معرفی ابزارهای قانونی کنترل کارمندان

بله، شما می توانید کارمندان خود را به صورت قانونی پیگیری و نظارت کنید. در اینجا، ما چند گزینه و استراتژی مختلف را ارائه می دهیم که می توانید از آنها استفاده کنید، و اگر تصمیم به نظارت بر کارمندان به این روش دارید، بهترین روش ها را به اشتراک می گذاریم.

چه کسب و کار شما کوچک، چه متوسط یا یک شرکت بزرگ باشد، هر سازمانی باید مجموعه ای از مکانیسم های کنترل کارمندان اداری و از راه دور داشته باشد. ماهیت مکانیسم کنترل هرچه که باشد، همه آنها قوانین خاصی و بهترین شیوه ها برای کاربرد موفقیت آمیز دارند.

اگر به دنبال ردیابی بهره وری کارکنان و به دست آوردن کنترل بیشتر بر فعالیت های مربوط به کار آنها هستید، قوانینی وجود دارد که باید از آنها پیروی کنید.

به نظر می رسد نظارت بر کارمندان در محل کار هنوز یک موضوع داغ در بین مدیران، منابع انسانی و وکلای کارگری باشد. به لطف توسعه تجهیزات فناوری اطلاعات که در محل کار مورد استفاده قرار می گیرد، استفاده گسترده از کانال های اجتماعی و همچنین افزایش سطح مشاغل و دورکاری، کارفرمایان به تکنیک های جدیدی برای کنترل کارگران خود نیاز داشتند.

🔻نرم افزار کنترل کارمندان از راه دور

اکثر کشورها به کارفرمایان اجازه می دهند تا حدی بر کارمندان نظارت کنند. با این حال، کارکنان انتظار مقدار مشخصی از حریم خصوصی در محل کار را دارند و دوست دارند اطلاعات شخصی آنها به درستی محافظت شود. بنابراین، حقوق کارفرمایان همیشه توسط حقوق کارمندان محدود می شود.

نظارت باید با عملیات کارفرما مرتبط باشد. نظارت تنها تا حدی مجاز است که برای حفاظت از منافع بر حق کارفرما لازم باشد و هرگونه محدودیت در حریم خصوصی کارکنان باید متناسب باشد. کارفرمایان باید کارگران را از قبل از امکان نظارت مطلع کنند. 

اگر قبلاً این مراحل را انجام داده اید، اکنون باید به این فکر کنید که کدام نوع نظارت با نیازهای شرکت شما مطابقت دارد. معمولاً 5 روش مختلف برای نظارت فنی کارکنان وجود دارد که با هم ترکیب می شوند تا کارفرمایان بتوانند تصویر کاملی از نحوه صرف زمان و منابع کارکنان در محل کار داشته باشند.

1. نظارت بر تماس های تلفنی

اگر تلفن همراه را در اختیار کارمندان خود قرار دهید، این حق را دارید که استفاده شخصی از تلفن را محدود یا ممنوع کنید، اما معمولاً میزان کمی از استفاده شخصی پذیرفته می شود. شما مجاز به رهگیری تماس‌ها نیستید، اما می‌توانید بر اساس داده‌هایی که از یک نرم‌افزار ردیابی نصب شده روی تلفن‌های آن‌ها جمع‌آوری می‌کنید، اقداماتی را انجام دهید (حتی اگر آنها از ردیاب آگاه نباشند). 

از سوی دیگر، در صنعت پشتیبانی مشتری، ضبط و نظارت بر تماس‌های تلفنی مشتریان کاملاً قانونی است. این ضبط ها معمولاً برای اهداف کنترل کیفیت انجام می شود و در صورتی که مشتری نیاز به اشتراک گذاری جزئیات حساب بانکی داشته باشد، ضبط متوقف می شود.

2. نظارت بر مکاتبات ایمیل

آدرس‌های ایمیل تجاری باید برای مقاصد حرفه‌ای استفاده شوند، با این حال، مانند تماس‌ها، تا زمانی که با استفاده تجاری تداخلی نداشته باشد، میزان خاصی از استفاده شخصی پذیرفته می‌شود. کارفرمایان مجاز به مسدود کردن ارسال یا دریافت ایمیل به/از برخی آدرس‌ها هستند و می‌توانند از فیلترها برای اعمال این قوانین استفاده کنند. 

علاوه بر این، اگر به کارمندان اطلاع داده شود که چنین اقدامی ممکن است اتفاق بیفتد، کارفرمایان می توانند برای اهداف نظارتی به صندوق ورودی کارکنان دسترسی داشته باشند. بسته به شرایط، توصیه می‌شود قبل از دسترسی به صندوق ورودی، به کارمندان زمان کافی برای حذف یا بایگانی داده‌های خصوصی بدهید. 

شما حق دارید محتویات پیام هایی را که کارکنان شما ارسال یا دریافت کرده اند و مرتبط با کسب و کار شما هستند بررسی کنید. اما، اگر پیامی می تواند خصوصی باشد، شما حق دسترسی به محتوای آن را ندارید.

3. نظارت بر استفاده از اینترنت

شما آزاد هستید که قوانینی را در مورد استفاده از اینترنت در محل کار، از جمله مسدود کردن یا محدود کردن دسترسی به وب‌سایت‌های خاص تعیین کنید.

این محدودیت ها می توانند عبارتند از: 

• مواد - محدود کردن دسترسی به وب سایت های خاص، مانند بازی 

• بر اساس حجم - محدود کردن مقدار داده‌هایی که کارمندان می‌توانند بارگیری/آپلود کنند 

• موقت - محدود کردن دسترسی به وب سایت در یک بازه زمانی خاص 

• همچنین در صورت لزوم می توانید سایت های رسانه های اجتماعی را ممنوع کنید

فقط در صورتی می‌توانید دسترسی به وب‌سایت را کنترل کنید که احتمال وقوع آن را به کارکنان اطلاع داده باشید. اگر کارمندان اجازه دسترسی به سایت‌هایی را داشته باشند که داده‌های خصوصی را ذخیره می‌کنند (حساب‌های ایمیل خصوصی، حساب‌های بانکی، رسانه‌های اجتماعی و غیره)، شما اجازه دسترسی به این داده‌ها را ندارید. 

به عنوان یک قاعده کلی، باید به کارکنان در مورد استفاده قابل قبول از اینترنت آموزش دهید، زیرا استفاده بی دقت از اینترنت می تواند کل شرکت را در معرض خطر قرار دهد.

4. نظارت بر استفاده از رایانه

روش رایج دیگری که کارفرمایان بر کارمندان خود نظارت می کنند، استفاده از یک نرم افزار نظارت بر کامپیوتر و ردیابی زمان است. به عنوان یک قاعده کلی، شما مجاز به استفاده از این نرم افزار هستید، اما در اکثر کشورها باید از قبل به کارمندان اطلاع دهید. 

این نرم‌افزار معمولاً زمانی را که کارمندان شما در برنامه‌های مختلف کار می‌کنند یا وب‌سایت‌های مختلف را در رایانه‌شان مرور می‌کنند، ردیابی می‌کند. برخی از آنها حتی می توانند بدون اطلاع کارکنان شما در پس زمینه کار کنند. این موارد زمانی مفید هستند که به فردی مشکوک به رفتارهای مخرب هستید و باید فعالیت‌های او را بدون اینکه بدانند نظارت کنید. 

نظارت بر برنامه‌های کاربردی یک راه عالی برای مقابله با مشکلات بهره‌وری، شناسایی زمینه‌های بهبود و افزایش کارایی کلی تیم شما است. علاوه بر این، اگر کارمندان شما در زمانی که مدیران در کار نیستند، مشکلاتی در رفتار کردن دارند - نرم افزار باید آن را حل کند.

5. دستگاه های ردیابی GPS 

راه دیگری برای نظارت بر کارمندان خود استفاده از دستگاه های GPS در خودروهای متعلق به شرکت است. شما آزاد هستید که در ساعات کاری از این دستگاه ها استفاده کنید، اگر ردیابی پس از آن ادامه یابد، قانون را زیر پا گذاشته اید. 

این نوع نظارت بیشتر در ساخت و ساز، تحویل و سایر کارهایی که شامل بیرون رفتن در مزرعه است، مفید است.