مدیریت زمان

دقیق ترین تعریف مدیریت زمان چیست؟
یک تعریف ساده از مدیریت زمان این است: مدیریت کردن زمان یعنی فرآیند نظم‌ دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت‌های خاص. داشتن مهارت مدیریت زمان خوب، شما را قادر می‌ سازد تا هوشمندانه‌تر (و نه سخت‌تر ) کار کنید و کارهای بیشتری را با کیفیت بهتری در زمان کمتری انجام دهید، اگر زمان بسیار کمی دارید و فشار زیادی روی شماست، ناتوانی در مدیریت زمان به فعالیت مفید شما آسیب می‌ رساند و موجب ایجاد استرس می‌شود. شما وقتی از تعداد کار انجام شده در طول روز راضی نباشید، احساس رضایت در شما ضعیف می شود. ضعف رضایت از کارایی هم موجب، کم شدن انگیزه و افزایش نگرانی از کار خود می شود.

«مشکل نداشتن مسیری برای حرکت است، مشکل کمبود وقت نیست. هیچکس بیشتر از ۲۴ ساعت وقت ندارد.» – زیگ زیگلار (نویسنده و فروشنده حرفه‌ای آمریکایی)
به طور خلاصه اگر می خواهید از تعریف مدیریت زمان در جهت کسب موفقیت های بزرگ زندگی سود ببرید، کافی است : نحوۀ استفاده از زمان خود را بهبود بخشید، این یعنی مدیریت زمان ! به نظر می‌ رسد که زمان کافی در طول روز وجود ندارد. اما، از آن‌جا که همۀ ما ۲۴ ساعت زمان داریم، چرا برخی از افراد بهتر از دیگران به کارهایشان می‌ رسند؟ جواب شما در مدیریت زمان نهفته است. افراد موفق به بهترین نحو مدیریت زمان می‌ نمایند یعنی مدیریت کردن زمان را به خوبی فرا گرفته اند. شما نیز با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان که در این بخش آمده است، می توانید توانایی خود را برای عملکرد بهینه افزایش دهید حتی هنگامی که زمان بسیار کمی دارید و فشار زیادی روی شماست. برای مدیریت زمان لازم است که تمرکز از فعالیت‌ها به روی نتایج معطوف شود؛ پر مشغله بودن به معنی مؤثر بودن نیست. (جالب است که اغلب عکس این مطلب به حقیقت نزدیک‌تر است). اینکه روز خود را در دریایی از فعالیت‌ها بگذرانید معمولاً دستاورد کمی دارید، زیرا توجه خود را بین تکالیف متعددی تقسیم کرده‌اید. مدیریت زمان خوب شما را قادر می‌ سازد هوشمندانه‌تر( و نه سخت‌تر ) کار کنید تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

مهمترین دلایلی که با کمبود زمان مواجه می شویم چیست؟
در این مقاله از سری مقاله های مدیریت کردن زمان در سایت راز موفقیت ابتدا برخی از شایع ترین علل بروز کمبود زمان که منجر به شکست در مدیریت زمان می گردد را بیان می کنیم و سپس بهترین تکنیک های مدیریت زمان را به شما معرفی خواهیم کرد.

آیا هدفگذاری و زمانبندی شما واقعی است؟
یکی از دلایلی که باعث می شود ما دچار کمبود زمان شویم و مدیریت زمان خوبی نداشته باشیم این است که در هنگام هدفگذاری خود، زمانبندی معقولی را در نظر نمی گیریم و بعبارت دیگر برای اهداف بزرگ خود یک زمان غیرواقعی در نظر می گیریم، بعنوان مثال من می خواهم یک نویسنده بشوم و کتابی را تالیف کنم و این در حالی است که من هنوز هیچ تجربه ای در زمینه نویسندگی ندارم؛ اگر من برای این هدفم مثلا مدت زمان یک ماه را در نظر بگیرم، بطور حتم دچار کمبود زمان شده و در مدیریت زمان شکست می خورم چرا که لازم است زمانی را برای ایجاد آمادگی در خودم در نظر بگیرم، کتاب های زیادی را مطالعه کنم و با فنون نویسندگی آشنا شوم و سپس اقدام به نوشتن کتاب خودم کنم.

«از آرام آرام رشد کردن نترسید، فقط از این بترسید که سر جایتان ثابت مانده باشید.» – ضرب المثل چینی
اولویت بندی ازمهمترین عناصر کسب مهارت در مدیریت زمان است
ضعف در اولویت بندی اهداف سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه از دلایل مهم کمبود زمان و شکست در مدیریت زمان است. هر اندازه روی مدیریت زمان و برنامه ریزی و اولویت بندی کارها قبل از شروع آنها زمان بگذارید کارهای مهمتری را خواهید کرد و موقعی که کاری را آغاز کردید سریعتر آن را به اتمام خواهید رساند هر اندازه کاری برای شما مهمتر و باارزش تر باشد انگیزه برای غلبه بر تنبلی و دست به کار شدن بیشتر خواهد شد. توانایی تجزیه و تحلیل لیست کارها و مشخص کردنِ مهمترین کار سکوی پرشی است که شما را به بالاترین سطوح مدیریت کردن زمان ، موفقیت، اعتماد به نفس، عزت نفس و افتخار پرتاب می کند.

آیا معتقدید که همه کارها را باید خودتان به سرانجام برسانید! آیا شما در مدیریت زمان موفق بوده اید؟!
لیست خود را نگاه کنید، بطور حتم تعدادی از کارهای لیست شما اعمالی هستند که می توانید به شخص دیگری محول کنید و مدیریت زمان بهتری داشته باشید. اصول این است، در صورتی که شخص دیگری می تواند کاری را انجام دهد به او بسپارید تا زمان بیشتری برای موارد مهمی که مخصوص خودتان است پیدا کنید و در مدیریت کردن زمان موفق تر عمل کنید. لازم است بدانید که هیچگاه وقت کافی برای انجام همه کارها توسط خودتان وجود ندارد پس در مواقع مناسب برخی از کارهای غیرمهم خود را به دیگران بسپارید.

آیا جزو آن دسته از افرادی هستید که همه کارهایتان را باید به بهترین شکل ممکن انجام بدهید!
برایان تریسی در کتاب قورباغه تان را قورت بدهید که یکی از کتابهای پرفروش در حوزه مدیریت زمان است می گوید: یکی از وحشتناک ترین راه های استفاده از زمان آن است که کاری را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم که به هیچ وجه نیازی به آن نیست. در مباحث مدیریت زمان باید بدانید که هیچگاه برای انجام تمام کارهای ضروری وقت کافی وجود ندارد. از همین امروز تصمیم بگیرید که قاطعانه وقت بیشتری را صرف تعداد کارهایی بکنید که در زندگی شما می توانند تحول واقعی ایجاد کنند و به مدیریت زمان شما کمک کند و زمان کمتری را صرف فعالیت های کم اهمیت تر بکنید.

«موثرترین راه برای اینکه یک زندگی منطقی داشته باشید، این است که صبح به صبح یک برنامه روزانه برای خودتان تدوین کنید، و هر شب نتایج بدست آمده را بسنجید.» – آلکسیس کارل (زیست شناس فرانسوی)
چقدر در مقابل خواسته های دیگران بله می گویید!
مقدار موفقیت شما در مدیریت زمان و کنترل زندگی فقط به این بستگی دارد که تا چه حد می توانید از انجام کارهایی که اهمیت کمتری در زندگیتان دارد یا اصلا اهمیتی ندارند دست بردارید. در حقیقت شما زمانی موفق به مدیریت زمان خود می شوید که کارهای مهم را اول انجام بدهید و کارهایی که در اولویت نیستند اصلا انجام ندهید. همیشه مواقعی پیش می آید که اطرافیانمان از ما می خواهند که زمان خود را در اختیار آنها قرار دهیم و درخواست هایشان را انجام دهیم، در چنین مواقعی اول باید درخواست آن شخص را بررسی نمایید و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجید، مواردی هستند که انجام آنها خوب است اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست هایی که در مدیریت کردن زمان نقش مهمی دارند اجتناب کنید و با گفتن نه زمان بیشتری را برای کارهای مهمتر خود بخرید.