نحوه جدول کشی در اکسل

نحوه جدول کشی در اکسل و ویرایش آنها 

آموزش اکسل
آموزش امروز ما نحوه درج جدول در اکسل و مزایای این کار را برایتان توضیح می دهد. با جدول کشی در اکسل می توانید از چندین قابلیت فوق العاده مثل ستون های محاسبه شده، ردیف کل و آدرس های ساختار یافته برخوردار شوید. همچنین ما در این مطلب به شما یاد می دهیم که توابع و فرمول های اکسل چکار می کنند، چطور باید جدول اکسل کشید و اینکه چطور می توان جدول را در برنامه اکسل حذف کرد. با ما همراه باشید.
جدول کشی یکی از قدرتمندترین و بهترین قابلیت های اکسل است که اغلب یا نادیده یا دست کم گرفته می شود. فقط زمانی متوجه ارزش جدول در اکسل می شوید که به آن نیاز پیدا کنید. اگر خودتان بخواهید جدول بکشید مطمئنا وقت زیادی را باید صرف این کار کنید و نتیجه آن هم به خوبی کاری که اکسل می کند از آب در نمی آید. این ابزار فوق العاده در وقت و انرژی شما صرفه جویی و کارها را برایتان راحت می کند.
تبدیل داده ها به جدول، دردسر ایجاد ناحیه های نامگذاری شده دینامیک، به روز رسانی منابع فرمول ها، کپی فرمول ها در ستون ها، قالب بندی، فیلتر و مرتب سازی داده ها را از بین می برد؛ چون خود اکسل همه این موارد را به طور خودکار انجام می دهد.

جدول اکسل چیست؟

جدول در اکسل به یک شکل نامگذاری شده گفته می شود که به شما امکان می دهد محتویات آن را جدا از بقیه داده های صفحه کارتان مدیریت کنید. جدول ها در اکسل ۲۰۰۷ نسخه ارتقا یافته جداول ۲۰۱۳ هستند و در تمام نسخه های بعدی اکسل ۲۰۱۰ تا ۲۰۱۹ موجود می باشند.
جداول اکسل مجموعه ای از ویژگی ها را برای تجزیه و تحلیل و مدیریت موثر داده ها مثل ستون های محاسبه شده، ردیف کل، فیلترهای خودکار و گزینه های مرتب سازی، گسترش خودکار جدول و موارد دیگر را در اختیار شما می گذارند.
به طور معمول، یک جدول حاوی داده های مرتبطیست که در یک سری ستون و ردیف وارد می شوند. البته ممکن است این جدول فقط از یک ستون یا یک ردیف تشکیل شده باشد. تصویر زیر تفاوت بین یک جدول و محدوده معمولی از سلول ها در اکسل را نشان می دهد:

نکته: یادتان باشد جدول اکسل را نباید با جدول داده اشتباه گرفت. جدول داده ها بخشی از ابزار What-If Analysis در اکسل  است که امکان محاسبه چندین نتیجه را فراهم می کند.

نحوه رسم جدول در اکسل

گاهی اوقات پیش می آید که وقتی کسی یک سری داده مرتبط را در یک صفحه کاری وارد می کند، از این داده ها به عنوان جدول یاد می کنند که از نظر فنی کاملا غلط است. برای تبدیل طیف وسیعی از سلول ها به یک جدول، شما باید دقیقا جدول بکشید. برای جدول کشی در اکسل چند راه مختلف وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می کنیم.

آموزش فرمول نویسی اکسل

۳ روش جدول کشی در اکسل

برای درج جدول در اکسل، اول از همه داده هایتان را در ستون ها و سطرها سازماندهی کنید. بعد روی هر کدام از سلول های مجموعه داده هایتان کلیک کنید و یکی از موارد زیر را انجام بدهید:
۱- از سربرگ Insert در گروه Tables، روی Table کلیک کنید. با این کار جدولی با سبک پیش فرض برای شما ایجاد می شود.

۲- از سربرگ Home در گروه Styles، روی Format as Table کلیک و یکی از سبک های از پیش تعریف شده جدول را انتخاب کنید.

۳- اگر ترجیح می دهید به جای موس با صفحه کلید کار کنید، سریع ترین راه برای رسم جدول در اکسل، فشار دادن کلیدهای میانبر جدول یعنی Ctrl+T است.
هر کدام از این روش ها را که به کار ببرید اکسل به طور خودکار کل سلول های آن ناحیه را انتخاب می کند. بررسی کنید که آیا محدوده مورد نظرتان به درستی انتخاب شده یا نه و بعد گزینه My table has headers را علامت بزنید یا علامت آن را بردارید و روی OK کلیک کنید.

در نهایت یک جدول قالب بندی شده در صفحه کار شما ایجاد می شود. در نگاه اول ممکن است این جدول شبیه یک محدوده معمولی داده ها به همراه گزینه های فیلتر در ردیف هدر (header) به نظر برسد؛ اما در واقع قابلیت های بیشتری پیش روی شما قرار دارد!

نکته:

• اگر قصد دارید چند مجموعه داده جدا از هم را مدیریت کنید می توانید در همان صفحه بیشتر از یک جدول بکشید.
• درج جدول در فایل های به اشتراک گذاشته شده امکان پذیر نیست چون اکسل از قابلیت جدول در ورک بوک ها پشتیبانی نمی کند.

۱۰ ویژگی و قابلیت مفید جدول اکسل

همانطور که قبلا هم گفتیم، جدول کشی در اکسل نسبت به ایجاد محدوده معمولی داده ها مزایای زیادی دارد. پس چرا نباید از این همه قابلیت مفید و خوب که فقط با یک کلیک در اختیارتان قرار می گیرد استفاده نکنید؟ بیایید با هم برخی از ویژگی های جدول کشیدن در اکسل را مرور کنیم.

۱- گزینه های مرتب سازی و فیلتر یکپارچه

معمولا مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها در صفحه کار نیاز به طی چند مرحله دارد. در جدول ها فلش های فیلتر به طور خودکار در ردیف هدر اضافه می شوند و به شما اجازه می دهند تا از فیلترهای متنی و عددی مختلف استفاده کنید و داده ها را به ترتیب صعودی یا نزولی بودن یا رنگشان مرتب سازی نمایید و یا ترتیب مرتب سازی سفارشی خودتان را ایجاد کنید.

اگر قصد فیلتر کردن یا مرتب سازی داده هایتان را ندارید با رفتن به زبانه Design > Table Style Options و انتخاب گزینه Filter Button، به راحتی می توانید فلش های فیلتر را پنهان کنید.

به جای این کار می توانید از کلیدهای میانبر Shift + Ctrl + L هم برای مخفی کردن و نشان دادن فلش های فیلتر استفاده کنید علاوه بر این ، در اکسل ۲۰۱۳، ۲۰۱۶ و ۲۰۱۹ می توانید با بکارگیری ابزار اسلایسر (slicer)، داده های جدولتان را به سرعت و به راحتی فیلتر کنید.

۲- مشاهده عناوین ستون ها هنگام پیماش جدول

موقع کار با یک جدول بزرگ در اکسل، وقتی صفحه را به پایین می کشید هنوز هم می توانید عنوان های سر صفحه ها یا همان هدرها را مشاهده کنید و این مزیت خوبی محسوب می شود. اگر این قابلیت به کارتان نمی آید فقط کافیست قبل از اینکه به پایین صفحه بروید یکی از سلول های جدولتان را انتخاب کنید.

۳- قالب بندی آسان (سبک های جدول اکسل)

یک جدول تازه ترسیم شده در اکسل از قبل با ردیف های یکدست، مرزبندی و مواردی از این قبیل فرمت دهی می شود. اگر فرمت یا همان قالب پیش فرض جدول را دوست ندارید می توانید از بین بیش از ۵۰ سبک از پیش تعریف شده موجود در گالری Table Styles در تب Design، به راحتی آن را تغییر بدهید.

به غیر از تغییر سبک جدول، تب Design به شما امکان می دهد موارد زیر را برای جدولتان فعال یا غیر فعال کنید:

• Header row: سرصفحه های ستونی را نشان می دهد که هنگام پیمایش داده های جدول همچنان قابل مشاهده هستند.
• Total row: مجموع ردیف را در انتهای جدول با تعدادی از توابع از پیش تعریف شده برای انتخاب اضافه می کند.
• Banded rows و banded columns: ردیف ها یا ستون های جدول یکی در میان به صورت هایلایت در می آیند.
• First column و last column: قالب بندی ویژه ستون اول و آخر جدول را نشان می دهد.
• Filter button: فلش های فیلتر را ردیف هدر نشان می دهد یا آن را پنهان می کند.

تصویر زیر گزینه های پیش فرض سبک جدول را نشان می دهد:

نکات مربوط به سبک های جدول:

• اگر سربرگ Design در ورک بوک شما نشان داده نمی شود کافیست روی یکی از خانه های داخل جدولتان کلیک کنید تا این تب برایتان ظاهر شود.
• برای تنظیم یک سبک خاص به عنوان سبک پیش فرض جدول ها در اکسل، روی آن سبک در گالری Excel Table Styles کلیک راست کنید و گزینه و Set As Default را انتخاب نمایید.
• برای حذف قالب بندی جدول، از تب Design در گروه Table Styles روی گزینه More در گوشه پایین و سمت راست کلیک کنید و بعد گزینه Clear در زیر table style را انتخاب کنید.

۴- گسترش خودکار جدول برای اضافه کردن داده های جدید

معمولا اضافه کردن سطر یا ستون های بیشتر به یک صفحه کار به معنی قالب بندی کردن است نه جدول کشی! چون اگر برای جمع آوری داده هایتان از جدول اکسل استفاده کنید، برنامه به طور خودکار و اتوماتیک جدول را بزرگتر می کند تا داده های جدید اضافه شوند. به این ترتیب نیازی نیست شما خودتان سطر یا ستونی اضافه کنید.

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، ستون ها و سطرهای تازه اضافه شده هم دارای همان قالب بندی قبلی هستند و هایلایت یکی در میان خانه ها هم روی آنها اعمال می شود. اما این فقط قالب بندی جدول نیست که روی سلول های جدید جدول اعمال می شوند؛ بلکه توابع جدول و فرمول ها نیز روی هر داده جدیدی که وارد شود پیاده می شوند.
به عبارت دیگر، وقتی در اکسل یک جدول می کشید، طبیعتا این جدول حالت دینامیک و پویایی دارد و همزمان با افزایش اطلاعات، جدولتان هم بزرگتر می شود تا داده های جدید را در خود جای بدهد. برای لغو گسترش پیدا کردن جدول، روی گزینه Undo در نوار ابزار کلیک کنید یا Ctrl+Z را بزنید تا تغییرات اعمال شده به حالت قبل برگردند.

۵- جمع سریع داده ها (total row)

برای جمع آوری سریع داده های جدولتان، ردیف مجموع درانتهای جمع ها نشان داده می شود و سپس می توانید عملکرد مورد نیاز را از لیست کشویی انتخاب کنید. برای اضافه کردن جمع بندی در ردیف آخر، روی یکی از خانه های جدول کلیک راست کنید و بعد گزینه total row را انتخاب نمایید. یا می توانید به تب Design بروید و در گروه Table Style Options، تیک Total Row  را بزنید:

هر دو روش باعث می شوند که ردیف جمع در انتهای جدول شما ظاهر شود. بعد برای هر سلول ردیف تابع مورد نظر را انتخاب می کنید و فرمول مربوطه به طور خودکار در سلول وارد می شود:

نکات مربوط به Total Row در اکسل:

• توابع جدول اکسل محدود به توابع موجود در منوی کشویی نیستند. با کلیک روی بقیه توابع در منوی کشویی و یا وارد کردن مستقیم فرمول در سلول ها می توانید هر عملکردی را که می خواهید در سلول Total Row وارد کنید.
• Total row باعث اعمال شدن تابع SUBTOTAL می شود. این تابع مقادیر را فقط در سلول های قابل مشاهده محاسبه می کند و سلول های پنهان (فیلتر شده) را کنار می گذارد. اگر می خواهید داده هایتان هم در ردیف های قابل مشاهده و هم در ردیف های پنهان جمع بزنید، باید یکی از فرمول های مربوطه آن مثل SUM, COUNT, AVERAGE و غیره را به صورت دستی وارد کنید.

۶- محاسبه آسان داده های جدول (Calculated Column)

یکی دیگر از مزایای مهم جدول اکسل این است که به شما امکان می دهد با وارد کردن یک فرمول، کل داده های یک ستون را در یک سلول محاسبه کنید. به عنوان مثال، برای ایجاد یک ستون محاسباتی در جدول نمونه ما، فرمول میانگین را در سلول E2 وارد می کنیم:

به محض اینکه Enter را بزنید، فرمول بلافاصله در سلول های دیگر همان ستون کپی می شود و برای تمام سطرهای جدول تنظیم می گردد:

 

رسم نمودار در اکسل

نکات مربوط به ستون محاسباتی در اکسل (Calculated Column):

• اگر ستون محاسباتی در جدولتان ایجاد نمی شود مطمئن شوید که گزینه پر کردن فرمول ها درجدول های اکسل برایتان فعال است. برای چک کردن این موضوع، روی File > Options کلیک کنید. بعد در پنجره سمت چپ Proofing را انتخاب نمایید. روی گزینه AutoCorrect Options کلیک و به تب AutoFormat As You Type بروید.
• یادتان باشد وارد کردن فرمول در ستونی که از قبل حاوی داده باشد، ستون محاسباتی ایجاد نمی کند. در این حالت مثل تصویر زیر، گزینه های اصلاح خودکار ظاهر می شوند و به شما امکان می دهند داده ها را در کل ستون بازنویسی کنید تا یک ستون محسباتی ایجاد شود.

با کلیک روی گزینه Undo Calculated Column در در گزینه های تصحیح خودکار یا از طریق گزینه Undo در نوار ابزار، می توانید ستون محاسباتی ایجاد شده را لغو کنید.

۷- فرمول های قابل فهم برای جدول ها (آدرس های ساختار یافته یا structured references)

یکی از مزایای غیر قابل انکار جدول های اکسل، امکان ساخت فرمول های پویا و آسان برای خواندن با آدرس های ساختار یافته است که در آنها نام جدول و ستون به جای آدرس سلول استفاده می شود.
به عنوان مثال، این فرمول میانگین تمام مقادیر موجود در ستون های ماه ژانویه تا مارس را در جدول فروش پیدا می کند:
=AVERAGE(Sales_table[@[Jan]:[Mar]])
خوبی آدرس های ساختار یافته در این است که اولا بدون نیاز به یادگیری شیوه خاصی و به صورت خودکار توسط خود اکسل ساخته می شوند و در ثانی موقع اضافه کردن یا حذف داده ها در جدول، به طور خودکار تنظیم می شود و دیگر نیاز نیست نگران به روزرسانی این آدرس ها به صورت دستی باشید.

۸- انتخاب داده ها با یک کلیک

شما می توانید داده ها و سلول های جدول را با یک حرکت موس انتخاب کنید. همچنین می توانید ردیف ها و ستون های جدول را با یک کلیک به صورت انتخاب شده در بیاورید.
 

۹- نمودارهای پویا

وقتی در جدولتان از نمودار یا چارت استفاده می کنید و موقع ویرایش داده های جدول، نمودار به صورت خودکار به روز می شود. علاوه بر این وقتی یک ستون یا ردیف جدید به جدول اضافه می شود نمودار شما به صورت پویا بزرگتر می شود تا بتوانید داده های جدید را در آن وارد کنید.
موقع حذف برخی از داده های جدول نیز اکسل بلافاصله آنها را از نمودار حذف می کند. تنظیم خودکار محدوده منبع نمودار یکی از ویژگی های بسیار مفید هنگام کار با مجموعه داده هاییست که اغلب کاهش یا افزایش پیدا می کنند.

۱۰- امکان پرینت جدول به تنهایی

اگر می خواهید فقط از جدولتان پرینت بگیرید و سایر اطلاعات موجود در صفحه را کنار بگذارید می توانید سلول های مورد نظرتان در صفحه را انتخاب کنید و و Ctrl + P را بزنید و یا اینکه روی File> Print کلیک کنید. گزینه Print Selected Table بدون نیاز به اعمال تنظیمات پرینت، از جدول شما پرینت می گیرد: