نرم افزار حسابداری چیست؟ تجزیه و تحلیل ویژگی ها، انواع، مزایا

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری یک برنامه کاربردی اساسی است که به سازمان اجازه می دهد تا جریان پول را برای بررسی و حسابرسی داخلی و خارجی ثبت کند. این ابزار اولیه برای ارزیابی سلامت مالی یک سازمان و برای برآورده کردن انطباق قانونی از طریق ابزارهایی مانند دفتر کل، حساب‌های پرداختنی و دریافتنی، سفارش‌های خرید، مدیریت سهام و صورت‌حساب است.

نرم افزار حسابداری خوب برای کارآفرینانی که می خواهند کسب و کار خود را به سمت موفقیت هدایت کنند ضروری است. نه تنها باید بتواند خلاصه ای سریع یا ارائه دقیق سود و زیان را همراه با سایر معاملات مالی شما ارائه دهد. همچنین باید الزامات قانونی منطقه یا کشور خاصی را که کسب و کار شما در آن در حال فعالیت است رعایت کنید.

جدای از پرداختن به قوانین در حال تحول، انتخاب نرم افزار حسابداری شما باید به شما امکان دهد کارهای حسابداری پر زحمت را به صورت خودکار انجام دهید، آماده سازی مالیات را تسریع کنید و خطر خطای انسانی در محل کار را کاهش دهید، به خصوص اگر در یک راه اندازی مجازی کار می کنید. کارشناسان نرم‌افزار ما تعریف جامعی از نرم‌افزار حسابداری ارائه می‌کنند، توضیح می‌دهند که چگونه نرم‌افزار حسابداری می‌تواند به شما در مدیریت کسب‌وکارتان کمک کند و فهرستی از برنامه‌های کاربردی کاندید را برای کمک به شما در دستیابی به سیستم ایده‌آل خود ارائه می‌دهد.

همانطور که قبلا ذکر شد، نرم افزار حسابداری قابل اعتماد باید تمام الزامات قانونی منطقه یا کشوری را که کسب و کار شما در آن فعالیت می کند، برآورده کند. به عنوان مثال، اگر در انگلستان هستید، نرم افزار حسابداری شما باید کاملاً مطابق با MTD باشد تا ردیابی خودکار معاملات حرفه ای و تجاری برای اهداف مالیاتی را تسهیل کند. اگر در ایالات متحده هستید، قانون فراگیر کاهش مالیات و مشاغل نیازمند نرم افزار حسابداری است که هنگام رسیدگی به دستورات قانونی جدید کاملاً انعطاف پذیر باشد.

علاوه بر این، اکثر حسابداران اکنون احساس می کنند که حسابداری سنتی دیگر برای رقابتی ماندن کافی نیست. آنها نه تنها باید حساب های دریافتنی، جریان های نقدی و سایر مدارک را به دقت پردازش کنند. آنها همچنین باید با الزامات صنعت مطابقت داشته باشند و با تغییرات نظارتی همگام باشند، یکی از بزرگترین چالش‌های شرکت‌های حسابداری است.

6 تا از بهترین ویژگی هایی که باید در نرم افزار حسابداری باشد

 

FreshBooks

نرم افزار حسابداری FreshBooks یک سیستم صورتحساب مشتری و ردیابی زمان با امکانات کامل و ساده است که توسط بیش از 5 میلیون کسب و کار در سراسر جهان استفاده می شود. ایده آل برای فریلنسرها و کسب و کارهای کوچک که به دنبال پیگیری سریع چرخه فروش خود و حفظ فرآیندهای خود در راستای استانداردها و مقررات هستند. و به خوبی یکپارچه و سازگار با موبایل است.

 

ERP مبتنی بر ابر و نرم افزار حسابداری NetSuite ERP در درجه اول برای مشاغل کوچک تا متوسط طراحی شده است. این راه حل با مجموعه ای جامع از موجودی، حسابداری، مدیریت انبار، مدیریت سفارش و ابزارهای CRM، فرآیندهای دفتر پشتیبان سرتاسری را از فروش به CRM تا گردش های کاری تجارت الکترونیک ساده می کند. علاوه بر این، NetSuite ERP ابزارهای گزارش‌دهی داخلی و هوش تجاری را فراهم می‌کند که دید مالی در زمان واقعی را در سراسر تجارت فراهم می‌کند.

نرم افزار حسابداری دیگری که به طور عمدی برای کمک به حسابداران و شرکت های حسابداری ساخته شده است تا فرآیندهای خود را ساده کنند. ابزار حسابداری Gusto داده‌ها، ابزارها و آموزش‌های قدرتمندی را ارائه می‌دهد که حسابداران حرفه‌ای را قادر می‌سازد تا وظایف مربوط به مالی را برای مشتریان خود به طور مؤثر مدیریت کنند، مانند حسابرسی مالی، محاسبه حقوق و دستمزد، ثبت مالیات و غیره. این یک داشبورد حسابداری منظم و بصری ارائه می دهد که تمام داده های مالی را در یک مکان ادغام می کند و حسابداران را قادر می سازد مشتریان خود را از یک مکان ردیابی و مدیریت کنند.

نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر QuickBooks Online یک پلتفرم حسابداری یکپارچه برای مشاغل کوچک، مترجمان آزاد و شرکت های حسابداری مستقل ارائه می دهد. این راه حل حسابداری ابزارهای قوی مانند محاسبات مالیاتی خودکار، ردیابی هزینه، مدیریت فاکتور، گزارش ترازنامه، مدیریت صورتحساب، نظارت بر فروش و موارد دیگر را ارائه می دهد. محصول Intuit، QuickBooks Online به طور یکپارچه با سایر برنامه های Intuit از جمله QuickBooks Payments و QuickBooks Payroll ادغام می شود.

راه حل حسابداری آنلاین Sage 50cloud یک سیستم آسان برای استفاده برای شرکت های کوچک و مشاغل متوسط است. یک برنامه دسکتاپ با قابلیت های ابری، مجهز به ابزارهایی برای تهیه مالیات، مدیریت بودجه، ردیابی موجودی، نظارت بر جریان نقدی و خودکارسازی صورتحساب است. علاوه بر این، ابزارهای ردیابی فعالیت و داشبوردهای بصری ارائه می شود که به شما امکان می دهد بر عملکرد کارکنان، وضعیت بودجه و همچنین روند درآمد نظارت کنید. با این اوصاف، این پلتفرم مطمئناً می تواند نحوه انجام مسئولیت های حسابداری خود را ساده کند.

نرم‌افزار حساب‌های پرداختنی مبتنی بر ابر Tipalti یک راه‌حل قوی است که برای خودکارسازی فرآیند حساب‌های پرداختی سرتاسر طراحی شده است. این راه حل عملیات قابل پرداخت جهانی را ساده می کند و از تامین کنندگان مبالغ هنگفتی در حواله های انتقال بانکی بین المللی سالانه صرفه جویی می کند. برخی از ویژگی های قابل توجه آن عبارتند از مدیریت تامین کننده، محاسبات مالیاتی، حواله پرداخت، مدیریت انطباق مقررات، اتوماسیون فاکتور.

ابزار پرداختنی مبتنی بر ابر، Rossum بر اتوماسیون پیشرفته مدیریت اسناد تمرکز دارد. این راه‌حل نرم‌افزاری توسط یک فناوری خودآموز طراحی شده است که به طور خاص برای خودکارسازی فرآیند جمع‌آوری اسناد، جمع‌آوری و استخراج داده‌ها، و پردازش فاکتورها طراحی شده است. علاوه بر این، این پلتفرم قادر است انواع و طرح‌بندی اسناد و فاکتورها را بدون نیاز به قالب انجام دهد.

نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر Xero یک راه حل بصری همه در یک است که در درجه اول برای مشاغل کوچک طراحی شده است. Xero به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پرداخت‌ها را سریع‌تر پردازش کنند، در زمان ورود داده‌ها صرفه‌جویی کنند و تصمیم‌های تجاری بهتری بگیرند. ویژگی هایی مانند ابزارهای صورتحساب، تطبیق بانکی، گزارشگری مالی و موارد دیگر در یک پلتفرم کاربرپسند در دسترس هستند. Xero را می توان با بیش از 800 برنامه ادغام کرد تا راه حل را برای نیازهای شما قابل تنظیم کند.

نرم افزار های حسابداری آنلاین چگونه به کسب و کار ها کمک می کنند؟

2. چرا از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

ما به این موضوع پرداختیم که نرم افزار حسابداری چیست، اما مزایای اصلی آن چیست؟ اصلا چرا از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟ این ابزار با اطلاعات مالی عمیق خود، به شما نشان می دهد که کجا هزینه ها را کاهش دهید و بهره وری را افزایش دهید. با در دست داشتن یک سیستم مناسب، شرکت ها وظایف حسابداری را خودکار می کنند و گزارش های مالیاتی به موقع تهیه می کنند. با این حال، مهمتر از همه، آنها می توانند هزینه ها را پیش بینی کنند و یک استراتژی سرمایه گذاری هوشمندتر با این سیستم ایجاد کنند.

مزایای کلیدی نرم افزار حسابداری عبارتند از:

ساده سازی: سیستم‌های حسابداری کنترل مالی را در دست مخاطبان غیرحسابداری قرار می‌دهند، که برای معنا بخشیدن به اعداد در حین انجام محاسبات خودکار طراحی شده‌اند. صاحب کسب و کار با کم و یا بدون آموزش، می تواند تمام عملیات حسابداری را انجام دهد و با استانداردهای قانونی از رایانه رومیزی یا دستگاه تلفن همراه، و بدون پرداخت هزینه به شخص خارجی برای حفظ بودجه در جریان باشد.

صرفه جویی در هزینه: سیستم‌های حسابداری و مالی محاسبات اصلی و رویه‌های اداری را خودکار می‌کنند و چارچوب درآمد شما را کنترل می‌کنند تا مجبور نباشید مدیریت مالی را به یک متخصص خارجی بسپارید. به موازات آن، آنها همچنین هزینه های مربوط به چاپ و توزیع اسناد را کاهش می دهند و داده های حساس را در مکان های امن و نظارت شده ذخیره می کنند.

شفافیت مالی کامل از دیدگاه یک حسابدار یا یک حسابرس، مهمترین ویژگی سیستم های حسابداری خوب این است که از خطاهای انسانی پرهزینه و تکرار شونده جلوگیری می کنند. محاسبه مبالغ نادرست یا گزارش نکردن به موقع داده ها می تواند به راحتی منجر به یک بحران تجاری شود و اینجاست که محاسبات خودکار بیشترین کاربرد را دارد.

پیش بینی دقیق یکی از مزیت های اصلی نرم افزار حسابداری است. درک دقیق الگوها و روندهای عملکرد مالی شما چیزی است که بدون یک سیستم مستحکم تکمیل آن زمان می برد. نرم افزار حسابداری به اعداد معنی می دهد و به شما کمک می کند بفهمید کجا هزینه ها را کاهش دهید یا کجا بیشتر سرمایه گذاری کنید. با یک نمای کلی واضح از وضعیت مالی فعلی خود، توسعه استراتژی های هوشمند و تخصیص منابع به روش صحیح آسان تر خواهید بود.

بهره وری: اگر یک صاحب کسب و کار نیاز به انتخاب یک مجموعه واحد از خدمات دیجیتالی برای بهبود عملکرد داشته باشد، اولین گزینه او باید نرم افزار حسابداری باشد. این سیستم‌ها در سخت‌ترین و روزمره‌ترین وظایف شرکت‌ها حفاری می‌کنند، حساس‌ترین داده‌های آنها را جمع‌آوری، سازماندهی و تجزیه و تحلیل می‌کنند و مهم‌تر از همه، استفاده هوشمندانه‌تر از پولشان است.

رعایت مالیات: بسیاری از سیستم‌های حسابداری برتر امروزی به کمک حقوق و دستمزد و گزارش‌دهی و پایبندی خودکار به مقررات مالیاتی اختصاص داده شده‌اند. هنگامی که آنها را فعال کردید، آنها منبع شماره یک شما برای اطلاعات مالیاتی و حسابرسی می شوند. آنها تمام جزئیات مهم را برای شما ذخیره می کنند تا یک گردش کار شفاف را حفظ کنید.

بهبود روابط با مشتریان: می توان استدلال کرد که نرم افزار حسابداری ارتباط چندانی با نحوه ارائه خدمات به مشتریان ندارد، اما این نمی تواند دور از واقعیت باشد. اکثر سیستم های حسابداری امروزه (صرف نظر از عملکرد اصلی آنها) حول صورتحساب و صورتحساب موثر کار می کنند و از انواع تاخیرها و عدم ارتباط جلوگیری می کنند. همچنین به راحتی می توان آنها را از طرف کسب و کار شخصی کرد، و بنابراین، عملکرد شرکت را حرفه ای تر و معتبرتر نشان می دهد.

امنیت: داده های مالی با ارزش ترین اطلاعات یک شرکت هستند و باید از افتادن به دست افراد نادرست یا گم شدن اشتباه آنها جلوگیری کرد. این دقیقاً همان کاری است که سیستم های حسابداری و مالی برای کاربران خود انجام می دهند: از به خطر افتادن حسابداری به هر طریقی جلوگیری می کنند و در صورت نیاز به بازیابی آنها، یک نسخه اضافی را نگه می دارند. در بیشتر موارد، می‌توانید ساختار امنیتی داخلی خود را بسازید و تصمیم بگیرید که چه کسی به داده‌های حساس دسترسی خواهد داشت.

3. انواع نرم افزار حسابداری چیست؟

اکنون به سراغ انواع نرم افزار حسابداری می رویم. بسته به نوع عملیات، سیستم های حسابداری و مالی در چهار دسته مختلف قرار می گیرند. توجه داشته باشید که مجموعه‌های حسابداری جامعی نیز برای شرکت‌ها طراحی شده‌اند که بهترین ویژگی‌های هر دسته را ترکیب می‌کنند. در اینجا یک بررسی اجمالی است:

سیستم های صورتحساب و صورتحساب

سیستم‌های صورت‌حساب و صورت‌حساب، وظایف اساسی و روزمره شرکت‌ها را تکمیل می‌کنند، از جمله چک‌نویسی و اطلاع‌رسانی به مشتریان در مورد پرداخت‌های سررسیدشان. آنها برای حفظ کنترل بر دقت ارقام حسابداری و حرفه ای تر و معتبرتر جلوه دادن خدمات برای گیرنده نهایی ضروری هستند. از طرف شرکت، ابزارهای صورت‌حساب و صورت‌حساب به مستندسازی فعالیت‌های مالی و آماده‌سازی آن برای مجوز و اعتبار کمک می‌کنند. 

مثال‌ها:  ،FreshBooksZoho Books  Invoiced ،

 

سیستم های مدیریت حقوق و دستمزد

اگر به دنبال حفظ کنترل بر روی حساب های پرداختنی و دریافتنی های حساب خود هستید، باید به دنبال سیستم های مدیریت حقوق و دستمزد باشید که همه آن ها را مدیریت کند. این ابزارها برای انجام مجموعه‌ای از وظایف مختلف، از جمله محاسبه حقوق کارکنان، کاهش کسورات، واریز حقوق مستقیم به حساب‌های بانکی کارکنان، تولید فرم‌های مالیاتی و فیش‌های حقوق و غیره توسعه یافته‌اند. در دراز مدت، آنها تراکنش های مالی شما را ایمن می کنند، هزینه ها را کاهش می دهند و به تهیه گزارش های دقیق کمک می کنند.

مثال‌ها : Xero، Zenefits، AccountEdge

 

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی

این یکی از مهم ترین دسته نرم افزارهای حسابداری است. این سیستم تمام سیستم های مورد استفاده برای برنامه ریزی محصول، خرید مواد، مدیریت و کنترل موجودی، توزیع، حسابداری، بازاریابی، مالی و منابع انسانی را ترکیب می کند. آخرین راه حل های ERP همچنین ماژول هایی را برای CRM و هوش تجاری ارائه می دهند تا شرکت بتواند از شیوه های خود درس گرفته و استراتژی های بهتری در آینده آماده کند. 

مثال‌ها: Intacct، Brightpearl، Odoo

 

سیستم های مدیریت زمان و هزینه

این برنامه‌ها برای کمک به تسریع چرخه‌های صورت‌حساب و تأیید هزینه‌ها در حین حرکت طراحی شده‌اند و معمولاً به اندازه کافی برای هر کسب‌وکاری قابل تنظیم هستند تا آنها را با سرعت عملیاتی خود تنظیم کند. دلیل اصلی پشت آنها کمک به جمع‌آوری سریع‌تر پرداخت‌ها و شناسایی شیوه‌های کند و ناکارآمد است که قبلاً قابل مشاهده نبودند. بزرگترین مزیت آنها این است که می توانند گزارش های گرافیکی دقیقی در مورد نحوه استفاده از زمان و منابع در هر شرکت تولید کنند.

مثال: FreshBooks، Zoho Expense، Expensify

 نرم افزار حسابداری چه کاری انجام می دهد؟

نرم افزار حسابداری دقیقا چگونه کار می کند و چه ویژگی هایی را ارائه می دهد؟ روش های مختلفی وجود دارد که نرم افزار حسابداری بسته به ویژگی ها و اهداف اصلی آن می تواند کسب و کار شما را بهینه کند. از صدور صورت‌حساب ساده گرفته تا گزارش‌های مالیاتی پیچیده، سیستم‌های حسابداری با انواع و اقسام موارد اضافی همراه هستند که حتی بدون یک سیستم مناسب امکان‌پذیر نیستند.

پس نرم افزار حسابداری چه کار می کند؟ برخی از ویژگی های نرم افزار حسابداری به شرح زیر است:

حسابداری:

حسابداری جزء اصلی هر سیستم در این دسته است و در هنگام انتخاب راه حل قابل اعتماد ابتدا باید به دنبال آن باشید. وقتی «حسابداری» را می شنویم به ذهن می آید دفتر کل، دارایی های ثابت، حساب های پرداختنی و دریافتنی، و تطبیق بانکی است. البته اینها اساسی ترین و مهم ترین آنها هستند، در حالی که سیستم های پیشرفته زنگ ها و سوت های بیشتری برای ارائه به کاربران خود دارند.

صورت‌حساب:

 سیستم‌های حسابداری وجود دارند که منحصراً به صورت‌حساب اختصاص داده شده‌اند، اما اکثر آنها هنوز عملیات مشابه را به عنوان یک ماژول جدایی ناپذیر از هر عملیات مالی در نظر می‌گیرند. بنابراین، آنها به مشتریان اجازه می‌دهند که مجموعه‌های روزمره را خودکار کنند، عملیات را با روش‌های پرداخت جدید و مؤثر و استانداردهای صنعت تنظیم کنند و فاکتورهای دقیق و به موقع برای مشتریان خود تهیه کنند.

بودجه بندی و پیش بینی:

 این نیز یک ماژول همراه مشترک در اکثر سیستم های حسابداری است که عملکرد مالی را برای سال جاری محاسبه و تفسیر می کند و به تخمین بودجه سال آینده کمک می کند. با استفاده از چنین سیستمی، شرکت ها می توانند برآوردهای خود را تهیه کرده و اهداف فروش قابل اجرا و خوش بینانه ای را تعیین کنند.

مدیریت دارایی های ثابت:

 مدیریت دارایی های ثابت، هم به عنوان یک ابزار مجزا یا یک ماژول فراگیر، به مدیریت دقیق تر داده های مالی کمک می کند. این ماژول ویژگی هایی مانند سابقه حسابرسی، سوابق هزینه، محاسبه استهلاک، تخصیص منابع و بسیاری موارد دیگر را ترکیب می کند.

مدیریت حقوق و دستمزد:

با مجموعه‌ای از ویژگی‌های حقوق و دستمزد، می‌توانید پرداخت‌های کارکنان را محاسبه و پردازش کنید، چک‌های آن‌ها را بدون تأخیر تهیه و چاپ کنید و به تمام تعهدات قانونی و مالیاتی فعال بدون خطا پاسخ دهید. سیستم‌هایی وجود خواهند داشت که منحصراً به مدیریت حقوق و دستمزد اختصاص داده شده است که توسط شرکت‌ها و کارمندان سطح بالا برای یادآوری تعهدات مالی‌شان استفاده می‌شود.

حسابداری پروژه:

نرم افزار حسابداری پروژه معمولاً در سیستم های جداگانه ای بسته بندی می شود که نسخه حسابداری نرم افزار صنعت عمودی را نشان می دهد. آنها بیشتر مورد استقبال اپراتورهای ساخت و ساز و توسعه دهندگان نرم افزار قرار می گیرند، جایی که هزینه ها و قوانین قابل اجرا از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت است. قابلیت اولیه این نرم افزار برآورد و رسیدگی به سربار و هزینه های مربوط به نیروی کار، مواد و تجهیزات، مطابق با سایر ویژگی هایی است که اغلب در سیستم های حسابداری مشاهده می شود.

حسابداری صندوق:

 این ویژگی‌ها را می‌توان در نرم‌افزار حسابداری طراحی‌شده برای سازمان‌های دولتی و سازمان‌های غیرانتفاعی یافت و شامل ردیابی هزینه‌های اهدایی، مدیریت کمک هزینه، مقررات GASB (هیئت استانداردهای حسابداری دولتی) و مجموعه ویژه‌ای از گزارش‌های مالی است.

مدیریت موجودی:

مدیریت موجودی یک ابزار خاص است که برای کنترل موجودی توسعه یافته است و در آن شما تمام ابزارهای لازم را پیدا خواهید کرد تا به کسب و کار خود خط تولید با ماندگاری بالاتری ارائه دهید. این بدان معناست که شما قادر خواهید بود در دسترس بودن و جابجایی محصولات خود را کنترل کنید و از انواع مسائل مربوط به تحویل مانند انباشته شدن یا کمبود موجودی خودداری کنید.