فضای کار اشتراکی درمقابل دفاتر سنتی؛ چه انتظاراتی داشته باشیم؟

فضای کار اشتراکی با دفاتر مشترک و اختصاصی که مکان‌های مرسوم کاری هستند، تفاوت‌های بنیادی دارد و شاید برای همه‌ی فعالان دنیای کسب‌وکار مناسب نباشد.

فضای کار اشتراکی از مفاهیم مدرن دنیای کسب‌وکار محسوب می‌شود که با اوج گرفتن اکوسیستم‌های استارتاپی در سرتاسر جهان متولد شد و اکنون دوران اوج‌گیری را در کشورمان سپری می‌کند. فضاهای کار اشتراکی برای پاسخ به نیاز نسل جدید فعالان دنیای کسب‌وکار طراحی و ساخته شدند و به‌همین دلیل ساختارهایی متفاوت با المان‌های محیطی مرسوم دارند. فریلنسرها و تیم‌های استارتاپی مشتریان اصلی فضای کار اشتراکی هستند. آن‌ها سبک جدیدی از اشتغال را انتخاب کرده‌اند و قطعا نیازمند محیطی جدید و متفاوت برای فعالیت هستند؛ اما چه تفاوتی میان فضاهای کار اشتراکی و دیگر دفاتر سنتی وجود دارد؟

تفاوت فضای کار اشتراکی با دفتر اختصاصی

دفاتر و ساختمان‌های اختصاصی شرکتی، تاریخچه‌ای طولانی دارند و همیشه انتخابی معقول و مرسوم برای اشتغال و فعالیت شرکت‌ها بوده‌اند. این دفاتر به‌صورت اختصاصی به یک شرکت یا گروه تعلق دارند و به‌نوعی یک فضای منحصربه‌فرد و در خدمت اهداف همان گروه یا فرد ساکن محسوب می‌شوند. شرکت‌های بزرگی که مراحل رشد را گذرانده و به بلوغ نسبی در دنیای تجارت رسیده‌اند، از دفاتر یا ساختمان‌های اختصاصی استفاده می‌کنند، چون نیازهای متفاوتی نسبت به گروه‌های استارتاپی و فریلنسرها دارند.

شرکت ساکن در یک فضای اختصاصی، قوانین داخلی خود را در محیط تصویب و اجرا می‌کند و از مزایای محل کار همچون استقلال، طراحی منحصربه‌فرد، امکان پاسخ‌گویی بهتر به ارباب رجوع و بسیاری موارد دیگر بهره‌مند می‌شود. سیاست فعالیت در دفتر اختصاصی توسط خود شرکت و مدیران تصویب و اعمال می‌شود و نیازی به هماهنگی با افراد و گروه‌های دیگر نیست. انعطاف‌‌پذیری بیشتر در فعالیت‌های گروهی و همچنین طراحی اختصاصی فضا، از مزیت‌های اصلی دفاتر اختصاصی برای شرکت‌های بالغ هستند.

همان‌طور که گفته شد، فضای کار اشتراکی برای گروه‌های استارتاپی انتخاب مناسب‌تری نسبت به دفتر اختصاصی محسوب می‌شود. جدا از هزینه‌های اسکان در دفاتر اختصاصی، نیازهای شبکه‌سازی و ارتباط با گروه‌های دیگر باعث می‌شود تا استارتاپ‌ها از اسکان در فضای کار اشتراکی بهره‌ی بیشتری ببرند. البته اسکان در برخی فضاهای کار اشتراکی امروزه هزینه‌ای نزدیک به دفاتر اختصاصی دارد، اما با درنظرگرفتن هزینه‌های جانبی دفتر اختصاصی و مزیت شبکه‌سازی و تشکیل جامعه‌ی مشترک با گروه‌های دیگر در فضای کار اشتراکی، باز هم استفاده از آن‌ها برای گروه‌های استارتاپی مقرون‌به‌صرفه‌تر خواهد بود. 

فریلنسرها عموما از فضاهای کار اختصاصی برای انجام فعالیت‌های خود استفاده نمی‌کنند. هزینه‌ی اسکان و فعالیت در یک دفتر اختصاصی برای عموم فریلنسرها بالا محسوب می‌شود و همچنین تفاوت نیاز آن‌ها از فضای کاری با یک شرکت مستقل، اجاره و اسکان در دفتر اختصاصی را منطقی نشان نمی‌دهد. چنین افرادی درصورت نیاز به دفاتری به‌جز فضاهای کار اشتراکی، از دفاتر مشترک استفاده می‌کنند.

تفاوت فضای کار اشتراکی با دفتر مشترک

دفاتر مشترک نوع دیگری از فضاهای کاری هستند که با هدف کاهش هزینه‌ها یا بهره‌مندی گروه‌های ساکن از تجربه‌های یکدیگر ایجاد شدند. عموما فریلنسرها یا گروه‌های استارتاپی که توانایی تأمین هزینه‌ی دفاتر اختصاصی را ندارند، از دفاتر مشترک استفاده می‌کنند و به‌نوعی می‌توان آن‌ها را پیش‌زمینه‌ی تولد فضاهای کار اشتراکی دانست. در دفاتر مشترک، افراد و گروه‌های محدودی ساکن هستند و طبق قراردادی داخلی، برای مدت محدودی از یک فضای مشترک استفاده می‌کنند.

افراد و گروه‌های ساکن در دفتر کار مشترک، هزینه‌های اسکان و فعالیت را بین خود تقسیم می‌کنند. آن‌ها از امکانات فضا به‌صورت اشتراکی بهره می‌برند و عموما یکی از ساکنان، فضای بیشتری را برای فعالیت اشغال می‌کنند. در چنین دفاتری، سیاست کاری در ابتدا با توافق بین ساکنان تصویب می‌شود، اما عموما به‌خاطر عدم حضور یک فرد یا گروه قانون‌گذار اصلی، چالش‌هایی بین ساکنان پیش می‌آید.

تصور کنید یک گروه استارتاپی که ارباب رجوع زیادی ندارد، با یک مشاور حقوقی دفتری را به‌صورت مشترک اجاره کنند. در یک بخش از ساختمان گروهی (اغلب) جوان ساکن هستند که شور و حرارت فعالیت با بحث و گفت‌وگوهای طولانی و شاید علاقه‌مندی به طراحی باز محیط کار، جزو ماهیت آن‌ها محسوب می‌شود. در بخش دیگر، مشاور حقوقی با نیازهایی متفاوت همچون سکوت و فضایی مناسب برای مصاحبه با ارباب رجوع و مواردی کاملا مخالف اسکان دارد. تقابل این همسایه‌ها شاید در روزهای ابتدایی آن‌چنان زیادی نباشد، اما قطعا پس از مدتی چالش‌های متعدد سیاست داخلی بین ‌آن‌ها رخ می‌دهد.

حتی اگر دفاتر کار اشتراکی بین افرادی نزدیک به هم با سیاست‌ها و فعالیت‌های مشابه تقسیم شوند، باز هم عدم وجود سیاست و قانون‌گذاری واحد، چالش اصلی خواهد بود. درواقع تفاوت دیدگاه افراد و نیاز و بهره‌برداری آن‌ها از فضای کار، همیشه تقابل‌هایی ایجاد می‌کند. در فضای کار اشتراکی، مدیریت مجموعه وظیفه‌ی قانون‌گذاری و نظارت بر اجرای سیاست‌ها را برعهده دارد. ساکنان نیز در بدو ورود، سیاست‌های کاری (هرچند مختصر) را می‌پذیرند و فعالیت خود را با آن‌ها وفق می‌دهند. درنهایت شاهد فعالیتی یک‌دست و تحت چارچوب مصوب هستیم که حداقل چالش‌ها و تقابل‌های فردی و گروهی را به‌دنبال دارد. البته فراموش نکنید که فضاهای کار اشتراکی نیز به‌خاطر نو بودن مفهوم، هنوز با چالش‌های سیاست‌گذاری و فرهنگ‌سازی روبه‌رو هستند و بسیاری از ساکنان و حتی مدیران آن‌ها، هنوز درک کاملی از نیازهای استراتژیک فضا ندارند.

دفاتر کاری مشترک، علاوه بر چالش سیاست‌گذاری و تقابل دیدگاه ساکنان، محدودیت شبکه‌سازی نیز دارند. شاید دفتر کار مشترک برای افرادی که ارباب رجوع زیادی داشته باشند، انتخاب مناسبی محسوب شوند؛ اما برای فریلنسرها و گروه‌های استارتاپی نوپا که شبکه‌سازی، موتور محرکه‌ی اصلی آن‌ها محسوب می‌شود، قطعا انتخاب‌های مناسبی نخواهند بود.

همان‌طور که گفته شد، ساکنان دفاتر اشتراکی عموما برای مدتی ثابت، افراد و گروه‌های ثابتی هستند. درمقابل، فضاهای کار اشتراکی عموما میزبان افراد متنوعی هستند که البته اغلب سبک کسب‌وکاری مشابهی با هم دارند. به‌علاوه در این فضاها شاهد برگزاری رویدادهای آموزشی و دورهمی متعددی هستیم که فرصت شبکه‌سازی و یادگیری مفاهیم کسب‌وکار را برای ساکنان فراهم می‌کنند.

درنهایت فضاهای کار اشتراکی را می‌توان گزینه‌های بهتر نسبت به دفاتر مشترک برای گروه‌های استارتاپی و فریلنسرها دانست. ازطرفی شرکت‌های بالغ که مراحل رشد و توسعه‌ی اولیه را گذرانده‌اند، به‌خاطر نیاز به تمرکز بیشتر بر فعالیت‌های مقیاس‌دهی، نیازمند دفاتر اختصاصی هستند تا از مزایایی همچون امکان ارتباط بهتر با ارباب رجوع و همچنین سیاست‌گذاری اختصاصی برای مدیریت فضای کار بهره‌مند شوند.