دورکاری را با بهروه وری و تمرکز بیشتر تجربه کنید

دورکاری این روزها به کلیدواژه‌ی دنیای کسب‌وکار تبدیل شده است و حفظ بهره‌وری در سبکی که شاید برای همه آشنا نباشد، اهمیت زیادی دارد.

با افزایش شیوع ویروس کرونا و تحت‌تأثیر قرارگرفتن کشورها و مناطق بیشتر جهان، بسیاری از مراکز و مقام‌های مسئول سلامت در سرتاسر جهان کاهش ارتباط‌های اجتماعی و دورماندن افراد از یکدیگر را به‌عنوان بهترین راهکار پیشگیری پیشنهاد می‌دهند. درنتیجه، بسیاری از کنفرانس‌ها و گردهم‌آیی‌ها لغو شدند و روز‌به‌روز شرکت‌های بیشتری از کارمندان خود تقاضا می‌کنند کار در خانه و دورکاری را تجربه کنند. بسیاری از افراد در دنیای امروز تجربه‌ی دورکاری یا مفاهیم دیگر همچون فریلنسری را دارند؛ البته بسیاری دیگر نیز با شرایط و چگونگی افزایش بهره‌وری در این سبک کاری آشنا نیستند و به راهنمایی نیاز دارند.

کارکردن در خانه یا دورکاری ضعف‌ها و قوت‌های خاص خود را دارد. در زمان دورکاری، شرایط جدیدی دارید که شاید در محیط کار با آن‌ها روبه‌رو نبودید. باید به تماس‌های گاه‌و‌بی‌گاه پاسخ دهید، با افراد خانواده ارتباط داشته باشید، بسته‌ها را از پست دریافت کنید و بسیاری وظایف دیگر به زندگی کاری‌تان اضافه می‌شوند و درمقابل، آزادی‌هایی هم دارید. برای مثال، نیازی به پوشیدن لباس کار نیست و می‌توانید موسیقی دلخواهتان را با صدای بلند گوش کنید و از همکاران مزاحم نیز خبری نیست.

همه‌ی مشخصات باعث می‌شوند با پدیده‌هایی جدید همچون احساس دورافتادن از جامعه و تلاش برای مقابله با حواس‌پرتی هم روبه‌رو شوید. دراین‌میان، باید بهره‌وری خود را هم در وضعیت کنونی حفظ کنید؛ اما پس از مدتی متوجه می‌شوید دیگر احساس قبل را به ذهن و عملکردتان ندارید.

با وجود تمام ضعف‌ها و قوت‌ها، امروز اکثر کارمندان به‌ویژه آن‌هایی که شغل‌های مرتبط با دنیای فناوری دارند، به دورکاری ملزم هستند؛ درنتیجه باید راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری و کارایی خود پیدا کنند. راهکارهایی که درادامه می‌خوانید، برای مشخص‌کردن مرز عملکردی بین کار و زندگی شخصی کاربرد دارند و برخی از آن‌ها نیز مدیریت زمان و وظایف را آسان‌تر می‌کنند.

مشخص‌کردن مرز زمانی

دورکاری به‌راحتی می‌تواند شما را به خستگی و کار بیش‌از‌حد دچار کند. همین که شرایط کارکردن همیشه فراهم باشد؛ یعنی به‌راحتی ذهنتان درگیر وظایف کاری می‌شود و حتی شب‌ها را به انجام وظایف برای رسیدن به ضرب‌الاجل کاری اختصاص می‌دهید. در مرحله‌ی اول، باید سیاست سخت‌گیرانه‌ای از نظر زمان برای خودتان تدوین کنید و در خارج از زمان مشخص‌شده، به‌هیچ‌وجه وظایف کاری را انجام ندهید. البته مشخص‌کردن سیاست زمانی باید با هماهنگی مدیر و کارفرما انجام شود و هرچه‌بیشتر با زمان بهره‌وری هر دو طرف هماهنگ باشد.

تکنیک پومودورو

دورکاری برخی اوقات با غرق‌شدن در افکار همراه می‌شود. افراد بدون نظارت مستقیم کارفرما دچار حواس‌پرتی می‌شوند و زمان خود را به کارهای متفرقه اختصاص می‌دهند. در چنین وضعیتی، تکنیک‌های افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان همچون پومودورو کارایی درخورتوجهی دارند. تکنیک پومودورو به‌صورت خلاصه دوره‌های زمانی کوتاه را با تمرکز بر وظایف مشخص تعیین می‌کند. پس از هر دوره‌ی تمرکز، دوره‌ی زمانی کوتاه استراحت و مجددا تمرکز قرار دارد.

پیشنهاد می‌شود در ابتدای هر روز، وظایف روزانه را مشخص کنید و تکنیک پومودورو را برای انجام‌دادن آن‌ها به‌کار بگیرید. استفاده از تکنیک پومودورو حتی زمانی‌که در محیط‌های شلوغ کار می‌کنید، مفید واقع می‌شود. از اپلیکیشن‌های کاربردی دراین‌زمینه می‌توان Focus را نام برد که رایگان دردسترس قرار دارد و پیاده‌سازی تکنیک پومودورو را آسان‌تر می‌کند.

پیاده‌سازی تکنیک پومودورو ارتباط زیادی با مدیریت وظایف دارد. اگر زمان‌بندی مشخصی برای وظایف شخصی و کاری نداشته باشید، دوره‌های تمرکزی مذکور اجراشدنی نخواهند بود. به‌هرحال، پیشنهاد می‌شود ابتدا زمان‌های مشخصی برای هر دسته از وظایف خود مانند نوشتن، تحقیق، برقراری ارتباط و جلسه مشخص کنید و هر وظیفه را تنها در زمان خود انجام دهید.

لباس مناسب کار

قطعا کارکردن در خانه با لباس‌های راحتی خانگی برای شما جذابیت‌های زیادی دارد و با سرعت بیشتری می‌توانید به کار خود برسید و نگرانی ظاهر هم ندارید. حتی برخی ترجیح می‌دهند از همان تخت‌خواب با لپ‌تاپ خود کارشان را شروع کنند. در بسیاری مواقع، چنین تصمیمی و کارکردن با لباس راحتی، از روشن و فعال شدن مغز شما جلوگیری می‌کند. به‌بیان دیگر، مرحله‌ی اول را برای افزایش بهره‌وری از دست می‌دهید. از همه‌ مهم‌تر، اگر کارهای مرسومی که در زمان فعالیت عادی در محل کار انجام می‌دادید (مانند دوش‌گرفتن و مسواک‌زدن و لباس مرتب پوشیدن)، در زمان دورکاری حذف کنید،‌ اولین اصل یعنی تنظیم مرزهای عملکردی را زیر پا گذاشته‌اید.

اگر برای روز کاری در خانه آماده نشوید، هیچ‌گاه روز کاری شما به‌صورت رسمی شروع نمی‌شود. در چنین موقعیتی، درواقع به‌جای کارکردن در خانه، تنها در خانه حضور دارید. به‌هرحال آماده‌بودن برای کار در خانه شبیه به کار در محیط اداری، پرستیژ لازم را برای بهره‌وری فراهم می‌کند. درنهایت، فراموش نکنید دورکاری شامل کنفرانس‌های ویدئویی هم می‌شود و باید برای کنفرانس‌های ناگهانی هم آماده باشید.

فضای اختصاصی برای کار

هیچ‌گاه روی مبل یا تخت یا در محل مخصوص استراحت کار نکنید. اگر هم چاره‌ای جز کارکردن در محل عمومی خانه ندارید، قسمتی را به‌عنوان بخش اختصاصی کار انتخاب و همیشه همان‌جا کار کنید. به‌هرحال، فضای مخصوص کار ارتباط زیادی به علایق و شرایط خانه‌ی شما دارد. نکته‌ی مهم این است که شرایط مناسبی برای کار با ابزار خود داشته باشید و محیط را مخصوص کارکردن آماده کنید.

محیط اختصاصی کار در خانه حس کارکردن و انجام وظایف را بهتر منتقل می‌کند و دوری از فضای کار و استراحت شخصی نیز آسان‌تر می‌شود. درمجموع، محیط کار اختصاصی شبیه به دفترکار می‌شود که وقتی از آن خارج می‌شوید، دیگر به وظایف کاری وابسته نیستید.

خارج‌شدن از خانه

اکثر افراد دورکار خارج‌شدن از خانه و ارتباط‌های اجتماعی را برای حفظ روحیه‌ انجام می‌دهند. رفتن به کافی‌شاپ و باشگاه ورزشی و مکان‌های مشابه موجب تقویت روحیه می‌شود. قطعا در وضعیت کنونی و نگرانی از ابتلا به ویروس کرونا، چنین گزینه‌هایی پیشنهاد نمی‌شوند؛ اما بهتر است هرازچندگاهی پیاده‌روی جزئی نزدیک خانه را با رعایت کامل پیش‌نیازهای بهداشتی مدنظر قرار دهید. شاید پس از مدتی احساس کنید نشستن طولانی در محیط کار خانگی جذاب به‌نظر می‌رسد. هیچ‌گاه اجازه ندهید چنین حسی به شما غلبه کند و به‌نوعی معتاد به نشستن شوید. نشستن بیش‌ازحد برای سلامتی مضر است و به‌مرور بهره‌وری شما را هم کاهش می‌دهد.

حفظ ارتباط

افرادی که مدت زیادی دورکاری را تجربه می‌کنند، برخی اوقات با احساس پارانویا یا موارد مشابه روبه‌رو می‌شوند. به‌عنوان مثال، دوربودن از تیم مرکزی احساس طردشدن را به آن‌ها می‌دهد و حتی تصور می‌کنند از تصمیم‌های مهم و گفت‌وگوهای سازنده عقب مانده‌اند. به‌هرحال، این احساس پس از مدتی ایجاد می‌شود؛ اما نباید اجازه‌ی پیشرفت را به آن بدهید. قطعا در وضعیت کنونی که اکثر نیروها در شرکت‌ها به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند، شما از تصمیم‌های مهم و مرتبط آگاه می‌شوید و به نگرانی نیازی نیست.

برای رهایی از حس طردشدن و تنهایی که با دورکاری به شما القا می‌شود، ارتباط‌های غیرکاری با همکاران پیشنهاد مناسبی به‌نظر می‌رسد. منتظر وظایف و موضوعات کاری نباشید و هرازچندگاهی با همکاران خود ارتباط متنی یا تصویری برقرار کنید. پرسش و پاسخ روزمره و احوال‌پرسی احساس مثبتی به هر دو طرف القا می‌کند و انرژی مطلوبی به‌همراه دارد.

امروزه، ابزارهای ارتباطی متعددی برای برطرف‌کردن نیازهای کاری دردسترس قرار دارند. وظیفه‌ی مشخص‌کردن ابزار اصلی ارتباط و زمان‌بندی دردسترس‌بودن کارمندان برعهده‌ی مدیریت هر سازمان است. اگر به‌صورت فریلنسری فعالیت می‌کنید، مرزهای زمان ارتباط را به‌صورت شفاف با کارفرمای خود در میان بگذارید و ابزارها را نیز در همان ابتدای قرارداد مشخص کنید. فراموش نکنید وفاداربودن به مرزهای ابزاری و زمانی مهم‌تر از مشخص‌کردن و دانلود و نصب آن‌ها خواهد بود.

حذف سرگرمی و حواس‌پرتی

تلویزیون و ابزارهای رسانه‌ای دیگر از عوامل اصلی حواس‌پرتی هستند؛ ابزاری که معمولا در خانه‌ها همیشه روشن و فعال است. اگر نمی‌توانید تلویزیون را در موقع کار خاموش کنید، محیط کار خود را دور از آن اختصاص دهید. برای سایر عوامل حواس‌پرتی هم مرز مشخصی در نظر بگیرید. درواقع، هر سرگرمی و محتوایی که در دفترکار اصلی با آن سروکار ندارید، در خانه هم حذف کنید. به‌عنوان مثال، اگر در دفترکار به موسیقی گوش نمی‌دهید، در خانه و دورکاری هم نیازی به آن ندارید.

امروزه، گوشی‌های هوشمند علاوه‌بر آسان‌تر‌کردن ارتباط در محیط‌های کاری و شخصی، عوامل حواس‌پرتی را هم همیشه درکنار ما قرار می‌دهند. البته همان ابزارها راهکارهایی هم برای مقابله با حواس‌پرتی ارائه می‌کنند. قابلیت‌هایی همچون محدودکردن زمان استفاده از اپلیکیشن‌های خاص در روز در هر دو سیستم‌عامل محبوب موبایلی وجود دارند. این محدودیت‌ها را به‌ویژه برای اپلیکیشن‌های شبکه‌ی اجتماعی خود تنظیم کنید تا عوامل حواس‌پرتی را محدود کرده باشید.

میان‌وعده و تغذیه

تغذیه اهمیت بسیاری در حفظ آرامش و سلامتی در مواقع دورکاری دارد. هرکس بنا به سلیقه و ذائقه‌ی خود انتخابی در این بخش خواهد داشت. به‌هرحال در روزهای دورکاری که شاید از برنامه‌ی منظم میان‌وعده و نهار محیط کار خبری نباشد، بهتر است برنامه‌ و ساختار منظمی برای خودتان برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ی تغذیه را می‌توان با برنامه‌ی استراحت میان وظایف هماهنگ کرد تا خلل زیادی به یکدیگر وارد نکنند.

دورشدن از محیط کار

شاید ترافیکی که هرروز تا محیط کار خود تجربه می‌کردید، ناراحت‌کننده بوده است. همین زمانی‌که در مسیر خانه تا محل کار سپری می‌کردید و حتی از آن عذاب می‌کشیدید، فرصتی برای دورماندن از فضا و مشغله‌های کاری بود. زمانی‌که در خانه کار می‌کنید، چنین فضا و فرصتی دراختیار ندارید و شاید پس از مدتی، خود را دائما مشغول انجام وظایف کاری بیابید.

برای دورشدن از فضای کاری، نمی‌توان راه‌حل مشخصی برای همه‌ی افراد ارائه داد. شاید قطع‌کردن سرویس‌های ارتباطی با همکاران در ساعت‌های مشخص یا دورشدن از محل مخصوص کار در خانه پبیشنهاد هوشمندانه‌ای باشد. درنهایت، فراموش نکنید باید به‌صورت ذهنی از کار دور شوید و حتی پس از قطع‌کردن ابزارها، فکر خود را با موارد دیگر مشغول کنید تا با وسوسه‌ی بازگشت به وظایف کاری مقابله کنید.