متخصصان سازمان چگونه می توانند دانش خود را به اشتراک بگذارند؟

همه‌ی شرکت‌ها دارای متخصصانی هستند که دانش حیاتی آن کسب‌وکار را در اختیار دارند. روش آبشار دانش ابزاری برای کمک به استخراج و اشتراک دانش است.

به‌عنوان رهبر سازمان، چگونه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که دانش حیاتی سازمان نه‌تنها برای نسل‌های آینده حفظ شود، بلکه تأثیر آن را نیز چندین برابر شود؟ این کار از طریق روشی به‌نام آبشار دانش انجام می‌شود: انتشار «هوش عمیق» متخصصان به چند فرد دیگر به شکلی که بار و مسئولیت متخصصان را به حداقل برساند.

هر آبشار مانند یک ساختار درختی یا شبکه‌ی ارسال پیام عمل می‌کند که از یک متخصص شروع شده و از طریق لایه‌هایی از یادگیرنده‌ها که سپس خود در نقش یاددهنده ظاهر می‌شوند، گسترش می‌یابد. این تکنیک به‌جای تکیه بر متخصصان برای در اختیار گذاشتن دانش، روی یادگیرندگانی تمرکز دارد که دانش را از فرد متخصص بیرون کشیده و سپس برای بهره‌‎برداری به سایر افراد منتقل می‌کنند. به این طریق هم در وقت متخصص صرفه‌جویی شده و هم یادگیرندگان دروس را بهتر درونی‌سازی می‌کنند.

محققان هاروارد در همکاری خود با شرکت‌هایی با اندازه‌ها و صنایع مختلف، حداقل چهار روش مشخص را مشاهده کرده‌اند که «متخصص بعدی یا Nextpert» (کارآموز اولیه‌ی متخصصان اصلی) آبشارهای دانش را ایجاد می‌کند.

انتقال دانش

در این مدل، متخصص بعدی مستقیما براساس آنچه از خبره آموخته، به دیگران آموزش می‌دهد یا آن‌ها را راهنمایی می‌کند. به‌عنوان مثال، در یک شرکت صنایع الکترونیک، متخصص بعدی کلاسی آموزشی برای اپراتورها و تکنسین‌های کنترل کیفیت در زمینه‌ی تشخیص و حل مشکلات تولید برگزار می‌کند. در بخش هوانوردی جنرال الکتریک، متخصص بعدی مسئولیت آموزش یک کلاس داخلی در زمینه‌ی فناوری مادون‌قرمز را برعهده گرفت و طبق گفته‌ی مهندس مشاور ارشد، «آموزش در سطح صنعت» را ارائه کرد.

ارائه چالش

در این روش متخصص بعدی یک سناریو، مطالعه‌ی موردی یا مجموعه‌ای از مشکلات را براساس تجربه‌ی متخصص ایجاد می‌کند تا یادگیرندگان را با فرایند اکتشاف آشنا سازد. به‌جای ارائه‌ی راه‌حل متخصص برای مشکلی متداول و دشوار، فرد یا گروهی از افراد با خود مسئله رو‌به‌رو می‌شوند. تنها پس از آنکه یادگیرندگان در مورد راه‌حل‌های احتمالی بحث کردند و درنتیجه ازنظر ذهنی درگیر موضوع و پیچیدگی‌های آن شدند، نظر یا راهکار متخصص ارائه می‌شود. تحقیقات در مورد حافظه و شناخت نشان داده است که چنین چالش‌هایی منجر به یادسپاری بهتر می‌شود. نمونه‌ی مورد مطالعه می‌تواند به‌صورت متنی، ویدئویی یا عکس برای استفاده مجدد ثبت شود. در شرکت فعال در حوزه‌ی بهداشت، فیلمی از برنامه‌ریز ارشد مراقبت‌های بهداشتی که درحال ارائه‌‎ی عکس‌هایی از فضاهای موجود بیمارستان برای بازسازی (به‌‎عنوان مثال اتاق عمل یا رختکن بیمار) و پرسیدن سؤالاتی راجع به برداشت مردم از مشاهده‌ی تصاویر بود، تهیه شد. پس از مکثی برای بحث و گفت‌وگو، مشاهدات فرد متخصص درباره‌ی همان عکس‌ها نمایش داده شد.

هم‌اندیشی

این روش دور هم جمع‌کردن و تشکیل دادن جلسه‌ای شامل افراد دارای تجربه‌ی کمتر یا ترکیبی از متخصصان و افراد دیگر است که در آن متخصصان بعدی دروسی را ارائه می‌دهند، سپس درباره‌ی آن‌ها بحث کرده و با گسترش آن دانش جدیدی را ایجاد می‌کنند. بیش از ۳۰ نفر در بخش بهداشت این کار را به‌عنوان آموزشی برای نوسازی تأسیسات انجام دادند. آن‌ها به تیم‌های کوچک تقسیم شده و عکس‌هایی از تأسیسات موجود را مرور کردند، برای تهیه فهرستی از مشکلات مشاهده‌شده با یکدیگر رقابت کردند و سپس دانش خود را با یکدیگر به اشتراک گذاشتند.

ترجمه

نکته‌ی این تکنیک خلق محصولی است که دانش متخصص را جذب و در خود مجسم کند تا قابلیت انتقال پیدا کند. این تکنیک شامل استخراج دانش ضمنی و مستندنشده و تبدیل آن به دانش صریح برای به اشتراک‌گذاری است، مانند دستورالعمل‌ها، چک لیست‌ها، قوانین سرانگشتی یا ویکی‌ها. در شرکت مهندسی دوبری، متخصص بعدی یک ویکی درباره‌ی فرایند انتقال دانش و تخصص فنی کسب‌شده از متخصص خود در زمینه‌ی طراحی موفق تعویض لوله‌های قطور در پروژه‌های زیرساختی حوزه‌ی آب ایجاد کرد. مدیر ارتباطات نیز پادکست‌های مصاحبه با متخصصان را برای استفاده‌ی داخلی شرکت ساخته است. مجموعه‌ای از فیلم‌ها دانش عمیق متخصص را در انجام موفق مذاکرات با مشتریان و پیمانکاران به تصویر می‌کشد.

فواید آبشارهای دانش هم برای افراد و هم برای سازمان نه‌تنها از محتوای دانش منتشرشده، بلکه از یادگیری فرایندها نشات می‌گیرد. به‌عنوان مثال، یادگیرندگان پایین‌دست ارزش استفاده از عکس‌ها برای به چالش‌کشیدن ادراک و برداشت افراد و استفاده از آن تکنیک در آموزش دیگران را می‌بینند و متخصصان بعدی در مصاحبه با متخصصان برای استخراج دانش ماهر می‌شوند. هر تعاملی که دربرگیرنده‌ی اشتراک هوش عمیق باشد منجر به تولید خروجی برای کاربردهای بعدی می‌شود، یا از طریق یکی از چهار تکنیک ذکر شده در بالا یا سایر مواردی که فراگیران می‌توانند شناسایی کنند. از آنجاکه متخصصان بعدی خود یادگیرنده بوده‌اند، به‌خوبی می‌توانند تخصص مربوطه را به شکلی قابل‌فهم برای افراد کم‌تجربه تبدیل کنند.

درست است که دانش منتقل‌شده از شخصی به شخص دیگر می‌تواند در حین انتشار تغییر یابد، با این حال از دو طریق می‌توان از تحریف‌های فاحش و خطرناک جلوگیری کرد. ابتدا، محتوا باید توسط متخصص مورد بازبینی قرار گیرد، قبل از اینکه دانش مستندنشده در قالب آموزش منتقل شده یا به ویکی‌ها، مخازن یا چک‌لیست‌ها ترجمه شود یا موضوع هرگونه چالش یا هم‌اندیشی قرار گیرد. دوم، ازآنجاکه آبشار دانش ساختاریافته، قابل مشاهده و شفاف است، قابل اعتمادتر از جریان غیررسمی، بدون نظارت و ارگانیک اطلاعات است. در آبشارهایی که به‌عنوان بخشی از برنامه‌های رسمی انتقال دانش تنظیم شده‌اند، مسئولیت متخصص بعدی برای آموزش دیگران می‌تواند از طریق گزارش پیشرفت به مدیریت در مورد یادگیرندگان هدف، تکنیک‌های مورد استفاده و پیشرفت در چارچوب آبشار ارزیابی و اعتبارسنجی شود.