استعلام تغییرات شرکت و ‍پیگیری صورت جلسه تغییرات در اداره ثبت شرکت ها

نحوه ثبت تغییرات شرکت، نحوه تنظیم صورتجلسه

ثبت تغییرات شرکت از مسائل مهم شرکت است. ممکن است مدیران و سهامداران شرکت بخواهند پس از ثبت شرکت، تغییراتی در آن ایجاد نمایند. ثبت این تغییرات از آن جهت مهم است که اطلاعات شرکت به روز و مطابق با واقع باشد و از چالش‌های بعدی پیشگیری کند. ممکن است این تغییرات تاثیر بسزایی در وضعیت شرکت داشته باشند. در این مقاله سعی بر این است که مطالبی در رابطه با مواردی باید ثبت شوند و نحوه ثبت تغییرات شرکت و ابزار تنظیم خودکار صورتجلسه بپردازیم.

۱) آیا همه تغییرات شرکت ها نیاز به ثبت دارند؟
۲) انواع تغییرات شرکت
۳) مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت
۴) نحوه ثبت صورتجلسات
۵) مراحل ثبت تغییرات شرکت

آیا همه تغییرات شرکت ها نیاز به ثبت دارند؟
اصولا همه تغییرات شرکت‌ها نیاز به ثبت رسمی ندارند. مثلا ممکن است شرکا نیاز داشته باشند تا برخی تغییرات در نیروی انسانی خود ایجاد کنند، واحدهای سازمانی جدیدی برای رفع و رجوع امور شرکت تشکیل دهند و یا نیاز داشته باشند تا برخی از کارمندان خود را تعدیل کنند.

در چنین مواردی نیازی به ثبت تغییرات شرکت نیست و شرکا می‌توانند بدون طی فرآیند خاصی اقدام به ایجاد این دسته تغییرات کنند.

انواع تغییرات شرکت
مواردی که در ادامه به آن می‌پردازیم، تغییراتی هستند که مدیران و سهامداران شرکت‌ها باید آن‌ها را ثبت کنند. نحوه ثبت تغییرات شرکت برای هریک از این موارد تقریبا یکسان است. این تغییرات باید در صورتجلسه قرار بگیرند و همراه با مدارک دیگر به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شوند.

۱) تغییر اساسنامه شرکت
تغییراتی که نیازمند اصلاح اساسنامه هستند، شامل تغییر نام شرکت، آدرس شرکت، موضوع فعالیت شرکت و… باید ثبت شوند. حتی ممکن است تغییر مذکور تابع مواد عمومی اساسنامه شرکت نباشند و بندی اختصاصی باشند که شرکا در اساسنامه گنجاندند. در هر حال چنین تغییراتی بایستی ثبت شوند.

تغییر در اساسنامه شرکت باید با موافقت شرکاء و همچنین هیئت مدیره شرکت صورت بگیرد. مجمع عمومی فوق العاده صلاحیت دارد تا مواد اساسنامه شرکت را تغییر دهد و در این راستا نمی‌تواند صلاحیت خود را به دیگری واگذار کند. مدیران شرکت باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده را که در مورد تغییر اساسنامه شرکت است، در مرجع ثبت شرکت‌ها، ثبت نمایید.

۲) تمدید مدت شرکت
گاهی ممکن است یک شرکت مدت زمان فعالیت خود را به شکلی محدود تصریح کند. مثلا مدت شرکت را ۵ سال مشخص کند. در چنین موقعیتی اگر شرکا بخواهند مدت زمان شرکت را تمدید کنند، بایستی این تغییر و تمدید زمان را ثبت کنند.

برای تمدید مدت شرکت باید بین دو نوع شرکت تفاوت قائل شد. از این جهت که برخی از شرکت‌ها برای تمدید مدت نیاز به مجوز دارند و برخی دیگر خیر.

اگر شرکتی با مدت پنج ساله تاسیس شده است و پس از پنج سال نیاز دارد که بیشتر فعالیت داشته باشد، می‌تواند درخواست تمدید مدت به اداره ثبت شرکت ها بدهد. فقط باید توجه داشت که در اساسنامه اولیه تمدید مدت شرکت منع نشده باشد و اینکه این درخواست تمدید مورد موافقت اعضای مجمع عمومی روبه‌رو باشد.

۳) انحلال شرکت
انحلال شرکت ممکن است با اراده شرکا باشد و یا با تمام شدن مدت اعتبار شرکت صورت بگیرد. حتی اگر این انحلال با انقضای مدت شرکت صورت بگیرد باید اعلام و ثبت شود، زیرا که ممکن است بعدا مشکلاتی به وجود بیاورد. نیز انحلال شرکت با اراده شرکا می‌تواند با تصمیم مجمع عمومی فوق‌العاده انجام شود.

۴) تغییر اسم شرکت
در تغییر اسم شرکت توجه داشته باشید که در شرکت‌های با مسئولیت محدود و تضامنی و همچنین نسبی باید عنوان آنها آورده شود. همچنین به این نکته مهم که نام انتخابی نباید توسط دیگر شرکت ها ثبت شده باشد نیز توجه کنید. استعلام ثبت شرکت در این‌گونه مواقع انجام می‌شود.
برای تغییر نام شرکت لازم است که مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود و پس از تنظیم صورتجلسه و امضاء آن توسط سهامداران در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شود.

۵) تغییر شرکاء و یا خروج برخی از آنها
ورود شریک معمولا یا به صورت جایگزین شدن شریک با شرکاء قدیمی است یا به صورت مبادله شریک با شرکت است. در مورد خروج شریک نیز لازم است پس از موافقت تمامی شرکاء، یا سهم الشرکه خارج‌شده از محل سرمایه شرکت پرداخت شود و یا اینکه شریک خروجی سرمایه را به شرکاء جدید واگذار نمایید.

۶) تعیین کیفیت تفریغ حساب
موارد دیگری مانند تغییر آدرس شرکت، افزایش و یا کاهش سرمایه و سهام شرکت، عوض کردن زمینه فعالیت شرکت نیز از جمله مواردی است که شرکت‌ها معمولا اقدام به تغییر آن می‌نمایند.

مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت
نحوه ثبت تغییرات شرکت به این شکل است که موارد زیر را باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه دهید.

الف) تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت، کپی مدارک شناسایی اعضای جدید و قدیم و بازرسین وهمچنین کپی کارت پایان خدمت آن‌ها
ب) لیست تمامی اعضایی که حق امضاء دارند و سمت اعضای جدید و قدیم
ج) آدرس و کدپستی شرکت و همچنین تمامی اسناد مربوط به شرکت
د) کپی آخرین آگهی مربوط به ثبت تغییرات شرکت یا ثبت شرکت
ه) مقدار ارزش ریالی و سرمایه شرکت

برای تغییرات انواع شرکت باید صورتجلسه تنظیم شود و به امضای تک تک اعضای هیئت مدیره برسد. صورتجلسه تغییرات شرکت نیز با توجه به این که چه نوع تغییری در آن انجام می‌دهید متفاوت خواهد بود.

نحوه ثبت صورتجلسات
در ابتدا مراحل ثبت تغییرات شرکت لازم است که صورتجلسه‌ای تحت عنوان صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت را تهیه و پس از تنظیم، آن را در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت نمایید. صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت بسته به تغییرات متفاوت است که در ادامه به آن میپردازیم.
سه نوع صورتجلسه برای ثبت تغییرات شرکت وجود دارد و از این سه راه تغییرات شرکت انجام می‌شود:

۱) نحوه ثبت تغییرات شرکت با ثبت صورتجلسات هیئت مدیره: هیئت مدیره شرکت سمت‌های مختلف را تعیین می‌کند و همچنین اعضای آن اشخاصی هستند که سهام شرکت را ارائه می‌دهند. بدون اجازه هیت مدیره امکان انجام معامله وجود ندارد. از دیگر وظایف هیئت مدیره می‌توان به ارائه گزارش در خصوص دارایی‌ها و قروض شرکت به بازرسین اشاره کرد.

۲) نحوه ثبت تغییرات شرکت با ثبت صورتجلسات مجمع عمومی عادی: مجمع عمومی عادی سالیانه یکبار تشکیل می‌شود و زمان تشکیل آن نیز در اساسنامه قید می‌شود. از جمله وظایف مجمع عمومی عادی:

انتخاب اعضای هیئت مدیره
تقسیم منافع به طور مساوی بین اعضا
تصویب ترازنامه‌ای که از هیئت مدیره دریافت شده است
قبول یا رد پیشنهادهایی که توسط هیئت مدیره و بازرسین می‌شود
تعیین روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی تغییرات شرکت در آن اعلام می‌شود
۳) نحوه ثبت تغییرات شرکت با ثبت صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده: در مجمع عمومی فوق‌العاده حضور نیمی از سهام داران الزامی است و در موارد مربوط به اضافه شدن شریک جدید در شرکت و یا افزایش و کاهش سرمایه شرکت و تغییرات در خصوص اساسنامه و در رابطه با اوراق قرضه و و تعیین سهام ممتاز و انتخاب بازرسین و تغییر و یا تمدید مدت انتصاب مدیرعامل تصمیم‌گیری می‌شود. تصمیمات این مجمع با رای دو سوم اعضا قابل اجرا هستند.

مراحل ثبت تغییرات شرکت
ثبت تغییرات شرکت وظیفه هیئت مدیره و همچنین مدیر عامل است. یعنی مدیر عامل موظف است صورتجلسه تغییرات را ثبت نمایید و در صورتی که این کار را انجام ندهد ممکن است مسئولیت حقوقی و یا کیفری مدیران متوجه وی بشود.

۱) تنظیم صورت جلسه تغییرات و امضا آن توسط هیئت مدیره
۲) مراجعه به سامانه ثبت شرکت ها و پرکردن فایل‌های مربوطه و بارگذاری مدارک خواسته‌شده
۳) پست کردن مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها
۴) پرداخت هزینه‌های قانونی برای گرفتن آگهی تغییرات از طریق مراجعه به اداره ثبت شرکت ها
۵) پرداخت هزینه روزنامه رسمی و آگهی کردن

اقداماتی که باید در سامانه ثبت شرکت‌ها انجام شود
متقاضیان ثبت تغییر‌ات شرکت باید ابتدا وارد سامانه ثبت شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها شوند. سپس به بخش صورتجلسه تغییرات وارد شوند. در ادامه مراحل زیر را طی کنند:

۱) وارد کردن اطلاعات شخصیت حقوقی (شماره ثبت، نوع شرکت و…)
۲) ورود اطلاعات جلسه تشکیل شده برای تغییرات شرکت ها
۳) وارد کردن تصمیمات اتخاذ شده در جلسه مجمع (متن صورتجلسه)
۴) وارد کردن اطلاعات اشخاص حاضر در جلسه و مناصب آنها
۵) تغییر اطلاعات مورد نظر شرکا
۶) نام‌های درخواستی (در صورت تغییر نام شرکت)
۷) وارد کردن سهام و سرمایه شرکت (در صورت تغییر در سرمایه شرکت)
۸) تصریح موضوع اصلاح شده فعالیت شرکت (در صورت تغییر موضوع شرکت)
۹) بارگذاری مدارک و اسناد مورد نیاز که در بخش قبل گفته شد (اساسنامه، مدارک هویتی شرکا و…)
۱۰) ارسال درخواست نهایی ثبت تغییر‌ات شرکت
۱۱) ارسال فیزیکی اسناد ثبت تغییرا‌ت شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها (از طریق اداره پست)
۱۲) پرداخت هزینه آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی