بیش از ده سال است که شرکت‌ها برای برقراری ارتباطات تلفنی خود، به جای استفاده از سیستم‌های تلفنی قدیمی (سانترال) و تجهیزات جاگیر، از تلفن ابری استفاده می‌کنند. اما آیا کار این نوع تلفن فقط وصل کردن تماس‌ها است؟ یا امکانات بیشتری در اختیار ما می‌گذارد؟در این مطلب، ویژگی‌های جذاب و شگفت‌انگیز تلفن ابری را به شما معرفی می‌کنیم که احتمالاً از وجودشان خبر نداشتید.
با وجود پیشرفت تکنولوژی و روش‌های جدید ارتباطی، هنوز بسیاری از مشتریان تماس تلفنی را بهترین و قابل اعتمادترین راه برای ارتباط با کسب و کارها می‌دانند. در واقع، داشتن یک شماره تلفن ثابت روی وب‌سایت یا حتی یک فروشگاه اینترنتی کوچک، نشانه قوی برای اعتماد و ترغیب مشتری به خرید است.اگرچه تماس تلفنی یک روش قدیمی است، اما اینترنت، به‌ویژه فناوری "ابری"، آن را متحول کرده و بهبود بخشیده است.
تلفن ابری یک سیستم تلفنی است که صدا را به شکل داده از طریق اینترنت منتقل می‌کند. با استفاده از این سیستم، می‌توانید تماس‌های ورودی و خروجی را بدون نیاز به خرید دستگاه‌های فیزیکی مانند سیستم سانترال یا سرورهای پیچیده، مدیریت کنید.
سیستم‌های تلفنی قدیمی به خط تلفن معمولی، سیم‌کشی و تجهیزات فیزیکی نیاز داشتند. اما تلفن ابری با استفاده از قدرت اینترنت، امکانات بسیار خوبی را به کسب و کارهای بزرگ و کوچک می‌دهد:
انعطاف‌پذیری: می‌توانید آن را در هر جایی، حتی خارج از دفتر کار استفاده کنید.
قابلیت رشد: به‌راحتی می‌توانید آن را کوچک یا بزرگ کنید.
سرعت: تغییرات و راه‌اندازی در آن خیلی سریع انجام می‌شود.
این سه ویژگی اصلی‌ترین دلایلی هستند که باعث شده‌اند شرکت‌های نوپا (استارتاپ‌ها) و کسب و کارهای در حال رشد، به استقبال این فناوری بیایند.
در گذشته، اگر می‌خواستید تلفن ثابت داشته باشید، باید دفتر کار اجاره می‌کردید، درخواست خط ثابت می‌دادید، منتظر سیم‌کشی می‌ماندید، و بعد یک متخصص می‌آوردید تا سیستم سانترال را نصب و داخلی‌ها را تعریف کند. این فرآیند حداقل یک ماه طول می‌کشید.
اما تلفن ابری هیچ وابستگی به مکان فیزیکی یا تجهیزات ندارد. کافی است در وب‌سایت ارائه‌دهنده ثبت‌نام کنید، و خط تلفن شما به سرعت فعال می‌شود. مثلاً، در برخی شرکت‌ها، دریافت یک خط اختصاصی ثابت (با پیش‌شماره تهران) تنها ۵ دقیقه طول می‌کشد! این سرعت و سادگی، یک مزیت بزرگ برای کسب و کارهایی است که می‌خواهند سریع شروع به کار کنند.
یکی از دغدغه‌های اصلی در راه‌اندازی یا توسعه کسب و کار، هزینه‌های بالا است. تلفن ابری چون به تجهیزات گران‌قیمت نیاز ندارد، هزینه‌های اولیه شرکت را بسیار کم می‌کند. همچنین، در اغلب موارد، مسئولیت نگهداری و رفع مشکلات احتمالی نیز با شرکت ارائه‌دهنده سرویس است.
به همین دلیل، تلفن ابری انتخاب اول تیم‌های دورکار، فریلنسرها و کسب و کارهای نوپا است. این افراد می‌توانند با خرید تلفن ابری، تماس‌های کاری را مستقیماً روی گوشی موبایل یا کامپیوتر شخصی خود دریافت و پاسخ دهند. می‌توانند بدون نیاز به اجاره دفتر، به هر همکار یک شماره داخلی بدهند تا هر فرد تماس‌های مربوط به واحد خود را جواب دهد.
فرض کنید یک مشتری با شماره ثابت شرکت تماس می‌گیرد و با همکار شما مشغول صحبت است. در میانه گفتگو، متوجه می‌شوید که پاسخ مشتری باید توسط همکار دیگری (مثلاً در بخش پشتیبانی) داده شود. چطور تماس را منتقل می‌کنید؟
نیازی نیست تماس قطع شود! شما می‌توانید با زدن یک کلید داخلی جدید، تماس را به راحتی به همکار بعدی وصل کنید. می‌توانید به هر تلفن همراه یا ثابت داخلی خود و همکارانتان یک شماره اختصاص دهید و تماس‌ها را به سادگی بین آن‌ها جابه‌جا کنید. این قابلیت به مدیریت بهتر تماس‌ها کمک می‌کند و باعث می‌شود هیچ تماسی از دست نرود.
امکانات منشی تلفنی یا تلفن گویا (IVR) یک ضرورت برای شرکت‌ها است. خوشبختانه تمام این امکانات در تلفن ابری هم وجود دارد، مانند:
تعریف داخلی برای هر بخش یا کارمند.
پیام خوش‌آمدگویی و گزینه‌های قابل شخصی‌سازی.
ضبط مکالمات.
انتقال تماس.
نظرسنجی در پایان مکالمه.
صندوق صوتی.
سیستم نوبت‌دهی و اولویت‌بندی تماس‌ها.
مزیت تلفن ابری این است که محدودیت‌های سیستم‌های قدیمی را ندارد. اگر بخواهید چند داخلی جدید اضافه کنید، نیازی به خرید تجهیزات جدید یا تغییر در دستگاه سانترال ندارید. این موضوع باعث می‌شود کسب و کار شما انعطاف‌پذیرتر باشد و سریع‌تر رشد کند.
ارسال اسناد مهم از طریق پیام‌رسان‌ها معمولاً امن نیست و از نظر قانونی هم اعتبار چندانی ندارد. فکس همچنان یک روش معتبر برای ارسال و دریافت اسناد در شرکت‌ها است. خوشبختانه، بعضی از ارائه‌دهندگان تلفن ابری، در کنار سایر امکانات، سرویس فکس اینترنتی را نیز روی همان خط تلفن ثابت فعال می‌کنند.
در دنیای پرسرعت امروز، کسب و کارها برای بقا و رشد نیاز به انعطاف‌پذیری دارند. قابلیت رشد آسان (مقیاس‌پذیری) یک مرحله کلیدی برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک است. تلفن ابری، با حذف نیاز به تجهیزات و فضای فیزیکی، امکان توسعه و رشد کسب و کارها را بسیار آسان‌تر و کم‌هزینه‌تر کرده است.
در پایان، همانطور که دیدیم، تلفن ابری بسیار فراتر از یک خط تلفن ساده است. این سرویس در واقع یک جعبه ابزار کامل ارتباطی است که با تکیه بر قدرت اینترنت، شکل سنتی کسب و کارها را متحول کرده است.
نکات اصلی که باید به خاطر بسپارید:
خداحافظی با تجهیزات: با تلفن ابری، دیگر نیازی به دستگاه‌های سانترال گران‌قیمت، سیم‌کشی‌های پیچیده، و فضای فیزیکی ندارید. این سیستم، ارتباطات شما را از قید مکان و سخت‌افزار آزاد می‌کند.
سرعت و سادگی: راه‌اندازی خط ثابت (حتی با پیش‌شماره معتبر شهر) در این سیستم، به جای هفته‌ها، تنها در عرض چند دقیقه انجام می‌شود.
کاهش هزینه‌ها: این سیستم با حذف هزینه‌های اولیه خرید تجهیزات و نگهداری، به خصوص برای استارتاپ‌ها، فریلنسرها و تیم‌های دورکار، بسیار اقتصادی است.
قابلیت رشد آسان (مقیاس‌پذیری): مهم‌تر از همه، تلفن ابری به کسب و کار شما این امکان را می‌دهد که بدون هیچ محدودیتی رشد کنید. چه یک نفر باشید و چه یک تیم صد نفره، به سادگی و بدون تغییرات پرهزینه، می‌توانید امکانات خود را توسعه دهید.
امکانات هوشمند: ویژگی‌هایی مانند انتقال آسان تماس، منشی تلفنی پیشرفته (IVR)، و حتی فکس اینترنتی، همگی در یک بستر واحد برای افزایش کارایی و رضایت مشتری در دسترس هستند.
تلفن ابری دیگر یک انتخاب لوکس نیست، بلکه یک ضرورت رقابتی است که به شما کمک می‌کند هوشمندانه، سریع و منعطف با دنیای بیرون در ارتباط باشید و تجربه‌ای حرفه‌ای و یکپارچه برای مشتریان خود فراهم کنید.
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها