نظارت بر کارمندان چیست؟ راهنمای کامل

چه نیروی کار شما از راه دور باشد، چه ترکیبی، یا اولاً اداری، نظارت بر کارمندان روشی توانمند برای بهبود بهره وری نیروی کار با ارائه بینش بیشتر نه تنها در مورد زمان کار کارمندان، بلکه نحوه کار آنها است.

سازمان‌های پیشرو درک می‌کنند که نظارت کارمندان، صرفاً یک روش جمع‌آوری برای شاخص‌های بهره‌وری بسیار تأثیرگذار است که به بهره‌وری، کارایی و مشارکت کارمندان کمک می‌کند. هنگامی که نظارت کارمندان به درستی و با شفافیت استفاده شود، می تواند افراد، فرآیندها و فناوری را روشن کند.

در این مقاله، اصول نظارت بر کارمندان را پوشش می‌دهیم و نکات عملی را برای پیاده‌سازی و استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده برای ایجاد یک محل کار شفاف‌تر به شما ارائه می‌دهیم.

نظارت بر کارمندان چیست؟

نظارت کارمندان روشی برای نظارت بر فعالیت است که توسط مشاغل به دلایل مختلفی مورد استفاده قرار گرفته است: برای کمک به جلوگیری و شناسایی نقض‌های پرهزینه داده‌ها، افزایش مشارکت کارمندان و بهینه‌سازی گردش‌های کاری ناکارآمد. اخیراً ابزارهای نظارتی مدرن کارمندان پتانسیل بیشتری را برای تجزیه و تحلیل جامع نیروی کار و فرصت های مربیگری بهره وری کارمندان نشان داده اند. این ابزارهای مدرن به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند عملکرد کارمندان را بهینه کنند، مشارکت کارمندان را افزایش دهند و کارایی فرآیند را کاهش دهند. با نظارت و تجزیه و تحلیل رفتار کاری کارمندان، سازمان ها می توانند بهره وری نیروی کار را افزایش داده و سودآورتر شوند.

نظارت کارمندان و داده‌های فعالیت نیروی کار جمع‌آوری‌شده با این روش می‌تواند برای یافتن روندها، الگوها و همبستگی‌ها در بین تیم‌ها، گروه‌ها و بخش‌ها برای به دست آوردن بینشی در مورد فرآیندهای کسب‌وکار و نحوه بهبود آنها تجزیه و تحلیل شود. این داده‌های فعالیت شامل استفاده از برنامه، زمان صرف شده برای کارهای غیر مولد و اینکه چه زمانی از روز هر کارمند بیشترین بهره‌وری را دارد. نظارت بر کارمندان به شرکت ها تصویری کلی از نحوه انجام کار در داخل و خارج از دفتر می دهد، داده های فعالیت نیروی کار را در چارچوب قرار می دهد و بینش هایی را برای کارفرمایان و کارمندان به طور یکسان برای افزایش بهره وری شخصی، تیمی و شرکتی ارائه می دهد.

وقتی خواندن این راهنما را تمام کردید، می‌توانید تعیین کنید که آیا نظارت کارمندان برای تیم شما مناسب است یا خیر، کدام سیستم را انتخاب کنید و چگونه آن را در دفتر خود اجرا کنید.

انواع روش های نظارت بر کارمندان

اینترنت و ایمیل

اینها دو پایه اصلی کار کارمندان و در نتیجه نظارت بر کامپیوتر کارمندان هستند. 

ما می دانیم که اینترنت برای بهره وری ضروری است، تا زمانی که به طور مناسب و کارآمد استفاده شود. ایده این است که کشف کنیم که چگونه از اینترنت استفاده می شود و ببینیم آیا راهی برای بهبود استفاده از آن توسط تیم وجود دارد یا خیر. 

اگرچه سایر ابزارهای ارتباطی باعث کاهش استفاده از ایمیل شده اند، درک ارتباطات و استفاده از ایمیل همچنان می تواند به بهره وری و کارایی نیروی کار کمک کند.

فعالیت های کامپیوتری

مشابه مانیتورینگ اینترنت، برخی از این برنامه ها به کارفرمایان اجازه می دهد تا بر استفاده از برنامه های دسکتاپ نظارت کنند. داده‌های جمع‌آوری‌شده را می‌توان در گزارش‌هایی با جزئیات فوق‌العاده ارائه کرد، که نشان می‌دهد افراد چقدر زمان را به کار سازنده اختصاص می‌دهند، زمانی که رایانه منفعل بوده و کدام برنامه‌ها بیشترین استفاده را دارند.

ضبط ضربات کلید 

Keylogging یا ثبت با ضربه کلید، فرآیندی است که کلیدهایی را که کاربر روی صفحه کلید تایپ می کند به ترتیب ثبت می کند. این برنامه‌ها همچنین می‌توانند در صورت فعال شدن با کلمات کلیدی از پیش تعریف‌شده، اسکرین‌شات بگیرند. 

با این حال، برخی از اشکالات عمده برای ورود به سیستم با ضربه زدن کلید وجود دارد. برخی آن را نقض حریم خصوصی محل کار می دانند.

همچنین به دلیل استفاده با اهداف مخرب بدنام است. AnyControl و ابزارهای مدرن نظارت بر کارمندان حاوی keylogging هستند، با حفظ حریم خصوصی زیرا نگرانی‌هایی را در مورد حفظ حریم خصوصی کارمندان ایجاد می‌کنند. رویکرد مدرن برای نظارت بر کارمندان به ارتباطات باز و استراتژی بهره‌وری نیروی کار شفاف اهمیت می‌دهد، بنابراین استفاده از برنامه هایی که ابزار کیلاگر را دارا هستند. با حفظ حریم شخصی همه چیز را رویت میکنید.

تلفن 

تماس ممکن است برای اهداف کیفی و آموزشی ضبط شود. با حضور در آن تماس، تبریک می گویم، شما یک طرف فعال در نظارت بر تلفن کارمندان بودید! این راهی است که یک شرکت کنترل تضمین کیفیت خود را در دست بگیرد و تأیید کند که کارمندان آنها خدمات مشتریان برجسته ای را به شما ارائه می دهند.

ردیابی از طریق GPS

با ردیابی GPS، خودروی شرکت در هنگام استفاده نظارت می شود. ممکن است برای شرکت‌های تحویل، پیک و پست برای ردیابی وسایل نقلیه مفید باشد تا به رانندگان کمک کند تا کارآمدترین مسیرها را طی کنند. همچنین می توان از آن برای تایید وضعیت تحویل، بازیابی اموال گمشده و ایمنی کلی استفاده کرد.

مزایای نظارت بر کارمندان

اکنون می دانیم که در صورت پیاده سازی مناسب، یک سیستم نظارت کارمند:

• کارفرمایان را قادر می سازد تا فرآیندهای کسب و کار را تجزیه و تحلیل کنند.

• یک تیم متعهدتر ایجاد می کند.

• باعث صرفه جویی در هزینه حفظ کارمندان می شود.

• شفافیت داده ها را فراهم می کند.

• در برابر از دست دادن اطلاعات محافظت می کند.

مدیریت موثر 

بینش داده‌های جمع‌آوری‌شده به شما کمک می‌کند تا با برجسته کردن نقاط قوت و ضعف کارمندان خود، تیم کارآمدتری بسازید. دیدن جایی که مردم در آن مبارزه می کنند و جایی که مردم می درخشند به شما این قدرت را می دهد که وظایف را به طور موثرتری واگذار کنید. تطبیق نقاط قوت و مهارت های اعضای تیم شما با شغل مناسب بسیار حیاتی است و تیم را قادر می سازد تا بهترین کار خود را تولید کند! 

شناخت نقاط ضعف در اعضای تیم به همان اندازه مهم است. سیستم‌های نظارت کارمندان که بر معیارهای رفتار تمرکز دارند به شما کمک می‌کنند تا شناسایی کنید که اعضای تیم به آموزش یا مربیگری اضافی نیاز دارند. ممکن است متوجه شوید که برای یک نفر زمان زیادی طول می کشد تا یک پروژه را به پایان برساند. با آنها تماس بگیرید. ببینید آیا آنها می دانند که چگونه از ابزار خود استفاده کنند و اگر نمیدانند یک جلسه آموزشی راه اندازی کنند. سرمایه گذاری روی توسعه شغلی کارمندان خود یکی از راه های افزایش تعامل و شادی برای تیم است.

رشد مالی

شما می توانید با اجرای برنامه تجزیه و تحلیل نیروی کار و ردیابی بهره وری، این ضرر را کاهش دهید. شرکت های موفق داده محور از تجزیه و تحلیل هایی که نرم افزار ردیابی به آنها می دهد برای افزایش بهره وری، درآمد، فروش، حفظ کارمندان، شادی و کارایی استفاده می کنند.

به عنوان نمونه به صنعت رستوران نگاه کنید. یک مطالعه MIT نشان داد زمانی که رستوران ها شروع به نظارت بر کارمندان کردند، درآمد 7 درصد افزایش یافت. دلیل؟ اندرو مک آفی، دانشمند تحقیقاتی، می‌گوید: «تا جایی که می‌توانیم بگوییم، عملکرد فقط به این دلیل بهبود یافته است که مردم کار خود را بهتر انجام می‌دهند.»

همچنین، انواع داده‌های جمع‌آوری‌شده با نرم‌افزار مانیتورینگ کارمندان به شما امکان می‌دهد تا تصمیمات تجاری آگاهانه‌تری بگیرید. ممکن است متوجه شوید که افراد زیادی به یک کار اختصاص داده شده اند. چرا با اختصاص دادن پروژه جدید به تعدادی از آنها، از زمان و منابع شرکت بهتر استفاده نکنید؟ یا، بفهمید که کدام نرم افزار (که برای آن پول می پردازید) استفاده زیادی نمی بیند. آنچه را که از آن سود نمی برید خلاص کنید و از هدر دادن پول خودداری کنید.

امنیت و ایمنی

نقض داده ها و امنیت سایبری همیشه باید یک نگرانی برای مشاغل باشد. هکرها فوق العاده باهوش هستند! آنها هر روز روش های جدیدی برای دسترسی به داده ها ابداع می کنند.

سازمان های بزرگ به ویژه در برابر نقض آسیب پذیر هستند. این به دلیل مقیاس سازمان ها و افزایش احتمال خطای انسانی است که منجر به هک هایی مانند باز کردن تصادفی ایمیل های فیشینگ می شود. نزدیک به نیمی از آمریکا نام، شماره تامین اجتماعی، تاریخ تولد، آدرس منزل و شماره گواهینامه رانندگی از آژانس گزارش اعتبار مصرف کننده Equifax به سرقت رفته است.

گاهی اوقات تهدید درونی است. 87 درصد پس از خروج از شرکت، اطلاعات و مدارک شرکت را با خود برده اند.

نظارت بر کارمندان در تمام اشکال مختلف آن، دید روشنی از آنچه افراد و زمان انجام آن انجام می دهند را به سرپرستان ارائه می دهد. و در صورت بروز هرگونه نقض یا مشکل قانونی، گزارش های داده به عنوان "جعبه سیاه" شرکت شما عمل می کنند. وظیفه شما برای کشف "چه کسی، چه چیزی، کی و کجا" حادثه کمی آسان تر می شود.