نارنجک بانمک
مطالب مفید و آموزنده از خودم و چیزایی که از کانال ها و پیج ها و سایتای مختلف میخونم ۳ نفر را دنبال می کند
منشی قلب تپنده هر سازمان
منشی، به عنوان رابط بین مدیران و مراجعین، نقشی کلیدی در روان بودن امور یک سازمان یا شرکت ایفا می‌کند. وظایف و مسئولیت‌های متنوعی بر عهده منشی است. در این مقاله از به بررسی شغل منشی، وظایف و مسئولیت‌ها، مهارت‌های مورد نیاز، حقوق و بازار کار این شغل می‌پردازیم.
یک منشی شخصی است که کارهای پشت صحنه‌ی یک دفتر را انجام می‌دهد. یک منشی، یا دستیار اداری، مسئول تسهیل ارتباطات درون یک دفتر و مدیریت و تعامل با عموم است. وظایف آنها شامل پاسخگویی و هدایت تماس‌های تلفنی، تنظیم جلسات و ارائه پشتیبانی شخصی به سایر کارمندان در دفتر می‌شود.
منشی رابطی بین شما و دنیای بیرون
منشی‌ها معمولا اولین تصویری هستند که افراد از شرکت شما دریافت می‌کنند و اغلب در پذیرش مشغول به کار هستند. آنها ممکن است کارهایی مانند نگهداری پرونده‌ها، رزرو جلسات، تعیین قرار ملاقات و مدیریت عملیات روزانه شرکت را انجام دهند. منشی‌ها ممکن است به حساب‌های مشتریان دسترسی داشته باشند و ملزم به حل مشکلات آنها باشند.
منشی‌ها همچنین ممکن است وظایف زیر را بر عهده داشته باشند:
• خوش‌آمدگویی به بازدیدکنندگان و هدایت آنها به بخش‌ها یا افراد مناسب
• پاسخگویی به تلفن‌ها و پاسخ به سوالات از طریق تلفن یا ایمیل
• رزرو اتاق جلسات، برقراری تماس‌های کنفرانسی و گرفتن پیام و یادداشت در طول جلسات
• انجام کارهای اداری، از جمله بایگانی و فتوکپی
• نوشتن ایمیل، یادداشت و نامه
• اجرا و یا توسعه رویه‌های اداری و سیستم‌های ثبت
• مدیریت ورود اطلاعات به پایگاه داده و پرونده‌های مشتری
• سفارش و نگهداری لوازم اداری
• ثبت و مستندسازی اطلاعات مالی
• سازماندهی و توزیع پیام‌ها
• انجام و تایید مقدمات سفر
• تهیه و ارسال نامه‌های خروجی
• حفظ محرمانگی پرونده‌ها و سوابق بخش
• انجام کارهای حسابداری روتین
• کمک به ارائه و تهیه گزارش‌ها
منشی‌ها می‌توانند در هر محیط اداری یا کسب و کاری که دارای پذیرش است، برای انجام وظایف اداری، تنظیم برنامه کاری کارکنان و مدیریت مکاتبات کار کنند. آنها از بازدیدکنندگان استقبال کرده و علت مراجعه آنها به دفتر را جویا می‌شوند و به عنوان واسطه عمل می‌کنند تا مطمئن شوند همکارانشان منتظر مهمان هستند قبل از اینکه اجازه ورود آنها به دفتر را بدهند. منشی‌ها پرونده‌ها و سوابق عمومی را مدیریت می‌کنند و یک سیستم سازماندهی منطقی را حفظ می‌کنند تا بتوانند به راحتی در صورت درخواست به اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آنها را ارسال نمایند. منشی‌ها همچنین می‌توانند برای همکارانی که سفر می‌کنند، حمل و نقل و اقامت را رزرو کنند و اسناد مربوط به جلسات کاری را آماده کنند.
یک منشی مسئول تسهیل ارتباطات درون یک دفتر و تعامل با عموم است
یک منشی به عنوان عضوی ضروری از تیم شما، باید مهارت‌های عالی در مدیریت زمان داشته باشد و بتواند چند کار را به طور همزمان انجام دهد. صبر، مهارت‌های سازماندهی و روحیه‌ی «کاری از من ساخته است» برای منشی‌ها مهم است. همچنین، منشی‌ها باید مهارت‌های اولیه کامپیوتری داشته باشند.
در اینجا چندین مهارت و صلاحیت دیگر وجود دارد که منشی‌ها باید داشته باشند:
• حداقل 2 سال سابقه کار دفتری
• آشنایی با نرم‌افزارهای خاص مورد استفاده در سازمان شما
• تجربه در پردازش داده‌ها، حسابداری یا سایر مهارت‌هایی که نیاز به انجام آنها دارید
• توانایی کار مستقل
• منظم و با رفتار حرفه‌ای
• مهارت‌های ارتباطی استثنایی نوشتاری و گفتاری
• تجربه در مدیریت و اولویت‌بندی تقویم مدیر
منشی‌ها اغلب دارندگان مدرک دیپلم یا فوق دیپلم هستند، اگرچه برخی از صنایع مانند دبیران حقوقی و پزشکی برای درک اصطلاحات و رویه‌ها به تحصیلات تکمیلی نیاز دارند. به عنوان مثال، مدرک لیسانس در رشته مدیریت بازرگانی می‌تواند برای درک محیط‌های شرکتی مفید باشد. اخذ گواهینامه در نرم‌افزارهای خاص ممکن است برای سازمان شما مفید باشد، بنابراین در صورت نیاز برای این موقعیت، باید آنها را در شرح شغل ذکر کنید.
منشی‌ها معمولا اولین تصویری هستند که افراد از شرکت شما دریافت می‌کنند
منشی‌ها باید تجربه برقراری ارتباط با دیگران را داشته باشند و توانایی خوش‌آمدگویی و کمک به مشتریان به روشی خوشایند و حرفه‌ای را داشته باشند. آنها ممکن است نیاز به برقراری ارتباط با مشتریان از طریق تلفن، حضوری، چت آنلاین یا کتبی داشته باشند.
موقعیت‌های شغلی منشی می‌توانند در سطح ابتدایی باشند، در این صورت کارمند اغلب در حین کار یاد می‌گیرد. با این حال، یک منشی همچنین باید مهارت‌های اولیه کامپیوتری، و همچنین آشنایی با چندین نرم‌افزار کاربردی داشته باشد. آنها باید برنامه‌های زمانی، فضاهای جلسات، قرار ملاقات‌ها و موارد دیگر را مدیریت کنند و تجربه مدیریت برنامه‌های زمانی در سایر ظرفیت‌ها را داشته باشند.
انتخاب شغل مناسب و درست، نیازمند بررسی عواملی مانند ویژگی‌های شخصیتی، ارزش‌ها، علایق، مهارت‌ها، شرایط خانوادگی و شرایط جامعه است. در این میان، ویژگی‌های شخصیتی نقشی کلیدی ایفا می‌کنند. شناخت درست شخصیت هر فرد فرآیندی پیچیده و نیازمند تخصص و زمان کافی است. با وجود منحصر به فرد بودن هر فرد، برخی تیپ‌های شخصیتی با شغل منشی تناسب بیشتری دارند و در این موقعیت شغلی، رضایت و عملکرد بهتری را تجربه می‌کنند.
در ادامه، به معرفی دو تیپ شخصیتی مناسب برای این شغل می‌پردازیم:
1. ISFJ: وظیفه‌شناس، صمیمی، واقع‌گرا، منظم ، قابل اعتماد، دقیق، صبور، دلسوز، منظم، متعهد، عملگرا، قدرشناس، اهل عمل، مهربان، خونگرم، باگذشت، فداکار، آرام، باثبات، اهل خانواده، وظیفه‌شناس، پیرو قوانین، دقیق، اهل نظم، عاشق برنامه‌ریزی، اهل جزئیات، محتاط، محافظه‌کار و واقع‌بین
2. ESFP : برونگرا و اجتماعی، حسی، عاطفی، اهل عمل، خوش‌برخورد، خوش‌صحبت، خونگرم، صمیمی، مهربان، باگذشت، فداکار، شوخ‌طبع، باحال، سرگرم‌کننده، شاد، پرانرژی، فعال، با انگیزه، با اراده، مصمم، جسور، شجاع، نترس، ریسک‌پذیر، ماجراجو، عاشق هیجان، عاشق چالش، عاشق تنوع و تغییر
این فقط یک راهنمای کلی است و افراد با تیپ‌های شخصیتی دیگر نیز می‌توانند در شغل منشی موفق باشند. مهم‌ترین عامل برای موفقیت در هر شغلی، علاقه و تعهد به آن شغل است. با شناخت نقاط قوت و ضعف خود می‌توانید در جهت ارتقای آنها تلاش کنید و در این شغل به موفقیت بیشتری دست یابید.
یک منشی باید مهارت‌های عالی در مدیریت زمان را داشته باشد
• تقاضا برای منشی در ایران، به خصوص در کلانشهرها، وجود دارد.
• مشاغل منشی در طیف وسیعی از سازمان‌ها، از جمله شرکت‌های دولتی و خصوصی، موسسات آموزشی، مراکز درمانی و ... یافت می‌شود.
• با توجه به تنوع وظایف و نیازهای مختلف سازمان‌ها، منشی‌ها باید مهارت‌های مختلفی داشته باشند تا در این شغل موفق شوند.
• حقوق منشی در ایران به عوامل مختلفی مانند سابقه کار، مهارت‌ها، تحصیلات، نوع سازمان و محل کار بستگی دارد. هرچه سابقه کار منشی بیشتر باشد، حقوق او نیز بیشتر خواهد بود. تسلط بر زبان انگلیسی، کامپیوتر، مهارت‌های ارتباطی و ... از جمله مهارت‌هایی هستند که می‌توانند به افزایش حقوق منشی کمک کنند. داشتن مدرک تحصیلی مرتبط با شغل منشی، مانند کاردانی یا کارشناسی امور اداری، می‌تواند به افزایش حقوق کمک کند.
حقوق منشی در سازمان‌های دولتی و خصوصی معمولاً متفاوت است. به طور کلی، حقوق منشی در سازمان‌های خصوصی بیشتر از سازمان‌های دولتی است. حقوق منشی در کلانشهرها معمولاً بیشتر از شهرهای کوچک است.
منشی‌ها باید تجربه برقراری ارتباط با دیگران را داشته باشند
1. تفاوت بین منشی و کارمند دفتری چیست؟
منشی‌ها و کارمندان دفتری نقش‌های مشابهی دارند، اما منشی‌ها مسئولیت‌های بیشتری در ارتباط با ارباب رجوع دارند، در حالی که کارمندان دفتری پشت صحنه کار می‌کنند. منشی‌ها خدمات پذیرش را برای کل دفتر، بخش یا فرد خاصی ارائه می‌دهند، در حالی که کارمندان دفتری ممکن است اصلاً با مردم تعامل نداشته باشند.
2. ویژگی‌های یک منشی خوب چیست؟
یک منشی خوب همیشه با توانایی انجام چند کار، منظم ماندن و در عین حال صمیمی بودن، در صدر بازی خود هستند. آنها همچنین به مهارت‌های ارتباطی عالی نیاز دارند که شامل رفتارهای حرفه‌ای تلفنی می‌شود. منشی‌ها گاهی اوقات با اطلاعات حساس سروکار دارند. بنابراین، آنها باید پایبند به رازداری و با دقت و احتیاط رفتار کنند.
3. منشی با چه کسی کار می کند؟
منشی ها اغلب اولین کسانی هستند که با مشتریان و ارباب رجوع ارتباط برقرار می کنند. آنها با سایر کارکنان دفتر کار می کنند و معمولاً مستقیماً به مدیر دفتر گزارش می دهند.
4. آیا شغل منشی برای خانم‌ها مناسب‌تر است؟
این شغل برای خانم‌ها و آقایان به یک اندازه مناسب است.
5. آیا شغل منشی استرس‌زا است؟
میزان استرس شغل منشی به عوامل مختلفی مانند حجم کار، نوع سازمان و ... بستگی دارد.
شغل منشی، شغلی مهم و کلیدی در هر سازمانی است. منشی‌ها با انجام وظایف مختلف، به روان شدن امور اداری و سازمانی کمک می‌کنند. برای موفقیت در این شغل، داشتن مهارت‌های مختلفی مانند مهارت‌های ارتباطی، کامپیوتری، و زبان انگلیسی ضروری است. همچنین منشی‌ها باید منظم، مسئولیت‌پذیر، دقیق، صبور، مودب و دلسوز باشند.
با توجه به نیاز روزافزون سازمان‌ها به منشی‌های کارآمد و ماهر، بازار کار برای این شغل مناسب است. اگر به دنبال شغلی باثبات، چالش‌برانگیز و با فرصت‌های رشد هستید، شغل منشی می‌تواند گزینه مناسبی برای شما باشد.
گردآوری:بخش دانش کسب و کار
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها