مایکروسافت تیمز چیست و آیا برای کسب وکار شما مناسب است؟

مایکروسافت ابزار مشارکت سازمانی است که به‌عنوان رقیبی جدی برای اسلک و سرویس‌‌های مشابه فعالیت می‌کند. آیا می‌توان برای مدیریت انواع کسب‌وکار از آن استفاده کرد؟

مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) پاسخ ردموندی‌ها به نیاز کاربران برای ابزاری آسان در مدیریت و همکاری سازمانی در دنیای مدرن است. این سرویس رقیب جدی اسلک محسوب می‌شود و به‌زودی جایگزین سرویس کسب‌وکاری اسکایپ (Skype for Business) خواهد شد. به‌علاوه، مایکروسافت تیمز در نسخه‌ی رایگان هم عرضه می‌شود که نیاز بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط را به‌خوبی برطرف می‌کند.

مایکروسافت تیمز چیست؟

مایکروسافت تیمز یک اپلیکیشن ارتباطی سازمانی است که برای انواع کسب‌وکارهای کوچک، سازمان‌های بزرگ و حتی ارتباط افرادی همچون فریلنسرها با مشتریان یا دانش‌آموزان با معلمان، کاربرد دارد. هر فردی که در برنامه‌های هماهنگی و فعالیت‌های خود نیاز به کار گروهی روی فایل‌ها (خصوصا فایل‌های آفیس) داشته باشد، می‌تواند از امکانات مایکروسافت تیمز بهره‌مند شود. به‌علاوه تیمز انواع ابزارهای ارتباطی و پیام‌رسانی را هم برای او فراهم می‌کند.

از قابلیت‌های مایکروسافت تیمز می‌توان به VoIP، چت ویدئویی و متنی و از همه مهم‌تر، هماهنگی آسان با ابزارهایی همچون آفیس و شیرپوینت اشاره کرد که همگی در یک رابط کاربری ساده و روان ارائه می‌شوند. بخش رایگان پلتفرم تیمز، امکان مدیریت فعالیت‌های کسب‌وکاری را برای گروه‌هایی با هر ابعاد فراهم می‌‌کند. کاربران می‌توانند انواع فعالیت‌های اشتراکی را به‌صورت زنده در پلتفرم دسکتاپ (برای ویندوز و مک و لینوکس) یا وب اپلیکیشن (با کارایی کمی کمتر) یا اپلیکیشن موبایل انجام دهند.

ایده‌ی اولیه‌ی مایکروسافت تیمز در سال ۲۰۱۶ شکل گرفت. ردموندی‌ها در آن زمان تصمیم گرفتند تا به‌جای پرداخت هشت میلیارد دلار و خرید اسلک، خودشان سرویس مشابهی را طراحی و جایگزین سرویس کسب‌وکاری اسکایپ کنند. اسلک که امروز به‌عنوان سرویس و شرکتی کاملا مستقل شناخته می‌شود، ادغام و هماهنگی عالی را با اپلیکیشن‌های گوگل به کاربر ارائه می‌کند. هماهنگی که شبیه به ادغام ابزارهای متنوع مایکروسافت با سرویس تیمز است.

تیمز درنهایت به اپلیکیشن اختصاصی ارتباط در محیط کاری در محبوب‌ترین سیستم‌عامل جهان (ویندوز) و ابزارهای کاربردی آفیس ۳۶۵ تبدیل خواهد شد. حتی اگر به‌عنوان مدیر کسب‌وکار، ابزارهای جایگزین را برای ارتباط درون سازمانی خود انتخاب کنید، قطعا کسب‌وکارهای متعدد دیگری، از تیمز به‌عنوان ابزار اصلی خود استفاده می‌کنند. از ابزارهای جذاب تیمز می‌توان به ارسال لینک دعوت حضور در جلسه‌ی خصوصی برای افراد خارج از سازمان اشاره کرد. درنتیجه شاید در آینده‌ی نه‌چندان دور، شما هم برای شرکت در یک جلسه‌ی کاری ویدئویی، لینک دعوت مایکروسافت تیمز را دریافت کنید.

مایکروسافت برنامه‌هایی جدی برای پیاده‌سازی تیمز در محیط‌های آموزشی هم دارد. آن‌ها نسخه‌ی Microsoft Teams for Education را هم توسعه داده‌اند که راهکاری عالی برای کلاس‌های درس محسوب می‌شود. معلم‌ها می‌توانند راهکارهایی همچون تکالیف درسی، جزوه‌ها و حتی آزمون‌های خود را ازطریق فرم‌های مایکروسافت و ابزارهای دیگر، در تیمز پیاده‌سازی کنند. به‌علاوه، یک اپ‌استور بزرگ هم در کنار تیمز وجود دارد که ارتباط با بسیاری سرویس‌های مناسب تدریس مانند Flipgrid, Turnitin و MakeCode را فراهم می‌کند.

مایکروسافت تیمز چه قابلیت‌هایی دارد؟

مایکروسافت تیمز در قابلیت‌های هسته‌‌ای خود، تمامی تعامل‌های بین فردی که باید در یک کسب‌وکار بین کارمندان ایجاد شود را مدیریت و ساده‌سازی می‌کند. در دنیایی فراتر از دنیای کسب‌وکار، می‌توان از تیمز در هر گروهی استفاده کرد که نیاز به ارتباط و تعامل دیجیتال دارند.

ساختار پایه‌ای تیمز با تشکیل سازمان شروع می‌شود. سپس می‌توانید افراد گوناگون را به سازمان دعوت کرده و آن‌ها را در گروه‌های (تیم) متنوع با دسترسی‌های متفاوت، دسته‌بندی کنید. افراد می‌توانند در گروه‌ها چت گروهی یا شخصی انجام دهند و همچنین کانال‌های عمومی یا خصوصی داشته باشند. کانال‌ها امکانات متنوعی همچون چت در ساختار منظم موضوعی، اشتراک فایل و حتی مدیریت وظایف به‌صورت آنی را ارائه می‌کنند.

مایکروسافت سرویسی به‌نام Advisor for Teams ارائه می‌کند که کاربر می‌تواند با استفاده از آن، فرایندهای تنظیم و سازمان‌‌دهی ساختار کسب‌‌وکار خود را آسان‌تر انجام دهد. پس از راه‌اندازی اولیه و تنظیم گروه‌ها و دسترسی‌‌ها می‌توانید انواع فعالیت همچون کنفرانس‌های مجازی و تولید و شتراک انواع فایل با آفیس ۳۶۵ یا هر سرویس اشتراک و ذخیره‌سازی فایل دیگر را انجام دهید. ادغام اپلیکیشن‌های متفرفه در تیمز به‌راحتی انجام می‌شود و سرویس‌ها و قابلیت‌های بسیار زیادی را به ارتباط سازمانی شما می‌افزاید. برای دسترسی به اپلیکیشن‌های متفرقه می‌توانید از بخش Apps درون خود تیمز استفاده کنید که در اپلیکیشن دسکتاپ، در گوشه‌ی پایین سمت چپ قرار دارد.

هزینه‌ی استفاده از مایکروسافت تیمز چقدر است؟

کاربران بدون هیچ هزینه‌ای می‌توانند در داخل تیمز سازمان ایجاد کرده و تا ۳۰۰ نفر را به آن دعوت کنند. به‌علاوه، مجموعه‌های آموزشی با تأییدیه‌ی معتبر، محدودیت تعداد افراد هم ندارند. سپس می‌توانید اعضای سازمان را که در تیمز حضور دارند در تیم‌ها و کانال‌های متعدد با قابلیت‌های تماس صوتی و تصویری و فضای ذخیره‌سازی ۱۰ گیگابایت، مدیریت کنید (به‌علاوه‌ی دو گیگابایت فضای ذخیره‌سازی برای هر فرد). همان‌طور که گفته شد، در کنار هماهنگی تیمز با سرویس‌های متنوع مایکروسافت، می‌توانید آن را با سرویس‌هایی از شرکت‌های بزرگ همچون گوگل، ادوبی، ترللو، اورنوت و صدها نمونه‌ی دیگر هماهنگ کنید.

اگر سازمان شما کمتر از ۳۰۰ کارمند دارد و برای فعالیت‌هایی همچون چت صوتی و ویدئویی و اشتراک و ویراش فایل در آفیس ۳۶۵ و سرویس‌های مشابه به آن نیاز دارید، همین الآن می‌توانید به‌صورت رایگان از آن استفاده کنید. اگر به‌دنبال پشتیبانی رسمی، فضای ذخیره‌سازی بیشتر، امنیت بیشتر، قابلیت‌های گسترده‌تر برای جلسه‌‌ها یا هماهنگی با اپلیکیشن‌های حرفه‌ای همچون شیرپوینت، Yammer, Planner و اپلیکیشن‌های استریم هستید، باید برای هر کاربر، ماهانه پنج دلار هزینه بپردازید. نسخه‌ی دیگر که دسترسی به اپلیکیشن‌های دسکتاپ آفیس مانند ورد و همچنین چند قابلیت دیگر را با فضای ذخیره‌سازی بسیار بیشتر ارائه می‌کند، ماهانه ۱۲/۵ دلار هزینه به‌ازای هر نفر دارد.

هزینه‌ی استفاده از خدمات پولی مایکروسافت تیمز درصورت تمدید سالانه شامل تخفیف می‌شود. جزئیات کامل هزینه‌ی سرویس‌ها را می‌توانید در وب‌سایت رسمی مایکروسافت تیمز مشاهده کنید.

مایکروسافت تیمز در برابر اسلک

IBM برای ارتباط‌های سازمانی خود از اسلک استفاده می‌کند. درمقابل، لیگ NFL، مایکروسافت تیمز را برای بازیکنان، مربی‌ها و کارمندان انتخاب کرده است. رقابت شدید بین دو سرویس اصلی ارتباط درون سازمانی باعث شد تا آن‌ها روز‌به‌روز بیشتر به هم شبیه شوند. درواقع هردو تلاش می‌کنند تا حداکثر امکانات مورد نیاز سازمان‌ها را برای ارتباط و تعامل پوشش دهند که همین امر،‌ موجب شباهت آن‌ها می‌شود.

برخی تفاوت‌های فاحش بین دو سرویس دیده می‌شود. به‌عنوان مثال نسخه‌ی رایگان اسلک، فضای ذخیره‌سازی بیشتری (پنج گیگابایت) را به ازای هر کاربر در اختیار سازمان قرار می‌دهد. البته به احتمال زیاد چنین تفاوت‌هایی با افزایش رقابت بین تیمز و اسلک از بین می‌رود. ازطرفی، تیمز در نسخه‌ی پایه‌ی پولی، هزینه‌ی کمتری را نسبت به اسلک (ماهانه ۶/۶۷ دلار) دریافت می‌کند.

تیمز برای سازمان‌های بزرگ مزیت‌های زیادی نسبت به اسلک دارد. از میان تفاوت‌ها در این بخش می‌توان به برنامه‌ریزی زمانی کنفرانس‌ها، گزارش‌گیری از جلسه‌ها با جزئیات زیاد و اشتراک نمایشگر با چند کاربر در تیمز اشاره کرد. هر دو سرویس از ربات‌های متنوع در گروه‌ها و کانال‌ها پشتیبانی کرده و سرویس خود را در همه‌ی سیستم‌های عامل عرضه می‌کنند. شخصی‌سازی بسیار عمیق هم از قابلیت‌های مشترک تیمز و اسلک محسوب می‌شود. البته درنهایت و با پیشرفت رقابت و استاندارد شدن قابلیت‌ها در هر دو سرویس، به‌مرور شاهد کاهش تفاوت‌ها خواهیم بود.

بزرگ‌ترین تفاوت بین اسلک و تیمز این است که تیمز به مایکروسافت تعلق دارد. درنتیجه سرویس ردموندی‌ها حتی در نسخه‌ی رایگان ادغام و هماهنگی بسیار بهتری با سرویس‌های آفیس ۳۶۵ دارد. درمقابل، اسلک به‌صورت پیش‌فرض با سرویس‌های گوگل (در کنار آفیس ۳۶۵ و شیرپوینت) هماهنگ می‌شود. به‌هرحال سرویس‌های مورد نیاز کسب‌وکار، تأثیر زیادی در انتخاب بین اسلک و تیمز دارند. از ابزارهای مشابه دیگر نیز می‌توان Discord و Google Hangouts را نام برد.

درنهایت انتخاب تیمز برای ارتباط‌های درون سازمانی و کاربردهای دیگر، ارتباط زیادی با نیاز سازمان شما و کاربردی دارد که از سرویس انتظار دارید. پیش از انتخاب هر سرویس ارتباطی و هماهنگی سازمانی، سازگار بودن آن را با سرویس‌های کنونی خود بررسی کنید. در مجموع، انتخاب این نوع از سرویس‌ها نیز مانند بسیاری سرویس‌های دیجیتال دیگر، به شما و کاربرد مورد انتظارتان بستگی دارد.