موفقیت همه مشاغل به مدیریت مالی صحیح و موثر بستگی دارد. اهمیت این مولفه حیاتی در شرکت های کوچک و متوسط ​​که ظرفیت پرداخت بدهی و تسویه حساب پایینی دارند بیشتر است. حسابداری یکی از اصلی ترین چیزهایی است که یک کسب و کار در حال رشد به آن نیاز دارد. رعایت اصول حسابداری می تواند به همه شرکت های بزرگ و کوچک کمک کند تا به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود برسند. حسابداری به مدیریت اعتبار و بدهی محدود نمی شود. در عوض، در تمام تصمیمات آینده نقش دارد. به عنوان مثال، کنترل حساب های دریافتنی به تحلیل رفتار مشتری از نظر بازپرداخت وام کمک می کند. شناسایی مشتریان بد، بودجه بندی دقیق برای کشف ناکارآمدی در برنامه های عملیاتی، آگاهی از تغییرات بازار با بررسی تغییرات ناگهانی در هزینه ها و درآمد فروش و بسیاری موارد دیگر از جمله مزایای حسابداری است. متاسفانه برخی تنها یک یا دو بار در سال از شرکت حسابداری در تهران استفاده می کنند تا هزینه های خود را جمع بندی کنند که در این روش از مسیر پیشرفت خود بی اطلاع می مانند و اصلا توصیه نمی شود.

یکی از مسائل اصلی که مدیر یا صاحب کسب و کار باید با آن دست و پنجه نرم کند، مدیریت جریان نقدی، به ویژه چرخه تبدیل پول نقد است. این چرخه واقعاً توانایی شرکت برای تبدیل صورتحساب های مشتری به پول نقد و تسویه حساب های دریافتنی است.

چرخه سرمایه در گردش ارتباط نزدیکی با چرخه تبدیل نقدی دارد. سرمایه در گردش به معنای گردش وجوه نقد و سایر دارایی ها به سمت کسب و کار و روند کلی فعالیت شرکت است. سود خالص و نهایی شرکت به توانایی شرکت در مدیریت سرمایه در گردش و چرخه تبدیل وجه نقد بستگی دارد.

مالیات موارد دیگری است که نیاز به حسابداری را چند برابر می کند. ثبت اسناد حسابداری برای گزارش های مالیاتی می تواند اطلاعات مهمی را در اختیار مدیر یا مالک شرکت قرار دهد. صورت‌های مالی ماهانه یا فصلی، صورت‌های جریان نقدی، ترازنامه و صورت‌های سود و زیان تصویر دقیق‌تری از تاریخچه شرکت و رشد آن تشکیل می‌دهند.

رابطه بین مدیریت سرمایه در گردش و سودآوری

تحقیق نشان می دهد که بین سودآوری شرکت و چرخه تبدیل وجه نقد رابطه معناداری وجود دارد. البته این موضوع به نوع فعالیت شرکت، سابقه و اندازه آن بستگی دارد. صاحبان مشاغل کوچک می توانند با بهبود مدیریت موثر سرمایه در گردش و آزادسازی نقدینگی شرکت، سود شرکت را افزایش دهند.

اگر سرعت شرکت‌ها در تسویه  حساب های دریافتنی و تبدیل صورتحساب های مشتری به پول نقد بیشتر باشد مدیریت سرمایه در گردش موثرتری خواهد داشت.   این مساله با یک مدیریت موجودی درست  و توجه به گزدش سهام امکان پذیر است.  در زمان هایی که رکود اقتصادی وجود دارد، مدیریت موجودی محصول اهمیت  بیشتری پیدا می کند.

شرکت‌های کوچک علاوه بر مدیریت موجودی و سرمایه در گردش، می‌توانند سودآوری خود را از طریق مدیریت مؤثر حساب‌های دریافتنی و پرداختنی افزایش دهند. مدیریت صحیح حساب های دریافتنی با دریافت به موقع پول از مشتریان به سرعت بخشیدن به چرخه تبدیل وجه نقد کمک می کند. از سوی دیگر، پرداخت وجه و تسویه حساب های پرداختنی به موقع می تواند از تاخیر در بازپرداخت، هزینه بهره و از دست دادن امتیاز تخفیف جلوگیری کند. می توان گفت که مدیریت حساب های دریافتنی و پرداختنی مهمتر از مدیریت موجودی است.

 چه کسی باید سرمایه در گردش را مدیریت کند؟

بررسی ها نشان داده که مدیران یا صاحبان شرکت های کوچک می توانند سودآوری شرکت را از طریق کنترل موجودی و مدیریت حساب های دریافتنی و پرداختنی افزایش دهند. اما نکته اینجاست که اکثر مالکانی که مدیران کسب و کار خود هستند توانایی چندانی در انجام این کار ندارند. این موضوع به ویژه در اقتصاد کشورهای در حال توسعه مشاهده شده است.

به عنوان مثال، در جمهوری چک مشاهده شده است که مدیران/صاحبان شرکت ها توجه بیشتری به حساب های دریافتنی دارند، اما سرعت چرخه تبدیل پول نقد را از طریق مشوق ها یا جریمه ها به درستی مدیریت نمی کنند. برخی از صاحبان شرکت در اوگاندا از روش‌های غیررسمی برای ثبت اسناد مالی استفاده می‌کنند و برای ردیابی حساب‌های دریافتنی و موجودی‌ها تنها به حافظه خود تکیه می‌کنند. البته نمونه‌هایی از روش‌های رسمی برای پیش‌بینی جریان نقدی و مدیریت بدهی بد وجود داشته است.

الگوی مشابهی در غنا وجود دارد. اکثر مالکانی که شرکت های خود را مدیریت می کنند، سوابق مالی رسمی شرکت را حفظ نمی کنند. چون نیازی به این کار نیست. علاوه بر این، ترس از عواقب افشای درآمد واقعی و جریمه مالیاتی ناشی از آن مانع از نگهداری اسناد مالی شد.

 موثرترین راه برای تعیین استراتژی های آینده، تصمیم گیری برای پیشرفت شرکت و جلوگیری از تخلفات مالیاتی، به کارگیری اصول حرفه ای و موثر حسابداری است. شرکت‌های کوچک‌تر اغلب سعی در کاهش هزینه‌ها و یافتن راه‌های ارزان‌تر دارند. این شرکت‌ها ترجیح می‌دهند سالی یک‌بار و آن هم زمانی که قصد ارسال اظهارنامه مالیاتی  دارند، از خدمات حسابداری استفاده کنند. این چنین شرکت هایی متاسفانه از  اطلاعات لازم برای مسیر پیشرفت کسب و کارشان بی بهره خواهند بود.

 اهمیت آموزش مدیریت مالی و پشتیبانی مدیریت خارجی

آموزش یکی از مولفه های کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت مالی است. مدیرانی که دانش بیشتری از مدیریت جریان نقدی و نگهداری سوابق در آفریقای جنوبی داشتند، بهتر می توانستند این سوابق را حفظ کنند. این امر در یونان نیز مشاهده شده است. مدیرانی که در این گونه مهارت ها آموزش دیده اند، دانش بیشتری نسبت به مسائل مالی دارند و آن ها را بهتر مدیریت می کنند. حتی در ایالات متحده، مدیرانی که درک بهتری از صورت‌های مالی دارند، از آن‌ها برای تصمیم‌گیری درست استفاده می‌کنند.

علاوه بر آموزش مدیریت مالی، مشاوره و مشاوره خارجی نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اکثر مدیران کسب و کارهای کوچک به توصیه ها و پیشنهادات حسابداران خود تکیه می کنند. البته، بسیاری نیز برای مشاوره مالی به خانواده، دوستان، بانک ها و سایر شرکت های محلی مراجعه می کنند. با رشد شرکت، نیاز به مشاوره خارجی نیز افزایش می یابد. البته نوع و کیفیت توصیه ها مهمتر از کمیت آنهاست.

تحقیقات نشان داده است که شرکت های کوچکتر و جوانتر باید توجه بیشتری به جریان نقدینگی و سرمایه در گردش داشته باشند. به خصوص اگر بخواهند رشد کنند و گسترش پیدا کنند. رشد در شرکت های کوچکتر به سرمایه گذاری در تحقیق و توسعه، بهره وری کارکنان، اهرم بدهی و مدیریت موثر جریان نقدی مرتبط است.

ثبت و نگهداری مداوم اسناد و گزارش های مالی و اهمیت آن

مدیران و صاحبان شرکت های کوچک باید از اهمیت نگهداری سوابق مالی و استفاده از گزارش های مالی برای تصمیم گیری آگاه باشند. حساب‌های ثبت‌شده و نگهداری مناسب می‌توانند گزارش‌های مالی مهمی مانند صورت‌های جریان نقدی، نقدینگی و سایر شاخص‌های عملکرد را ارائه دهند که در نهایت منجر به موفقیت و پایداری کسب‌وکار می‌شود.

شرکت‌های جوان و نوپا اغلب با مشکل عدم مدیریت سرمایه در گردش مواجه هستند. مدیریت موثر جریان نقدی و سرمایه در گردش برای بقای شرکت ضروری است. این موارد باعث افزایش سود و حتی رشد اقتصادی می شود. صاحب شرکت های در حال رشد با استرس زیادی مواجه است و اغلب به کمک خارجی نیاز دارد. البته نیاز به آموزش مدیریت مالی و سیستم ها برای عملکرد موثر نیز یکی از مولفه های کلیدی موفقیت شرکت ها است. داشتن یک سیستم حسابداری موثر و قابل اعتماد می تواند زمان بیشتری را برای صاحبان شرکت ها برای رسیدگی به مسائل مهم تر فراهم کند.