چالش های پیاده سازی ERP و خطرات کلیدی آن

پیاده سازی ERP می تواند پیچیده و گاهی چالش برانگیز باشد، عمدتا به این دلیل که بر افراد و فرآیندهای تجاری در کل سازمان تأثیر می گذارد. یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می تواند بهره وری و کارایی کسب و کار را با خودکارسازی فرآیندها و ارائه یک منبع متمرکز داده برای همه تیم های شرکت شما بهبود بخشد. در اینجا، ما برخی از چالش های مهم پیاده سازی نرم افزار ERP را شرح می دهیم و راه های اجتناب یا غلبه بر آنها را مورد بحث قرار می دهیم.

نرم افزار ERP چیست؟

نرم افزار ERP مجموعه ای از نرم افزار است که از بسیاری از عملکردهای کسب و کار، از حسابداری گرفته تا منابع انسانی، فروش و بازاریابی و مهندسی پشتیبانی می کند. این یک پایگاه داده مرکزی برای کل سازمان فراهم می کند، تیم های مختلف شرکت را با یک منبع اطلاعاتی که همه می توانند به آن دسترسی داشته باشند، متصل می کند. همراه با بهبود بهره وری و کارایی فرآیند، مزایای کلیدی نرم افزار ERP شامل اطلاعات در زمان واقعی است که به تیم ها اجازه می دهد تصمیمات بهتر و سریع تر بگیرند.

پیاده سازی ERP چیست؟

پیاده سازی ERP یک پروژه چند مرحله ای است که شامل طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار برای استفاده از قابلیت های سیستم جدید، پیکربندی نرم افزار، انتقال داده های سازمان و آموزش کاربران می شود. این فرآیند معمولا چند ماه طول می کشد و در سازمان های بزرگ می تواند تا یک سال طول بکشد. معمولا توسط یک تیم پروژه که شامل سهامداران از همه گروه های عملکردی در شرکت است، مدیریت می شود.

چرا پیاده سازی ERP یک کار چالش برانگیز است؟

پیاده سازی ERP می تواند پیچیده باشد زیرا بر فرآیندهای کسب و کار در کل سازمان تأثیر می گذارد. و برای درک مزایای سیستم جدید، کارکنان اغلب باید روش کار خود را تغییر دهند به این صورت که اغلب فرآیندهای دستی قدیمی را با فرآیندهای خودکار و کارآمدتر جایگزین می کنند.

یکی از بزرگ ترین چالش های پیاده سازی ERP این است که کاربران و گروه های عملکردی راه خود را برای کار با راهکار جدید تغییر دهند. ایجاد این تغییر نیازمند مدیریت قوی پروژه و حمایت مدیران ارشد است. برای توسعه سیستم جدید، سازمان به یک تیم پروژه متعهد نیاز دارد که نماینده همه کاربران نرم افزار ERP باشد. این تضمین می کند که نرم افزار از نیازها و فرآیندهای کسب و کار تمام بخش ها در سراسر شرکت پشتیبانی می کند.

7 چالش کلیدی پیاده سازی ERP

پیاده سازی نرم افزار ERP شامل کارکنان و همچنین فناوری می شود. بر این اساس، ممکن است با چالش های مرتبط با کارکنان، مانند مقاومت در برابر تغییر، و همچنین موانع فنی مواجه شود. چالش های رایج پیاده سازی ERP عبارتند از:

1- مدیریت پروژه

پیاده سازی ERP مستلزم چندین مرحله است این مراحل به ترتیب عبارتند از:

- کشف نیازمند و برنامه ریزی

- طراحی

- توسعه

- انتقال داده ها

- آزمایش نرم افزار

- استقرار نرم افزار

- پشتیبانی

- به روز رسانی پس از راه اندازی

هر مرحله وظایف حیاتی را به همراه دارد و همه عناصر باید در مسیر خود به درستی اجرا شوند که نیاز به مدیریت دقیق پروژه دارد. بعلاوه، اجرای موفق ERP مستلزم مشارکت همه تیم هایی است که در توسعه و استفاده از سیستم درگیر خواهند بود. این می تواند فوق العاده چالش برانگیز باشد، زیرا هر بخش مسئولیت های پروژه ERP خود را با چندین اولویت دیگر انجام می دهد.

مدیریت قوی پروژه و افراد، که شامل تعیین انتظارات واقع بینانه، چارچوب های زمانی و نقاط عطف است، همراه با ارتباطات دو طرفه به موقع، برای موفقیت بسیار مهم است. همانند مدیریت تغییر، حمایت مدیران اجرایی و دیگر مدیران ارشد برای غلبه بر این چالش نیز ضروری است.

2- برنامه ریزی پروژه

شرکت ها اغلب زمان و بودجه لازم برای اجرای موفقیت آمیز FRP را دست کم می گیرند. به گفته Statista، یکی از رایج ترین علل بودجه بیش از حد، وسعت دامنه عمل است. این مسأله یکی زمانی است که یک کسب و کار قابلیت ها یا ویژگی هایی را به سیستم اضافه می کند که بخشی از برنامه اصلی نبوده است و دیگری دست کم گرفتن نیازهای کارکنان است.

ایجاد یک برنامه روشن و واقع بینانه از ابتدا می تواند به جلوگیری از این مسائل کمک کند. یک طرح پروژه واقع گرایانه که سرعت احتمالی و مازاد بر هزینه های جزئی را تصدیق کند و از قبل به آنها رسیدگی کند، فرآیند تصمیم گیری را ساده می کند و پروژه را در مسیر خود نگه می دارد.

3- یکپارچه سازی داده ها

یکی از مزایای کلیدی ERP این است که یک منبع واحد و دقیق از داده ها را برای کل سازمان فراهم می کند. یک مرحله کلیدی در پیاده سازی ERP انتقال داده است که معمولا شامل انتقال داده ها از چندین سیستم قدیمی به پایگاه داده ERP است. اما ابتدا باید تمام داده های خود را پیدا کنید. این ممکن است بسیار چالش برانگیزتر از آنچه شما انتظار دارید باشد. اطلاعات ممکن است در سراسر سازمان پخش و پراکنده باشد مثلا در سیستم های حسابداری، برنامه های کاربردی خاص و شاید هم روی کاغذ باشد.

انتقال داده ها اگر به خوبی برنامه ریزی شده باشد می تواند به حفظ کل پروژه پیاده سازی ERP از نظر زمان و بودجه کمک کند. همچنین فرصتی برای از بین بردن داده های منسوخ و زائد در سیستم های قدیمی است.

4- کیفیت داده ها

هنگامی که سازمان همه منابع داده را پیدا کرد، می تواند به فکر انتقال آن به سیستم ERP باشد. از آنجایی که چندین بخش شرکت با مشتریان، محصولات و سفارشات یکسان تعامل دارند، سازمان ها اغلب نسخه های تکراری اطلاعات مشابه را در سیستم های خود دارند. اطلاعات ممکن است در قالب های مختلف ذخیره شود. ممکن است ناسازگاری وجود داشته باشد، مانند آدرس ها یا املای غلط نام. برخی از اطلاعات ممکن است نادرست باشد و ممکن است شامل اطلاعات منسوخ شده مانند مشتریان یا تامین کنندگانی باشد که دیگر مشتری شرکت نیستند.

اطمینان از کیفیت داده ها می تواند به خودی خود به یک پروژه بزرگ تبدیل شود، که شامل اعتبارسنجی داده ها، پاک کردن موارد تکراری و اضافه کردن مقادیر از دست رفته قبل از انتقال داده ها به سیستم ERP است. داده های جدید نیز باید قبل از شروع به کار با سیستم ERP به طور کامل آزمایش شوند.

5- مدیریت تغییر

پیاده سازی ERP چیزی بیش از تغییر به یک سیستم نرم افزاری جدید را شامل می شود. این معمولا به معنای بازنگری فرآیندهای کسب و کار برای استفاده از بهبود کارایی و بهره وری ممکن با راهکار جدید است.

این امر مستلزم تغییر در طرز فکر و تغییر در فرآیندهای کاری روزمره برای بسیاری از کارکنان است که چالش های معمول مدیریت تغییر را ارائه می کند. مقاومت در برابر تغییر می تواند یک مانع بزرگ باشد. جلب رضایت مدیر و ذینفعان در همه بخش ها در مراحل اولیه اجرا برای پیاده سازی موفق بسیار مهم است.

6- هزینه بیش از حد

پروژه های ERP بدنام هستند که پس از شروع پیاده سازی، بودجه های گذشته را پشت سر می گذارند. بسیاری از سازمان ها میزان کار مورد نیاز برای انتقال به یک سیستم جدید را دست کم می گیرند و این منجر به صرف پول بیشتر از حد انتظار می شود.

وقتی منابع داخلی کم می شود، کسب و کارها اغلب از تیم خدمات فروشنده نرم افزار یا مشاوران دیگر خارج از برنامه ریزی قبلی استفاده می کنند. این امر به ویژه در صورتی صادق است که راهکار نیاز به سفارشی سازی قابل توجهی برای رفع نیازهای شرکت شما داشته باشد. استفاده از مشاوران باتجربه ERP، چه مشاوران فروشنده نرم افزار یا مشاوران دیگر، هزینه بر خواهد بود.

هزینه های آموزشی یکی دیگر از هزینه هایی است که باید در نظر گرفت. برای جلوگیری از انفجار بودجه، شرکت ها باید این هزینه ها و سایر هزینه های نادیده گرفته شده را در نظر بگیرند و بیش از آنچه فکر می کنند برای آنها بودجه بندی کنند.

7- پیشرفت مداوم

پیاده سازی ERP یک تلاش یکباره نیست که با شروع به کار سیستم جدید به پایان برسد. راهکار ERP باید برای حمایت از تقاضاها و فناوری جدید کسب و کار به تکامل خود ادامه دهد. تیم پروژه باید به مدیریت پروژه پس از استقرار، رفع مشکلات و پشتیبانی از الزامات جدید ادامه دهد.

نتیجه

پس از پیاده سازی نرم افزار ERP، کسب و کارها اغلب از سیستم های ERP برای بیش از یک دهه استفاده می کند، بنابراین ضروری است که یک بازبینی دوره ای برای ارزیابی اینکه آیا سیستم هنوز نیازهای سازمان را برآورده می کند یا خیر  انجام دهید. یک سیستم ERP منسوخ شده می تواند شروع به ایجاد مانع در کسب و کار کند، بنابراین ارزش دارد بررسی کنید که آیا بهتر است با سیستم فعلی ادامه دهید یا پروژه بزرگ یافتن جایگزین جدید مانند نرم افزار کاواک ERP را آغاز کنید.