‌افزاری مالی چندین سیستم و نرم‌افزار مختلف از جمله نرم‌افزارهای دفتر کل، دارایی‌های ثابت، صورت‌های مالی، تسهیلات مالی، جبران خدمات دریافت و پرداخت، و مواردی از این قبیل در نظر گرفته می‌شود.

منبع : برنامه حسابداری فروشگاه