5 تا از بهترین روش های ایجاد امنیت ابری برای تیم حسابداری دورکار شما

حالت سنتی ذخیره و مدیریت داده های مالی روی دسکتاپ های اداری در حال منسوخ شدن است زیرا نرم افزار های ابری جایگزین هارد دیسک ها می شوند و تیم ها از همکاری از راه دور استقبال می کنند. در واقع، 85 درصد از شرکت‌ها تا سال 2025 «اول در فضای ابری» خواهند بود، به این معنی که کل بخش‌ها با روش‌های جدید ارتباط و مدیریت داده‌های خود سازگار خواهند شد. تیم‌های مالی و حسابداری به طور فزاینده‌ای به سیستم‌های حسابداری ابری مهاجرت می‌کنند و به تیم‌های متعدد اجازه می‌دهند به داشبوردها دسترسی داشته باشند و از هر نقطه از طریق اینترنت با یکدیگر همکاری کنند.
در حالی که حسابداری ابری به شرکت ها مزایای متعددی در کارایی، هزینه و همکاری ارائه می دهد، تهدیدی امنیتی برای داده های شرکت خصوصی ایجاد می کند. کسب‌وکارها باید بهترین شیوه‌های امنیت ابری برای تیم حسابداری را تعریف و اجرا کنند تا داده‌های خود را در حین کار آنلاین ایمن نگه دارند. این بهترین شیوه‌ها باید شامل نرده‌های محافظ فناوری و آموزش کامل سیاست‌گذاری و ارتباط با متخصصان حسابداری از راه دور باشد.

مزایای حسابداری ابری برای فرآیندهای مالی

اگر حسابداری ابری به درستی اجرا شود، ایمن و موثر است. سیستم‌های نرم‌افزاری آنلاین می‌توانند روش‌های جدیدی برای صورت‌حساب، پرداخت قبوض، مدیریت جریان‌های نقدی و موارد دیگر معرفی کنند. برخی از مزایای سطح بالاتر استفاده از نرم افزار ابری برای عملکردهای حسابداری عبارتند از:
هزینه‌های کمتر: سیستم‌های حسابداری سنتی از شرکت‌ها می‌خواهند که روی سخت‌افزار و سرورهای فناوری اطلاعات سرمایه‌گذاری کنند و دائماً آن‌ها را نگهداری کنند تا داده‌های شرکت را در خود جای دهند. در مقابل، نرم‌افزار حسابداری ابری بسیاری از این هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری را حذف می‌کند، زیرا داده‌های شما از طریق اینترنت ذخیره می‌شوند و سرورهای ابری معمولاً توسط فروشنده ابر نگهداری می‌شوند، نه شرکت شما.
افزایش کارایی: نرم افزار حسابداری ابری بسیاری از وظایف حسابداری خسته کننده را که می تواند تیم حسابداری را از بین ببرد، مانند صورتحساب، مدیریت تماس، حساب های پرداختنی و سایر فرآیندهای تکراری ساده می کند. با این صرفه جویی در زمان، تیم ها می توانند بر تجزیه و تحلیل ها و گزارش هایی تمرکز کنند که به مدیران در تصمیم گیری استراتژیک تجاری کمک می کند.
همکاری آسان‌تر: به جای انتقال داده‌ها و گزارش‌ها از طریق ایمیل یا انتقال فیزیکی USB، حسابداری ابری اشتراک‌گذاری گزارش‌ها را در یک مکان واحد (ابر) آسان می‌کند که هر کسی با ورود به سیستم می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد. تیم های حسابداری حتی می توانند روی یک سند واحد به طور همزمان در فضای ابری کار کنند و تعداد فایل های تکراری و کار را کاهش دهند.
با وجود مزایای فوق، به اشتراک گذاری داده های مالی شرکت خصوصی در اینترنت می تواند داده های شما را در معرض هکرها و سایر عوامل مخرب قرار دهد. هنگام نصب نرم افزار حسابداری ابری - و متخصصان حسابداری از راه دور که از آن استفاده می کنند - نه تنها یک سیستم کارآمد برای فرآیندهای مالی ایجاد کنید، بلکه بهترین شیوه های اساسی امنیت ابری برای تیم حسابداری را نیز برای ایمن نگه داشتن داده های خود ایجاد کنید.

بهترین روش های امنیت ابری برای تیم حسابداری در راستای محافظت از کسب و کار شما

1. سیاست های امنیتی ابر فروشنده خود را بدانید

هنگامی که کسب و کارها از مراکز داده خصوصی برای حسابداری خود استفاده می کنند، شرکت تنها مسئول هر گونه خرابی در امنیت داده است. با این حال، فروشندگان ابر اغلب بر اساس "مدل مسئولیت مشترک" عمل می کنند. این بدان معناست که ارائه‌دهنده ابر مسئولیت امنیت ابری برای تیم حسابداری را بر عهده می‌گیرد، اما نه همه. مسئولیت مشترک توسط ارائه‌دهنده ابر متفاوت است، و مهم است که بدانید کسب‌وکار شما مسئولیت کدام وظایف امنیتی را بر عهده دارد و ارائه‌دهنده کدامیک را انجام خواهد داد.

در اینجا چند سوال کلیدی وجود دارد که باید از یک ارائه دهنده ابر آینده نگر در هنگام ارزیابی مدل مسئولیت مشترک آنها بپرسید:
پروتکل تیم شما برای برخورد با حوادث امنیتی مشکوک چیست؟
آیا تیم شما برنامه ای برای بازیابی اطلاعات در صورت رخنه امنیتی دارد؟
آیا نرم افزار شما داده ها را هم در حین انتقال و هم در فضای ابری رمزگذاری می کند؟
نرم افزار ابری شما از چه روش های احراز هویت پشتیبانی می کند؟
تیم شما از چه الزامات انطباق پشتیبانی می کند؟
چه سطحی از پشتیبانی فنی را می خواهید ارائه دهید؟
نتایج آخرین تست نفوذ شما چه بود؟

2. داده های حساس را در فضای ابری خود شناسایی کنید

همه داده های مالی نباید به طور یکسان در نظر گرفته شوند. برخی از داده‌ها حساس یا تنظیم‌شده در نظر گرفته می‌شوند و کسب‌وکار شما در صورت سرقت ممکن است با مجازات‌های قانونی مواجه شود. به عنوان مثال، هر اطلاعات شناسایی شخصی (یا PII) دارای الزامات انطباق و مجازات های سختگیرانه برای محافظت از حریم خصوصی مشتری است. PII شامل نام کامل، شماره تامین اجتماعی، آدرس ایمیل و سایر اطلاعات حساس است.
با دانستن این موضوع، کسب‌وکار شما باید در بهترین شیوه‌های امنیت ابری برای تیم حسابداری خود مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های مکتوب را شامل شود که مشخص می‌کند کدام داده‌ها را می‌توان در ابر ذخیره کرد و چه کسانی می‌توانند به داده‌های حساس دسترسی داشته باشند. هنگام تهیه پیش‌نویس این دستورالعمل‌ها، حتماً همه قوانین فدرال، ایالتی و محلی را برای حفظ حریم خصوصی داده‌ها بررسی کرده و به آن پایبند باشید. اگر برای شناسایی داده‌های حساس به کمک نیاز دارید، موتورهای طبقه‌بندی داده‌ها وجود دارند که می‌توانند به شما در طبقه‌بندی داده‌ها و ارزیابی کامل ریسک شرکتتان کمک کنند.

3. کنترل دسترسی به داده های ابری

مهم است که مطمئن شوید فقط کارمندان شما می توانند به داده های موجود در فضای ابری شما دسترسی داشته باشند. تنظیم احراز هویت چند عاملی را در نظر بگیرید تا علاوه بر اینکه کارمندان برای دسترسی به فضای ابری نام کاربری و رمز عبور را وارد می کنند، به شکل دیگری از شناسایی شخصی نیز نیاز داشته باشند. به این ترتیب، اگر یک عامل مخرب به اطلاعات ورود به سیستم یک کارمند دست پیدا کند، آنها همچنان نمی توانند به داده های شما دسترسی داشته باشند.
علاوه بر این، بسیاری از شرکت‌ها سیاست‌های دسترسی به داده‌های ویژه کارکنان را بر اساس نقش کارمند و کمترین امتیاز اعمال می‌کنند. این بدان معناست که یک کارمند پس از ورود به سیستم، تنها به داده های ابری مورد نیاز برای انجام کار خود دسترسی خواهد داشت. برخی از شرکت ها حتی اقداماتی را که یک کارمند می تواند روی داده های ابری انجام دهد محدود می کنند. در این حالت، برخی از کاربران تنظیمات مجوز برای ویرایش و اشتراک گذاری داده ها را خواهند داشت در حالی که برخی دیگر فقط می توانند آن را مشاهده کنند.
هنگام استفاده از متخصصان حسابداری از راه دور یا کسری، مطمئن شوید که به وضوح به چه داده هایی دسترسی دارند و این دسترسی چه زمانی پایان می یابد. وضعیت اشتغال یا پروژه را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که داده های حساس دیگر پس از اتمام پروژه یا پایان احتمالی در دسترس نیستند.

4. آموزش افراد حرفه ای از راه دور

در حالی که کارشناسان حسابداری از راه دور ممکن است قبلاً تجربه گسترده ای با سیستم های حسابداری ابری داشته باشند، آنها همچنان باید از بهترین شیوه ها و دستورالعمل های امنیت ابری برای تیم حسابداری خاص کسب و کار شما آگاه شوند تا از داده های شما در برابر هک یا سایر موارد نقض امنیتی محافظت کنند.

برخی از موضوعات امنیت ابری برای تیم حسابداری در راستای آموزش همه کارکنان حضوری و از راه دور عبارتند از:

رمزهای عبور قوی: هرچه اطلاعات ورود کارمندان پیچیده تر باشد، حدس زدن آن برای هکر دشوارتر خواهد بود. متخصصان حسابداری از راه دور را تشویق کنید تا رمزهای عبور پیچیده تنظیم کنند و آن رمزهای عبور را به طور منظم تغییر دهند تا امنیت داده ها بهبود یابد.
فیشینگ: به کارمندان آموزش دهید که چگونه پیوندهای مشکوک را از منابع ناشناخته که اغلب به عنوان ایمیل از منابع قابل اعتماد پنهان می شوند، شناسایی کنند. ایمیل‌های فیشینگ آزمایشی ارسال کنید که می‌تواند به متخصصان از راه دور کمک کند آدرس‌های ایمیل مشکوک، پیوندها، پیشنهادات و سایر علائم تجاری فیشینگ را شناسایی کنند.
نرم‌افزار غیرمجاز: به کارمندان اطلاع دهید که نباید نرم‌افزار بدون مجوز را از اینترنت روی رایانه خود دانلود کنند، مبادا برخی از نرم‌افزارهای مخرب با آن دانلود شوند. اگر برای متخصصان راه دور امکان استفاده از یک دستگاه تحت حمایت شرکت وجود ندارد، همچنان مهم است که مطمئن شوید که دستگاه شخصی فرد توسط سایر اعضای خانواده یا به روشی نامناسب استفاده نمی شود.
اتصال به اینترنت: کارمندان را آموزش دهید که فقط زمانی که در شبکه ایمن یا VPN هستند وارد فضای ابری شوند. برای مثال، دسترسی به داده‌های ابری در Wifi عمومی، می‌تواند به عوامل مخرب اجازه دسترسی به اطلاعات حساس را بدهد.

5. داده های ابری خود را رمزگذاری کنید

رمزگذاری داده، داده‌های متن ساده را به شکل دیگری - اغلب کد - ترجمه می‌کند که فقط افرادی که کلید دسترسی یا رمز عبور دارند می‌توانند آن را بخوانند. رمزگذاری داده ممکن است در سرویس ابری شما گنجانده شود تا از خواندن داده های شما توسط اشخاص غیرمجاز خارجی محافظت کند.
با این حال، توجه به این نکته مهم است که سرویس های ابری که رمزگذاری داده ها را ارائه می دهند، کلیدهای رمزگذاری خود را ارائه می دهند. این بدان معنی است که نه تنها شرکت شما کلیدهای دسترسی به داده ها را خواهد داشت، بلکه شرکت خدمات ابری نیز دارای کلید دسترسی خواهد بود. برای اطمینان از امنیت واقعی داده‌هایتان، داده‌های خود را با استفاده از کلیدهای خود رمزگذاری کنید تا به طور کامل کنترل کنید که چه کسی دسترسی دارد.
در نهایت، همیشه رمزگذاری داده ها در فضای ذخیره سازی ابری کافی نیست. عوامل مخرب می توانند یک فایل داده در حال انتقال را رهگیری کنند، بنابراین محافظت از داده ها حتی زمانی که هنوز در فضای ابری نیست، مهم است. برای متخصصان حسابداری از راه دور که اغلب مکان خود را تغییر می دهند، رمزگذاری داده ها در حین انتقال از یک مکان به مکان دیگر (به عنوان مثال، یک رایانه شخصی به فضای ابری) مهم است.

اگر می خواهید وارد دنیای نرم افزار های حسابداری ابری شوید اینجا کلیک کنید.