12 نکته مهم پیش از استفاده از هوش تجاری

 

از کار با اکسل و خواندن گزارش‌های حسابداری خسته شده‌اید و به دنبال یک نرم‌افزار خوب برای ساخت داشبورد مدیریتی هستید یا به دنبال یک راهکار نرم‌افزاری جامع برای مدیریت اطلاعات شرکت خود می‌گردید؟

 

اگر می‌خواهید از هوش تجاری در کسب‌وکار خود استفاده کنید پیش از هر چیز توصیه می‌کنیم مطلب زیر را مطالعه کنید.

 

در مقاله زیر سعی کرده‌ایم نکات مهم که پیش و در حین پیاده‌سازی هوش تجاری باید موردتوجه قرار گیرد را ذکر کنیم. در قسمت پایانی مقاله درباره شرایط بازار داخل کشور و نرم‌افزارهای در دسترس توضیح بیشتری ‌داده‌ایم.

 

برای اطلاعات بیشتر درباره مراحل پیاده سازی هوش تجاری  این مطلب را مطالعه کنید.

 

 

از هوش تجاری چه می‌خواهید؟

اگر هوش تجاری را در گوگل جستجو و مقالات مربوط به آن را مطالعه می‌کنید قطعاً مشکلی در کسب و کار خود دارید که با نرم‌افزار‌های عملیاتی (مثل حسابداری یا CRM ) حل نمی‌شود.

 

• هدف شما از به‌کارگیری هوش تجاری و انتظارات پایه‌ای که از یک نرم‌افزار دارید چیست؟

 

• چه کاربرانی قرار است از این نرم‌افزار استفاده کنند و سطح دسترسی به اطلاعات در سازمان چقدر است؟

 

• شرکت ارائه‌کننده چه سطحی از پشتیبانی و آموزش را برای شما در نظر می‌گیرد و تا کجا همراه شماست؟

 

• نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید انعطاف لازم را دارد و می‌تواند نیازهای آینده شما را هم بر طرف کند؟

 

اینها سؤالاتی هستند که باید برای آنها پاسخ‌های مناسبی داشته باشیم. وقتی به سراغ هوش تجاری می روید ممکن است با امکانات وسوسه‌کننده‌ای روبرو شوید.

 

بهتر است اولویت‌های خود را مشخص کنید و روی آنها تمرکز کنید. از شرکت ارائه‌کننده بخواهید ابتدا نیازهای ضروری شما را برطرف کند. این کار از اتلاف زمان جلوگیری کرده و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.

 

اگر تجربه قبلی ندارید با پروژه‌ای کوچک که بخشی از فرایندهای سازمان شما را پوشش می‌دهد شروع کنید (مثلاً از تیم فروش) تطبیق روندهای کاری و پرسنل با راهکار جدید زمان بر است.

 

هوش تجاری یک پروژه IT نیست ، BI فقط داشبورد نیست

قبل از انتخاب نرم‌افزار و هزینه‌کردن برای هوش تجاری باید به این نکته مهم دقت بکنیم. هوش تجاری صرفاً تعدادی داشبورد که اطلاعات را نمایش می‌دهند نیست و استقرار هوش تجاری فقط به واحد IT شرکت مربوط نمی‌شود. کسانی که بیشترین استفاده را از هوش تجاری دارند در وهله اول مدیران و تصمیم گیرندگان در یک شرکت هستند.

 

به BI به‌عنوان یک پروژه تغییر سازمانی نگاه کنید. هدف BI تغییر در روش تصمیم‌گیری و نحوه عملکرد در شرکت است و نیاز به حمایت و توجه تمام واحد‌ها، مدیران و پرسنل آنها دارد.

 

اگر هوش تجاری پس از اجرا باعث تغییر در عملکرد مجموعه و روش تصمیم‌گیری نشود باید آن را پروژه‌ای شکست‌خورده دانست.

 

کلید موفقیت هوش تجاری، مدیریت تغییر

معمولاً توجه به هوش تجاری در شرکت‌ها وقتی شروع می‌شود که افرادی در داخل مجموعه به اهمیت تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات و مزیت‌های استفاده از یک راهکار نرم‌افزاری پی‌ می‌برند. افرادی که متوجه شده‌اند دوران غرق‌شدن داخل صفحه‌های اکسل گذشته است و تصمیم گرفته‌اند تا وضع موجود را تغییر دهند.

 

اگر تصمیم برای تغییر فقط از سمت مدیریت و بدون همراه‌کردن پرسنل باشد احتمال موفقیت بسیار پایین است. مثل هر نوع تغییر دیگری در یک شرکت، استفاده از هوش تجاری هم گام‌هایی دارد که باید رعایت بشود.

 

• دپارتمان‌ها، مدیران و پرسنل شرکت باید در جریان اهمیت پروژه، موارد استفاده و مزایای آن قرار گیرند.

 

• گروهی برای پشتیبانی و پیگیری پروژه تشکیل شود تا به سؤالات پرسنل پاسخ بدهد و مشکلات احتمالی را رفع کند.

 

• پروژه باید باهدف‌های کوچک و در دسترس شروع شود و به‌تدریج داخل فرهنگ سازمانی جا بیفتد.

 

• تا جایگزینی کامل راهکارهای بهینه شده توسط هوش تجاری روش‌های فعلی که مؤثر هستند حذف نشوند. این کار باعث سردرگمی پرسنل می‌شود. به یاد داشته باشیم “یک سیستم بد بهتر از نبود سیستم است”

 

• مهم است که مدیر شرکت در مورد پروژه هوش تجاری با شفافیت عمل کند.

 

• آموزش کامل و اصولی به پرسنل و مدیران برای استفاده از هوش تجاری و جاانداختن آن در فرهنگ سازمانی داده شود.

 

آیا داده موردنیاز را در اختیار دارید؟

بعضی از شرکت‌ها در حالی به سمت استفاده از هوش تجاری می‌روند که موتور محرک و سوخت اصلی آن یعنی داده و اطلاعات را در دسترس ندارند.

 

برای مثال اگر می‌خواهید برای افزایش فروش با کمک هوش تجاری برنامه‌ریزی کنید ابتدا باید فکری به حال مدیریت ارتباط با مشتری در شرکت خود بکنید. برای این مثال خاص درصورتی‌که داده‌های مربوط به مشتری به‌صورت منظم ذخیره شده باشد پیاده‌سازی هوش تجاری بسیار ساده‌تر و مؤثرتر خواهد بود.

 

بنابراین، باید سطح توقع از هوش تجاری را با داده‌هایی که در اختیار داریم متناسب کرد. اگر منابع داده در شرکت محدود است یا منظم نیست و پراکندگی بالایی دارد پیش از استفاده از هوش تجاری باید برای رفع این موانع برنامه داشت.

 

به‌هرحال شرکت ارائه‌دهنده هوش تجاری در فاز امکان‌سنجی باید این موارد را بررسی و راه کارهای مناسب را به شما ارائه دهد.

 

پیش از استقرار هوش تجاری KPIها را شناسایی کنید.

شاخص‌های کلیدی عملکرد نشانگرهایی هستند که نحوه و میزان انجام امور را نشان می‌دهند. شاخص‌های عملکردی برای هر شرکت باتوجه‌به صنف و صنعت و شرایط متفاوت است و قسمت مهمی از پیاده‌سازی هوش تجاری شناسایی شاخص‌های اصلی و کلیدی است.

 

گرچه هیچ‌کس بهتر از افراد داخل شرکت به یک کسب و کار خود اشراف ندارد، اما شناسایی KPIها و ساخت داشبوردهای مناسب برای کاربران از جمله مواردی است که یک ارائه‌کننده باتجربه می‌تواند در مورد آن راهنمایی ارائه کند.

 

بنابراین، به دنبال شرکتی باشید که حاضر باشد تخصص خود را به شما انتقال دهد.

 

اهمیت پشتیبانی کامل ارائه‌کننده نرم‌افزار

با دانستن نکات بالا اهمیت پشتیبانی شرکت ارائه‌کننده نرم‌افزار بیش‌تر از قبل مشخص می‌شود. وقتی قصد انتخاب نرم‌افزار را دارید باید به ارائه‌کننده آن توجه کنید. پشتیبانی برای استقرار یک پلتفرم هوش تجاری فقط به بحث فنی محدود نمی‌شود.

 

ساختن چند داشبورد برای یک شرکت و سپس رهاکردن کاربران به امید خدا به معنی استقرار هوش تجاری نیست.

 

اهمیت آموزش در استفاده از هوش تجاری

آموزش هم جز موارد مرتبط با پشتیبانی است. در شرکت‌ها با دو نوع کاربر تجاری و کاربر فنی روبرو هستیم که هرکدام نیازهای آموزشی خاص خودشان را دارند.

 

شما به ارائه‌کننده‌ای احتیاج دارید که در تمام مراحل نصب، آموزش، و استقرار هوش تجاری تا رسیدن به نتیجه مطلوب در کنار شما باشد. تیمی از مشاوران هوش تجاری که نیازها و الزامات خاص شرکت شما را در ابعاد فنی، مدیریتی، سازمانی و نیز از نظر شرایط مربوط به حوزه کاری لحاظ کرده و نقشه راه به‌کارگیری هوش تجاری را برای شما ترسیم کنند.

 

هزینه استفاده از هوش تجاری؟

آخرین نکته هزینه‌ای است که برای پیاده سازی و استفاده از هوش تجاری می‌پردازید. هزینه صرفاً پول نیست؛ بلکه زمان اجرای پروژه، کارایی آن، و هزینه‌ای که اکنون در نبود راهکار هوش تجاری برای روش‌های ناکارآمد می‌پردازید را لحاظ کنید.

 

اگر هزینه فایده استفاده از هوش تجاری در اصلاح فرایند‌های داخلی و افزایش بهره‌وری قابل‌توجیه است دست بکار شوید.

 

نکاتی در مورد نرم‌افزارهای هوش تجاری در ایران

امروزه شرکت‌ها و حتی اشخاص زیادی در کشور وجود دارند که پیاده‌سازی نرم‌افزارهای هوش تجاری را انجام می‌دهند. اما بعضا مفهوم هوش تجاری را در حد ساختن داشبورد پایین آورده‌اند. هوش تجاری در ایران مشکلاتی دارد که به بعضی از آنها اشاره می‌کنیم.

 

عدم حضور شرکت‌های اصلی توسعه ‌دهنده نرم‌افزار هوش تجاری

شاید این موضوع بزرگ‌ترین مشکل در مسیر به‌کارگیری نرم‌افزارهای هوش تجاری در کشور باشد. به علت عدم ورود شرکت‌های توسعه‌دهنده شاهد استفاده از نسخه‌های رایگان و یا کرک شده نرم‌افزارها هستیم که خود مشکلات زیادی را برای شرکت‌های استفاده‌کننده به وجود می‌آورد.

 

نسخه‌های رایگان یا کرک شده امکانات و توانایی‌های نسخه اصلی را ندارند. در کنار این مسئله ارائه‌کنندگان نرم‌افزار ممکن است توانایی فنی لازم برای استفاده یا آموزش و پشتیبانی از همان قابلیت‌های محدود را هم نداشته باشند.

 

ازآنجایی‌که بین این ارائه‌کنندگان و توسعه‌دهنده (مثلاً مایکروسافت) هیچ رابطه قانونی و حرفه‌ای وجود ندارد استانداردی برای پشتیبانی و آموزش مشتریان هم دیده نشده است.

 

هزینه بالای هوش تجاری و جای خالی self service bi

توسعه‌دهندگان بین‌المللی مثل مایکروسافت و تبلو سال‌هاست که تلاش کرده‌اند تا هزینه استفاده از نرم‌افزارهای هوش تجاری را آن‌قدر کاهش دهند که شرکت‌های کوچک هم قادر به استفاده از نرم‌افزارهای آنها باشند. ارائه خدمات هوش تجاری به‌صورت ابری (cloud) برای نرم‌ افزار power bi تلاشی برای فراگیر کردن استفاده از هوش تجاری از سمت مایکروسافت بوده است.

 

ارائه هوش تجاری به‌صورت self service عامل دیگری در کاهش هزینه‌ها است . self service بودن یک نرم‌افزار BI به کاربران غیرفنی اجازه می‌دهد بدون نیاز به واحد IT و افراد فنی با داده‌ها کار کنند و داشبوردها و گزارش‌های موردنیاز خود را بسازند.

 

با وجود تمام موارد بالا آنچه در کشور شاهد آن هستیم پدیده داشبورد فروشی است. پروژه‌های پیاده ‌سازی شده با نسخه رایگان power bi از چند صد میلیون تا چند میلیارد تومان متغیر هستند. بعضی از شرکت‌های ارائه‌دهنده پروژه‌ها را بر اساس تعداد داشبورد قیمت‌گذاری می‌کنند و متأسفانه برخی از این شرکت‌ها به‌صراحت می‌گویند که هوش تجاری مناسب کسب و کارهای کوچک و متوسط نیست.

 

عدم انعطاف‌پذیری نرم‌افزار

انعطاف‌پذیربودن، توانایی شرکت توسعه دهنده برای توسعه نرم‌افزار بر اساس خواست و نیاز مشتری است. نیازهای جدید مشتری باید توسط ارائه‌دهنده دیده شود و برای آنها راهکارها ارائه گردد. هنگامی که از نرم‌افزار رایگان یا قفل‌شکسته استفاده می‌کنید هیچ پشتیبانی از توسعه‌دهنده (شرکت مادر) در این زمینه دریافت نخواهید کرد

 

توانایی فنی در کار با پایگاه‌های داده

نرم‌افزار تنها بخشی از داستان است و آنچه اهمیت بیشتری دارد توانایی کار با پایگاه‌های داده و ارائه خدمات ETL است . متأسفانه شرکت‌هایی که توانایی فنی و عملی در پیاده‌سازی انبارهای داده داشته باشند زیاد نیستند و این مطلب مشکل بزرگی در راه‌اندازی هوش تجاری است.

 

نبود راهکارهای جامع نرم‌افزاری

همان‌طور که قبلاً اشاره شد مشکل بعضی از کسب‌وکارها نداشتن سازوکار مناسب برای جمع‌آوری درست داده است. به علت نبودن راهکارهای جامع در بازار نرم‌افزاری کشور شرکت‌ها بعضاً با مشکل گردآوری و دسته‌بندی داده‌ها روبرو هستند. تعداد زیاد و متفاوت نرم افزارهای عملیاتی بعلاوه فراینده‌های کاری معیوب پیاده‌سازی هوش تجاری را زمان‌بر و سخت می‌کند.

 

جمع‌بندی پایانی

 

اگر قصد پیاده‌سازی هوش تجاری را دارید حتماً به مواردی که در بالا عنوان شد توجه کنید.

 

• دقت کنید حتماً نیازهای شرکت و نوع کاربرانی که قرار است از نرم‌افزار استفاده کنند را مشخص کنید.

 

• بررسی کنید کدام یک از نرم‌افزارهای موجود جوابگوی از نیازها و نیازهای احتمالی شما در آینده هستند. نوع حوزه کاری و اندازه شرکت خود را در نظر بگیرید و با نگاه به آینده انعطاف‌پذیری نرم‌افزارها را بررسی کنید.

 

• در مورد ارائه‌کنندگان هوش تجاری به سطح پشتیبانی شرکت خدمات‌دهنده در زمینه استقرار و آموزش توجه ویژه‌ای داشته باشید.

 

• در زمان معرفی محصول حتماً از ارائه‌دهنده بخواهید دموی زنده از نرم‌افزار را برای شما نمایش دهد، به ویدئو های از قبل ضبط شده اتکا نکنید. اصرار کنید جلسه ارائه و ساخت داشبورد به‌صورت زنده و با داده‌های واقعی خود شما انجام بگیرد.

 

• استفاده از یک تیم مشاور خارج از سازمان برای کمک به استقرار پلتفرم هوش تجاری کمک بزرگی خواهد بود و مانع ازبین‌رفتن وقت و انرژی پرسنل و مدیران می‌شود. بهتر است که این خدمات توسط ارائه‌کننده و توسعه‌دهنده نرم‌افزار در اختیار شما قرار گیرد و جزئی از قرارداد باشد.

منبع : 12 نکته مهم پیش از استفاده از هوش تجاری