همه ما تجربه شرکت در رویدادهای مختلفی را داشته‌ایم. گاهی اوقات این رویدادها را مفید و مفرح و گاهی نیز ضعیف و خسته‌کننده یافته‌ایم. در پاسخ به سؤال «رویداد چیست؟» باید بگوییم رویداد یعنی گردهمایی گروهی از انسان‌ها با هدفی خاص؛ مثلا عروسی، تولد، مذاکره سیاسی و اقتصادی، جشن قهرمانی ورزشی یا رصد ستارگان در دل کویر با گروهی از ستاره‌شناسان آماتور همگی رویدادند. رویدادها بسیار متنوع‌اند و برای اجرای درست آنها به مدیریت رویداد و کسانی نیاز داریم که آماده‌سازی و اجرای آن را بر عهده بگیرند. در این مقاله ضمن معرفی انواع رویداد، مدیریت رویداد را تعریف و درباره مهارت‌های لازم و چشم‌انداز آن به‌عنوان شغل صحبت می‌‌کنیم.
هر اتفاقی که در زندگی ما می‌افتد، یک رویداد است. اما آیا همه رویدادهای روزمره را به خاطر دارید؟ منظور ما از رویداد، اتفاقی است که با هدفی شکل بگیرد و در یاد بماند. رویدادی که اثری مهم بر روند زندگی شما بگذارد. مثلا مراسم عروسی رویدادی به‌یادماندنی است. جشن فارغ‌التحصیلی، مراسم جداشدن از شرکت و قهرمانی در مسابقه‌ای ورزشی و مثال‌هایی مانند اینها همگی رویدادهایی هستند که ارزش جشن‌گرفتن و ثبت خاطره را دارند.
می‌شود فهرست بلندبالایی از رویدادها نوشت. بااین‌حال می‌توان آنها را بر اساس هدفشان در چند دسته اصلی جای داد. در ادامه، این دسته‌ها را معرفی کرده‌ایم.
همان طور که از اسمش پیداست، هدف این رویدادها لذت‌بردن از زندگی در کنار یکدیگر است. از دورهمی‌های خانوادگی گرفته تا دورهمی‌های همکاران و رفتن به دل طبیعت یا مراکز تفریحی شهر همگی در این دسته قرار می‌گیرند.
رویدادهایی مانند بزرگداشت شاعران، نویسندگان و افراد مشهور در محل دفن یا زادگاه آنها، برگزاری مراسم مذهبی و ملی و کنسرت‌های موسیقی از رویدادهای فرهنگی به شمار میروند. معمولا گروه‌های بزرگی از مردم در این رویدادها شرکت می‌کنند. بنابراین این رویدادها اغلب عمومی‌اند.
این رویدادها را یک یا چند سازمان را برگزار می‌کنند. شرکت‌کنندگان این رویدادها با اهداف تجاری، سیاسی، اقتصادی و آموزشی در آنها شرکت می‌کنند. نشست‌های سیاسی، جلسات اتاق‌های بازرگانی و همایش‌های آموزشی جزو این دسته‌اند.
شرکت‌کنندگان این رویدادها فرد و آشنایان او هستند. از مهمانی‌های آخر هفته گرفته تا تولد، عروسی، عزا و سالگردهای خانوادگی همگی در این دسته قرار می‌گیرند.
اگر ملاک دسته‌بندی را تغییر دهیم، می‌توان انواع دیگری از رویداد را نیز نام برد. گاهی اوقات نیز عنوان رویداد با آنچه درونش رخ می‌دهد تفاوت دارد. مثلا ممکن است در دل رویدادی تفریحی، مذاکرات کاری غیررسمی نیز صورت گیرند. همه اینها به پیچیدگی روابط انسانی و موقعیت‌های مختلف بستگی دارند.
از آنجایی که اجرای رویداد بدون برنامهریزی امکان‌پذیر نیست، مهم‌ترین هدف مدیریت رویداد برنامهریزی برای اجرای آن است.کار مدیر رویداد برگزاری رویدادها به شکلی است که شرکت‌کنندگان به اهداف آن برسند. برای برگزاری مطلوب هر رویداد کارهای مختلفی باید انجام شوند. مدیریت رویداد به دنبال ساختارمندکردن این کارها و فراهم‌کردن امکانات لازم برای برگزاری هرکدام است.
ما انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستیم که بدون ارتباط با دیگران نمی‌توانیم نیازهای خود را برآورده کنیم و به زندگی ادامه دهیم. رویدادها فرصتی مناسب برای تأمین این نیازهای حیاتی‌اند. به رویدادها نیاز داریم تا:
البته بسیاری مواقع امکان مدیریت رویداد را نداریم. مثلا آیا می‌خواهیم در مراسم عروسی خود مشغول مدیریت رویداد باشیم؟! بدیهی است که امکان ندارد بسیاری از رویدادها را خودمان برگزار کنیم. به همین دلیل به مدیر رویداد و تیم او نیاز داریم تا امور مربوط به رویداد را به آنها بسپاریم.
مدیر رویداد برنامهریزی و اجرای رویداد را برای مشتری خود انجام می‌دهد. ممکن است مشتری شخصی حقیقی یا حقوقی (مانند سازمان‌ها) باشد. کارهای مدیر رویداد را می‌توان در فهرست زیر خلاصه کرد:
هرچه رویداد بزرگ‌تر باشد، مدیر رویداد باید مهارت‌های بیشتر و خاص‌تری برای اجرای آن داشته باشد. گاهی اوقات رویداد چنان بزرگ است که یک سازمان متخصص در حوزه برگزاری رویداد، مدیریت آن را بر عهده می‌گیرد. به هر صورت مدیران رویداد باید مهارت‌های زیر را در خود پرورش دهند:
در کنار این مهارت‌ها، توانایی کارکردن در بازه زمانی محدود، غلبه بر استرس و حل مشکلات آنی (توانایی تصمیم‌گیری در لحظه) نیز از جمله شایستگی‌های مدیر رویدادند. مدیر رویداد باید دانش تخصصی کافی در حوزه کاری خود و دانش عمومی گسترده‌ای درباره ماهیت رویداد داشته باشد. مثلا اگر کسی می‌خواهد بدانید مدیریت رویدادهای ورزشی چیست و چطور باید آن را بر عهده بگیرد، باید درباره تمام ابعاد آن ورزش اطلاعات کافی داشته باشد.
گرچه تحصیل در رشته‌هایی مانند مدیریت پروژه، بازاریابی و هتلداری و گردشگری دانش لازم را در اختیار فرد قرار می‌دهند، بیشتر مهارت‌های لازم برای مدیر رویداد از راه تجربه به دست می‌آیند. گذراندن دوره‌های کارآموزی در نهادهای برگزارکننده رویداد بهترین راه برای مهارت‌آموزی است.
همه‌گیری ویروس کرونا باعث لغو بسیاری از رویدادها در سراسر جهان شد. در عوض رویدادهای مجازی مانند وبینار و ویدئوکنفرانس رونق گرفتند. مدیریت رویداد نیز همراه دنیا تغییر کرد و مفهوم مدیریت رویدادهای مجازی شکل گرفت. امروزه پس از پشت‌سرگذاشتن همه‌گیری، شاهد مدیریت رویداد ترکیبی هستیم؛ ترکیبی از رویدادهای حضوری و مجازی. در این حالت، مدیر رویداد ضمن برنامهریزی برای رویداد حضوری، باید همه یا بخشی از رویداد را مجازی نیز اجرا کند. بیشتر رویدادهای کاری، فرهنگی و علمی امروزه ترکیبی برگزار می‌شوند تا مخاطبانی که به هر دلیل امکان شرکت حضوری در رویداد را ندارند، از آن بهره‌مند شوند.
مدیریت رویداد شغلی رو به رشد است. به‌دلیل زندگی شهری و تنوع کسب‌وکارها و سازمان‌ها در دنیا، برگزاری رویدادهای مختلف همیشه نیازمند برنامهریزی و مدیریت است. بنابراین کسانی که در این حوزه فعالیت می‌کنند، بعید است که بیکار بمانند. در حال حاضر، بخش‌هایی مانند رویدادهای کاری، رویدادهای مرتبط با گردشگری و رویدادهایی مانند عروسی و عزا و تولد از پررونق‌ترین حوزه‌های کاری در کشور ما به شمار میروند.
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها