مزایا و دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری

امروز استفاده از نرم افزارهای حسابداری رایگان گسترش زیادی داشته و حسابداری سنتی کنار گذاشته شده است. دقت و سرعت استفاده از این نرم افزارهای حسابداری رایگان باعث شده استفاده از این نرم افزارها به روش های سنتی و کاغذی ترجیح داده شود. استفاده از این نرم افزارها مزایا و معایبی دارد که در ادامه به معرفی آنها خواهیم پرداخت.

چرا باید نرم افزارهای حسابداری را جایگزین روش های سنتی حسابداری نمود؟

استفاده از یک نرم افزار حسابداری رایگان می تواند باعث شود کسب و کار شما به شکل بهینه پیش رود. به طور کلی اتوماسیون، سرعت، پیش بینی، سهولت استفاده، ارزیابی نمودن عملکرد و دیگر موارد را می توان از مهمترین مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری رایگان دانست. حذف نمودن روش های سنتی و قدیمی در حسابداری مانند استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد اکسل و یا حتی کاغذ و جایگزین نمودن یک نرم افزار ساده و مناسب می تواند تا حد زیادی به پیشرفت شما در کار کمک نماید. کم شدن خطاها، صرفه جویی در مصرف کاغذ را نیز می توان از دیگر دلایل استفاده از این نرم افزارهای حسابداری رایگان دانست. سهولت و سرعت در استفاده از این نرم افزارها باعث شده است که هر روز افراد زیادی حتی در کسب و کارهای کوچک، استفاده از این گونه نرم افزارها را جایگزین موارد دیگر نمایند.

مزایای استفاده از نرم‌افزار مالی در کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط

بطور معمول، انتخاب کسب‌وکارهای نوپا و کوچک‌، روش‌های سنتی حسابداری و استفاده از نرم‌افزارهای ساده حسابداری است، اما در نهایت، با رشد و توسعه کسب و کار، نیاز به نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری امری اجتناب‌ناپذیر بوده و بهترین راه ساماندهی فرآیندهای مالی، بهره‌گیری از این نرم‌افزارهاست.

پس از تحلیل نیازهای کسب‌وکارتان و بهره‌گیری از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی، از تفاوت مدیریت فرآیندهای مالی با شرایط پیش از به‌کارگیری آنها، متحیر خواهید شد! در این مقاله چند مزیت عمده‌ی استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی را مرور خواهیم کرد که شرایط کاری شما را به‌عنوان صاحبان کسب‌وکار تسهیل می‌نماید.

سازماندهی: یکی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم‌افزارهای پیشرفته مالی امکان سازماندهی اطلاعات است. به طور مثال اگر شما یک فاکتور نادرست داشته و امور حسابداری خود را به‌صورت دستی انجام داده باشید، برای شما مشکلات جدی ایجاد خواهد شد، حال آنکه در این نرم‌افزارها به‌راحتی می‌توانید فاکتور را بیابید و مشکل را برطرف نمایید. از طرفی هنگامی‌که یک سیستم حسابداری رسمی در محل کار ندارید، محول کردن وظایف مربوط به حسابداری به تیم‌تان می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز شود. در اغلب بسته‌های نرم‌افزارهای پیشرفته مالی امکان تعریف چند کاربر وجود دارد، لذا می‌توانید ورود اعضای دیگر تیم‌ را به سیستم ممکن سازید تا بتوانند وظایف حسابداری روزانه را انجام دهند و در نتیجه با صرفه‌جویی در زمان، وقت خود را به توسعه کسب‌وکارتان اختصاص دهید.

افزایش دقت: خطای انسانی اجتناب‌ناپذیر و بخشی از زندگی است اما زمانی که وارد کسب‌وکار شود، ضرر ناشی از آن می‌تواند جبران‌ناپذیر باشد. استفاده از نرم‌افزار حسابداری نه‌تنها می‌تواند خطاهای انسانی را تا حد قابل‌توجهی کاهش ‌دهد بلکه به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا با قوانین مالیاتی و حسابداری همخوانی و مطابقت داشته باشد.

افزایش سرعت انجام کار و کاهش بحران زمانی: شما به‌عنوان مالک یک کسب‌وکار کوچک نقش‌های بسیاری به خود می‌گیرید و اگر قرار باشد وقت ارزشمند خود را برای ایجاد هر فاکتور برای هر مشتری هدر بدهید، نمی‌توانید وقتتان را به کارهای سازنده‌ و رشد‌گرا مانند توسعه‌‌ی بازار و یا توسعه‌ی محصول، اختصاص دهید. این در حالی است که می‌توانید صورت‌حساب‌ها را به‌طور خودکار تولید و ارسال کنید. ممکن است در وهله‌ی اول در استفاده از نرم‌افزار پیشرفته مالی، نیاز به آموزش و یادگیری داشته باشید و این کار زمان‌بر به نظر برسد، اما در آینده‌ی نزدیک، سرعت فرآیندهای کسب‌وکار شما، این تأخیر زمانی را جبران خواهد کرد.

امنیت اطلاعات: اطلاعات مالی یکی از حساس‌ترین دارائی‌های یک کسب‌وکار است و حفظ امنیت اطلاعات یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های هر سازمان می‌باشد. آنچه که به وضوح روشن است، این است که، نگهداری و حفظ امنیت این اطلاعات مالی به‌صورت دستی بسیار مشکل‌تر و هزینه‌برتر از حفظ اطلاعات به‌واسطه‌ی نرم‌افزارهای پیشرفته مالی است.

ورود داده به روشی ساده :داده ها را می توان با سرعت و به روشی ساده و یک جا وارد کرد.

پردازش سریع  نرم افزار حسابداری آنلاین : در هنگام فروش، ایجاد فاکتور می تواند در کل پروسه تاخیر ایجاد کند، ولی برنامه حسابداری می تواند کمک کننده باشد.

گزارش خودکار :برنامه حسابداری، بدهکاران و طلبکاران، بررسی سود و زیان، حساب مشتری، تعداد موجودی ها، پیش بینی ها و غیره، را گزارش می دهد.

کاهش احتمال خطاها:با محاسبات کامپیوتری احتمال خطا نیز کمتر می شود.

نرم افزار حسابداری، دیگر عملکرد ها را نیز پشتیانی می کنند مانند بانکداری آنلاین و هر نوع استفاده از بسته های حسابداری رایانه ای آنلاین دیگر که در بودجه مشاغل کوچک نیز گنجانده می شود. در شروع یک حرفه، ممکن است تجارت با یک دفترچه راهنمای کوچک شروع شود، اما با رشد شرکت، زمان آن فرا می رسد که به سیستم های رایانه ای و کارآمد تری مانند نرم افزار حسابداری شرکتی روی آورند. اما قبل از انتخاب این نرم افزار باید به موارد زیادی توجه داشت.

انواع نرم افزار حسابداری

نرم افزارهای حسابداری از لحاظ کاربرد به انواع مختلفی تقسیم بندی می‌شوند:

· نرم افزار حسابداری فروشگاهی: برای فروشگاه‌هایی که حجم تراکنش بالایی دارند مناسب هستند.

· نرم افزار حسابداری شرکتی و خدماتی: برای شرکت‌هایی که قانونا باید دفاتر مالی منظم داشته باشند و خدمات ارائه می‌کنند مناسب هستند.

· نرم افزار حسابداری تولیدی و کارگاهی: برای تولیدکنندگان که با فرایندهای پیچیده‌تری مثل بهای تمام شده، چاپ و تولید بارکد، انبارداری و انبارگردانی و غیره سروکار دارند مناسب است.

· نرم افزار حسابداری صنفی: مخصوص و متناسب با نیازهای اصناف مختلف از جمله رستوران‌ها، بنگاه‌های املاک، فروشندگان قطعات و لوازم یدکی، فروشندگان لوازم آرایشی، کتاب فروشی‌ها، پوشاک و غیره طراحی شده است.

معمولا هر یک از انواع نرم افزار حسابداری از لحاظ امکانات به سطوح مختلف دسته بندی می‌شوند که هر کدام متناسب با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهند قیمت متفاوتی دارند.

تفاوت نرم افزارهای حسابداری رایگان و نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار

نمی‌توان این موضوع را انکار کرد که سرعت، پیش بینی، سهولت استفاده، ارزیابی نمودن عملکرد در نرم افزارهای حسابداری رایگان به مراتب پایین تر است و تنها مزیت آن‌ها قیمت و هزینه کمتر آن‌هاست.

شاید در سازمان‌هایی با گردش مالی بسیار پایین و کوچک بتوان از نرم افزار‌ حسابداری رایگان استفاده کرد اما پس از مدتی و با بیشتر شدن امور حسابداری شما نیاز دارید تا یک نرم افزار حسابداری با قابلیت‌های بیشتر خریداری کنید.

نرم افزارهای حسابداری رایگان

نرم افزار حسابداری رایگان معمولا از هسته ضعیفی برخوردار است و نمی‌تواند بخش‌های مختلف کار را به درستی و آسانی انجام دهد.

خروجی ها و گزارشات درستی ارائه نمی‌دهد.

امنیت خوبی ندارد و ممکن است اطلاعات حسابداری شما یا از بین برود و یا به دست غیر بیافتد.

در مواقع ضروری مانند ارسال لیست بیمه و یا در زمان سال مالی به طور جدی شما را با مشکل روبرو می‌کند.

معمولا قابلیت چند کاربره بودن را ندارند و یا به گستردگی نرم افزار‌های موجود در بازار نیستند.

عدم پشتیبانی مناسب برای نرم افزار

به روز رسانی مناسب ندارند و در نتیجه با تغییرات سیستم عامل سازگار نخواهند بود

پس می‌توان نتیجه گرفت که باید یک نرم افزار حسابداری را تهیه کرد.