روشهای مختلفی برای بایگانی اسناد وجود دارد
در این مقاله از به بررسی روشهای بایگانی اسناد الکترونیکی می‌پردازیم. با توجه به افزایش روزافزون داده‌های دیجیتال، انتخاب روش مناسب برای بایگانی این اسناد از اهمیت بالایی برخوردار است. در ادامه به بررسی انواع روش‌ها، مزایا و معایب هر یک می‌پردازیم.
بایگانی اسناد و داده‌های مهم از قرن‌ها پیش بخش مهمی از جامعه ما بوده است. این کار اطمینان حاصل می‌کند که اطلاعات، چه موقت و چه دائمی، ذخیره و حفظ شده و در صورت نیاز در دسترس قرار می‌گیرد. اما با افزایش حجم اطلاعات و داده‌ها، به فضای بیشتری برای این بایگانی‌ها نیاز است. خوشبختانه، در عصر حاضر، بایگانی دیجیتال یک راه حل فوق‌العاده برای این مشکل قدیمی ارائه می‌دهد.
راههای بایگانی اسناد الکترونیک
اسناد سوخت و پایه و اساس سازمان شما هستند. برای عملکرد موثر، دانش و داده‌های موجود در شرکت شما باید برای کسانی که به آن نیاز دارند، به راحتی قابل دسترسی باشد. اینجاست که بایگانی اسناد وارد می‌شود. این شامل اسناد فیزیکی و اسناد دیجیتال می‌شود. همچنین شامل بایگانی داده‌ها نیز می‌شود. بایگانی داده معمولاً به انواع مختلفی از داده‌ها مربوط می‌شود: داده‌های پشتیبان و داده‌های بایگانی شده.
روشهای مختلفی برای بایگانی اسناد وجود دارد، در اینجا چند مورد ذکر شده است:
استاندارد چندین قرن. صورت‌حساب‌ها، قبض‌ها و سایر ردیابی‌های کاغذی همگی به صورت فیزیکی روی کاغذ وجود دارند و در پوشه‌ها، فایل‌ها و جعبه‌های مقوایی فیزیکی ذخیره می‌شوند. این کار فضای ارزشمندی را اشغال می‌کند، اسناد مستعد آسیب یا سرقت هستند یا دسترسی و نگهداری از آن‌ها دشوار است.
این روش بایگانی ترکیبی شامل ذخیره فیزیکی اسناد شما روی کاغذ و درخواست اسکن یک سند در صورت نیاز به صورت دیجیتال است.
با پیشرفت تحول دیجیتال، شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای به سمت سیستم‌های بایگانی اسناد بدون کاغذ روی می‌آورند. اسناد به صورت الکترونیکی پردازش و مدیریت می‌شوند، برای مثال با استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS)، در حالی که فایل‌ها و اسناد به صورت ایمن با استفاده از نرم‌افزار بایگانی ذخیره می‌شوند. این روشی است که ما روی آن تمرکز خواهیم کرد.
اصول و مزایای بایگانی الکترونیکی
بایگانی الکترونیکی (یا دیجیتال) مزایای بسیاری دارد. این یک راه حل طولانی مدت و صرفه‌جو در فضا با ظرفیت گسترش تقریباً نامحدود است. هنگامی که صحبت از مدیریت اسناد شما می‌شود، بایگانی دیجیتال در وقت، پول و حتی فضا برای شما صرفه‌جویی می‌کند. بنابراین فایل‌های دیجیتالی که می‌توانید در یک بایگانی مجازی یا آنلاین ذخیره کنید چیست؟ آن‌ها می‌توانند هر چیزی باشند که سازمان شما نیاز دارد، از فایل‌های متنی تا فایل‌های تصویری، از ویدیوها تا صفحات گسترده و موارد بسیار دیگر. بنابراین دقیقاً مهم‌ترین مزایای بایگانی دیجیتال کدامند؟ ما آن‌ها را برای شما خلاصه کرده‌ایم:
با انتخاب نرم‌افزار مدیریت محتوا (ECM) گواهی شده مطابق با الزامات قانونی بایگانی ضد حسابرسی داخلی و استانداردهای جهانی مانند ISO 16175-2، شرکت‌ها می‌توانند مطمئن باشند که همه اسناد مرتبط مطابق با الزامات حسابرسی بایگانی شده‌اند. نه تنها می‌توان در هر زمان به تمام اطلاعات دسترسی داشت، بلکه آن‌ها به صورت ایمن، کامل، صحیح، بدون تغییر، قابل تکثیر، در قالب قابل خواندن توسط ماشین و بدون از دست دادن ذخیره می‌شوند. شرکت‌ها می‌توانند مستقیماً اسناد مورد نیاز حسابرسان داخلی و خارجی را ارائه دهند و از این طریق از مشکلات مالیاتی و پیامدهای قانونی جلوگیری کنند.
یک بایگانی دیجیتال مرکزی اساس تجمع تمام دانش یک شرکت است: این یک مخزن تجربیات مهم است و اطلاعات را در زمان و مکان مورد نیاز کارکنان ارائه می‌دهد. فایل‌های الکترونیکی توابع مفید دیگری را اضافه می‌کنند. آن‌ها اطلاعات را در زمینه تجاری مناسب ( برای مثال در مورد فرآیندها و موضوعات تجاری خاص) برای کمک به کارمندان برای آسان‌تر پیدا کردن آنچه نیاز دارند و تسریع فرآیندهای کاری بسته‌بندی می‌کنند. در حالت ایده‌آل، نرم‌افزار DMS با فایل‌های الکترونیکی مکمل بایگانی است.
با بایگانی الکترونیکی، شرکت‌ها دسترسی شبانه‌روزی به تمام اسناد مهم (مانند مربوط به تولید، آزمایش، بازرسی، تحویل، بهداشت و ایمنی شغلی، انطباق با کیفیت و موارد دیگر) دارند. این اسناد مطابق با الزامات حسابرسی بایگانی می‌شوند، به این معنی که می‌توان آن‌ها را در تمام مراحل چرخه عمر خود حسابرسی کرد. همه چیز ثبت می‌شود، از زمان و نحوه ایجاد سند تا اینکه چه کسی چه چیزی را تغییر داده و چگونه بایگانی شده است. این می‌تواند در صورت بروز مشکلات مسئولیت، محافظت حیاتی در برابر عواقب قانونی و مالی ارائه دهد.
با اقدامات احتیاطی مناسب، بایگانی دیجیتال (از جمله بایگانی ضد حسابرسی) می‌تواند از اطلاعات در برابر تخریب، از دست رفتن، دستکاری و سرقت محافظت کند. یک راه حل جامع بایگانی به روشهای مختلفی با این موضوع مقابله می‌کند، برای مثال با مفاهیم مجوز. شرکت‌ها می‌توانند مشخص کنند چه کسی مجاز به مشاهده، ویرایش و حذف چه اطلاعاتی است.
هنگام صحبت در مورد دوره‌های نگهداری قانونی، همه اسناد تجاری برابر نیستند: انواع و فرم‌های مختلف اسناد مشمول قوانین نگهداری مختلفی هستند. دوره‌های نگهداری خودکار و ضرب‌الاجل‌های حذف ابزارهای مفیدی هستند که به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که بایگانی آن‌ها کاملاً مطابق است. آن‌ها از پاک شدن زودهنگام یا تصادفی جلوگیری می‌کنند و زمانی که اسناد نیاز به حذف دارند (مانند مواردی که حاوی داده‌های شخصی مطابق با GDPR اتحادیه اروپا هستند)، آن‌ها مدرکی از حذف ارائه می‌دهند.
بایگانی الکترونیکی مزایای بسیاری دارد
بایگانی الکترونیکی برای مدیریت و حفظ موثر اسناد دیجیتال به طیف وسیعی از فناوری‌ها و ابزارها متکی است. برخی از فناوری‌ها و ابزارهای معمول مورد استفاده عبارتند از:
• سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS): DMS یک پلتفرم مرکزی برای ضبط، نمایه سازی و سازماندهی اسناد الکترونیکی فراهم می‌کند. این امکان بازیابی آسان را فراهم می‌کند و همکاری بین کاربران را تسهیل می‌کند.
• تشخیص نوری کاراکتر (OCR): نرم افزار OCR تبدیل اسناد اسکن شده به فایل‌های دیجیتال قابل جستجو و ویرایش را امکان‌پذیر می‌کند. این نقش مهمی در دیجیتالی کردن اسناد فیزیکی برای اهداف بایگانی ایفا می‌کند.
• فشرده‌سازی داده‌ها: برای بهینه سازی فضای ذخیره‌سازی، از تکنیک‌های فشرده‌سازی داده برای کاهش اندازه فایل‌های الکترونیکی بدون کاهش کیفیت آن‌ها استفاده می‌شود. این امر در بایگانی کارآمد و بازیابی سریع‌تر اسناد کمک می‌کند.
• مدیریت متادیتا: متادیتا اطلاعات زمینه ای را به اسناد الکترونیکی اضافه می‌کند و طبقه‌بندی، جستجو و بازیابی آن‌ها را آسان‌تر می‌کند. ابزارهای مدیریت متادیتا برچسب‌گذاری دقیق و سازگار متادیتا را برای شیوه‌های بهتر بایگانی تضمین می‌کنند.
• ذخیره‌سازی ابری: ذخیره اسناد الکترونیکی در فضای ابری امکان دسترسی از راه دور، مقیاس‌پذیری و پشتیبان‌گیری امن داده‌ها را فراهم می‌کند. راهکارهای بایگانی مبتنی بر ابری انعطاف‌پذیری و مقرون به صرفه بودن را برای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ ارائه می‌دهند.
بایگانی الکترونیکی از طریق اقدامات و شیوه‌های مختلف امنیت و دسترسی به داده‌ها را تضمین می‌کند:
√ رمزگذاری داده‌ها: اسناد الکترونیکی حساس با استفاده از الگوریتم‌های رمزگذاری پیشرفته رمزگذاری می‌شوند تا از دسترسی غیرمجاز محافظت شوند و محرمانگی آن‌ها تضمین شود.
√ کنترل دسترسی: مکانیسم‌های کنترل دسترسی مبتنی بر نقش برای محدود کردن دسترسی به اسناد بر اساس نقش‌ها و مجوزهای کاربر اجرا می‌شوند. این امر از مشاهده، تغییر یا حذف غیرمجاز اسناد بایگانی شده جلوگیری می‌کند.
√ پشتیبانی و بازیابی پس از فاجعه: پشتیبان‌گیری منظم و برنامه‌های بازیابی پس از فاجعه برای محافظت در برابر از دست رفتن داده‌ها یا خرابی سیستم ایجاد می‌شوند. راهکارهای بایگانی اغلب پشتیبان‌گیری خودکار و اقدامات افزونگی را ارائه می‌دهند.
√ ردیابی‌های حسابرسی: سیستم‌های بایگانی ردیابی‌های دقیقی را حفظ می‌کنند که تمام اقدامات انجام شده روی اسناد بایگانی شده را ثبت می‌کند. این امر در ردیابی هرگونه فعالیت غیرمجاز یا مشکوک کمک می‌کند.
بایگانی الکترونیکی برای مدیریت و حفظ موثر اسناد دیجیتال متکی است
1. چه عواملی باعث شده‌اند که بایگانی الکترونیکی جایگزین بایگانی سنتی شود؟
- صرفه جویی در فضا: اسناد الکترونیکی به فضای فیزیکی بسیار کمتری نسبت به اسناد کاغذی نیاز دارند.
- افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات: جستجو و بازیابی اسناد الکترونیکی به مراتب سریع‌تر از اسناد کاغذی است.
- امنیت بالاتر: با استفاده از رمزگذاری و کنترل دسترسی، می‌توان امنیت اسناد الکترونیکی را به میزان قابل توجهی افزایش داد.
- کاهش هزینه‌ها: در درازمدت، هزینه‌های نگهداری و مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار کمتر از اسناد کاغذی است.
- انطباق با قوانین و مقررات: بسیاری از قوانین و مقررات، نگهداری الکترونیکی اسناد را به عنوان یک روش مطمئن و قابل اعتماد پذیرفته‌اند.
2. چه نوع اسنادی را می‌توان به صورت الکترونیکی بایگانی کرد؟
تقریباً تمام انواع اسناد را می‌توان به صورت الکترونیکی بایگانی کرد، از جمله:
اسناد متنی (Word، PDF، TXT) ، اسناد تصویری (JPEG، PNG) ، اسناد صوتی (MP3، WAV) ، اسناد ویدیویی (MP4، AVI) ، اسناد اکسل و سایر فایل‌های داده‌ای ، ایمیل‌ها و اسناد اسکن شده
3. آیا بایگانی الکترونیکی کاملاً جایگزین بایگانی سنتی می‌شود؟
در حال حاضر، بسیاری از سازمان‌ها ترکیبی از بایگانی الکترونیکی و سنتی را به کار می‌برند. با این حال، با توجه به مزایای فراوان بایگانی الکترونیکی، انتظار می‌رود در آینده نزدیک این روش به طور کامل جایگزین روشهای سنتی شود.
4. چه چالش‌هایی در پیاده‌سازی سیستم بایگانی الکترونیکی وجود دارد؟
مقاومت در برابر تغییر: برخی از افراد ممکن است در برابر تغییر از روشهای سنتی به روشهای الکترونیکی مقاومت کنند.
هزینه‌های اولیه: پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی الکترونیکی مستلزم سرمایه‌گذاری اولیه است.
آموزش کاربران: کاربران باید آموزش ببینند تا بتوانند از سیستم جدید به طور مؤثر استفاده کنند.
امنیت اطلاعات: حفاظت از اطلاعات در برابر دسترسی‌های غیرمجاز و حملات سایبری بسیار مهم است.
بایگانی اسناد الکترونیکی مزایای بی‌شماری برای کسب‌وکارها به همراه دارد، از جمله افزایش کارایی، بهبود دسترسی و تقویت امنیت داده‌ها. با دیجیتالی کردن و سازماندهی اسناد، شرکت‌ها می‌توانند عملیات خود را ساده‌سازی کنند، در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند و ردپای کربن خود را کاهش دهند. با توجه به افزایش روزافزون وابستگی به فناوری، پذیرش بایگانی اسناد الکترونیکی نه تنها یک امتیاز بلکه یک ضرورت برای کسب‌وکارهای مدرن است. بنابراین، از اجرای این راه‌حل موثر برای بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت اسناد خود دریغ نکنید و از رقبا پیشی بگیرید.
گردآوری:بخش کامپیوتر و اینترنت
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها