اگر فكر می‌كنید خانه‌تکانی و حتی فراتر از آن خانه‌داری یك كار سنتی و بدون اصول و قاعده است، سخت در اشتباهید! دکتر«رامبد بــاران‌دوست» دکترای مدیریت، مشاور طراحی سیستم‌های مدیریتی، مدیریت آموزش و... به شما می‌گوید چطور با یک مدیریت استراتژیک و ضمن رعایت نكات ساده اما علمی می‌توانید مثل یك کارشناس خانه‌تکانی كنید و از بازدهی كارتان لذت ببرید. شك نداشته باشید كه خانه‌تکانی علمی، به‌مراتب ساده‌تر از خانه‌تکانی‌های سنتی است و وقت كمتری از شما می‌گیرد. به احتساب این برنامه‌ریزی علمی امسال می‌توانید2 روزه خانه‌تکانی کنید! امتحانش مجانی است.
1.زمان‌تان را مدیریت کنید
فرهنگ، پدیده پویایی است متشکل از خرده فرهنگ‌های متعدد و در حال تغییر، همگام با شرایط روز، بنابراین همان‌طور که شرایط زندگی ما تغییر می‌کند خانه‌داری هم به‌عنوان بخشی از خرده فرهنگ‌ها همگام با شرایط روز جامعه باید تغییر کند. در غیر این صورت باید همچنان هر سال روزها و هفته‌های پایانی سال را به جبران اشتباهاتی اختصاص دهیم که از قضا هر سال هم تکرار می‌شود.
یک نگاه مدیریتی و دقیق بر امور خانه و یک برنامه‌ریزی مرتب، منسجم و مستمر، تمام اعضای خانه را از داستان تکراری و پردردسر خانه‌تکانی‌های چندروزه پایان سال خلاص می‌کند. در قدم اول به آشنایی با مفهوم مدیریت زمان نیاز داریم. برای آشنایی با این مفهوم باید با اصول صحیح برنامه‌ریزی و اجرای درست آن آشنا شویم.
2.قدم اول برای مدیریت زمان
قدم اول در مدیریت، برنامه برای زمان است، اما برنامه‌ریزی‌ای کاملا متفاوت با آنچه تاکنون به‌عنوان برنامه‌ریزی در ذهن‌تان داشتید. با شنیدن عنوان برنامه‌ریزی، همه فکر می‌کنیم کافی است بدانیم در ساعت‌ها یا روزهای آتی چه‌کاری قرار است انجام دهیم؛ حال آنکه مشکل اصلی در اجرایی نشدن برنامه‌ها هم همین جاست! برنامه‌ریزی برای رسیدن به نتیجه درست نیاز به یکسری مهارت‌ها دارد و کلیدی‌ترین بخش آن هم فکر کردن است؛ فکر کردن به کاری که قصد داریم برای آن برنامه‌ریزی کنیم. باید به تمام جزئیات فکر کنیم و البته احتمالات را درنظر بگیریم. از دراختیار داشتن قلم و کاغذ برای نوشتن ریز برنامه تا خرید وسایل موردنیاز مثلا نردبان برای دسترسی به وسایلی که در ارتفاع قرار دارند.
3. 80 درصد فکر، 20 درصد اجرا!
در انجام هر کار، از امور خانه‌داری گرفته تا خانه‌تکانی، اگر قرار است کاری درست و با مدیریت زمان انجام شود، باید 80 درصد از زمان آن را به برنامه‌ریزی اختصاص دهید. فکر کردن به جزئیات و درنظر گرفتن احتمالات، همه شامل همین زمان 80درصدی می‌شود. دقت کنید که 80درصد از کل روند موردنیاز برای انجام یک کار؛ یعنی اگر قرار است کاری را در یک روز انجام دهید، باید 80 درصد از یک روز و اگر یک برنامه 10روزه درپیش دارید، 8 روز از آن را به برنامه‌ریزی و فکر کردن اختصاص بدهید.
4. چرا 2 روزه می‌توانیم؟!
عجله نکنید. تصور اینکه 8روز از 10 روزتان را به فکر کردن اختصاص دهید و فقط در 2روز همه کارها را انجام بدهید، اصلا ساده نیست. اما عملی است مشروط بر اینکه یک برنامه‌ریزی اصولی داشته باشید. باید در 8روز گام‌به‌گام کارها را تعریف کنید و درمورد تک‌تک آنها فکر کنید؛ حتی به احتمالات!
5. برنامه‌ریزی برای پاک کردن شیشه‌ها
حق با شماست. در شیوه‌های معمول برنامه‌ریزی، نیازی به فکر کردن با این دقت نیست؛ چون مثلا برای تمیز کردن شیشه کافی است با یک سطل آب و دستمال، شروع کنید به تمیز کردن پنجره. اما در نگاه مدیریتی و گام به گام موردنظر ما، همین شیشه پاک‌کردن ساده از این قرار است: ابتدا باید به چهارپایه فکر کنید. چهارپایه‌ای که با ارتفاع پنجره شما هماهنگ باشد، به ماده شیشه‌شویی که برای پاک‌کردن نیاز دارید، اینکه چه مقدار و چطور باشد. به دستمال خیس و حتی یک دستمال خشک برای پاک‌کردن نهایی و... گام بعدی هم درنظر گرفتن احتمال‌هاست. احتمال اینکه زمان باز کردن پرده ممکن است با مشکل کنده شدن گیره مواجه شوید یا حتی پاره شدن احتمالی پرده‌ای که بر اثر تابش مستقیم آفتاب نخ‌نما شده است. با درنظر گرفتن همه این موارد و احتمالات، در زمان اجرا همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود؛ دقیق و حساب شده. مثلا کوتاه بودن چهارپایه برنامه شما را به تعویق نمی‌اندازد یا حتی کنده شدن گیره شما را دچار مشکل نمی‌کند، چون شما از پیش به تمام این موارد فکر کرده‌اید.
6. گام دوم برنامه‌ریزی
قدم بعدی، نوشتن نکته به نکته کارهایی است که به آنها فکر کرده‌اید و باید آنها را اجرا کنید. نوشتن مرحله مهمی است كه ما بیشتر از آن غافل می‌شویم. بدون نوشتن همیشه فکر می‌کنیم کاری نداریم! باید لوستر را تمیز کنیم، پرده را بشوییم، پنجره را پاک کنیم، جارو و تی بکشیم. یعنی روی هم رفته باید 4 یا 5مورد فعالیت انجام بدهیم که به سادگی از پس آنها بر می‌آییم! اما اشتباه همین‌جاست، چون وقتی وارد فضای کار می‌شوید، تازه می‌بینید کارهایی که باید انجام بدهید، خیلی بیشتر از اینهاست، اما چون ننوشته و جزء به جزء نکرده بودید، به مرحله اجرا که می‌رسید با مشکل روبه‌رو می‌شوید! شیوه درست این است که هر کاری را قبل از انجام در مرحله فکر کردن (همان 80درصد اولیه) یک‌بار تمام و کمال در ذهن‌تان انجام دهید و جزء به جزء را در مرحله بعدی یادداشت کنید.
7. دقت در نوشتن
دقت در نوشتن جزئیات به اندازه خود مرحله نوشتن مهم است. دقت یعنی اینکه باید بدانید مثلا برای انجام کاری مثل شست‌وشوی فرش یا کابینت، به کمک چند نفر نیاز دارید. آیا نیروی کمکی می‌تواند فرزندتان باشد یا به نیروی همسرتان نیاز دارید؟! به طور کلی یک بخش از این جزئیات شامل این می‌شود که بدانید در انجام یک کار به‌خصوص، به چه ابزاری و چه نیروهایی نیاز دارید. بخش دیگر هم اینکه فردی که قرار است به شما کمک کند، باید چه توانمندی‌هایی داشته باشد.
8. نتیجه یک انتخاب حساب نشده!
یکی از مواردی که در خانه‌تکانی از توجه دور می‌ماند، این نکته است که چه کسی و کجا باید به ما کمک کند. از آنجا که ما معمولا به این موضوع فکر نمی‌کنیم اغلب از کسی کمک می‌گیریم که یا توانش را ندارد یا وقتش را. دست آخر خودمان می‌مانیم و خودمان! نتیجه این انتخاب غلط هم کمردرد و زانودرد است و البته زمینه‌سازی برای بسیاری از مشاجره‌ها آن هم در آستانه سال نو. این مشکلات یک دلیل ساده دارد آن هم اینکه شما از کسی کمک خواسته‌ایدکه نه زمانش را دارد و نه آمادگی، پس طبیعی است که انتظارتان را بی‌پاسخ بگذارد!
9. وقتی زمان‌بندی شما بیمار است!
بعد از اینکه تمام مراحل کار جزء به جزء یادداشت شد، نوبت به زمان‌بندی می‌رسد. زمان‌بندی هم یعنی تخمین اینکه انجام هر کار حدودا چقدر زمان می‌برد. اشتباه مهمی که در این مرحله رخ می‌دهد، این است که کارها را کلی می‌بینید و چون جزئیات کار را تعریف نکرده‌اید، فراموش می‌کنید برای آنها زمان بگذارید، درنتیجه، در زمان اجرا مدام به زمان اضافه می‌شود تا جایی‌که پیش‌بینی 2روزه شما حتی تا ساعت‌های بعد از تحویل سال هم کش می‌آید. این دقیقا همان نشانه‌ای است که متخصصان مدیریت زمان از آن به‌عنوان یک نقص یا بیماری در زمان‌بندی یاد می‌کنند. البته کلی نگاه کردن به برنامه‌ریزی یک عارضه دیگر هم دارد و آن چیزی نیست جز سر هم بندی کردن!
10. فهرست خرید را فراموش نکنید
کاری كه بهتر است همزمان با فهرست کردن جزئیات به آن بپردازید، تهیه فهرستی برای خرید لوازم موردنیاز در انجام كارهای خانه است. از انواع شوینده‌ها گرفته تا دستمال و روزنامه و نردبان و بررسی اینکه کدام از این موارد در خانه موجود است و برای تهیه کدام آنها و چه مقدار، باید برنامه‌ریزی کنید. گاهی کافی نبودن یک شوینده برای پنجره، تمام روند برنامه‌ریزی شما را دچار بحران می‌کند. مثلا فکر کنید در حال پاک‌کردن شیشه هستید که ناگهان شوینده شما تمام می‌شود! باید همه چیز را نیمه‌کاره رها کنید و راهی خرید شوید. همین اتفاق ساده، (تازه به فرض اینکه اولین سوپرمارکت مایع تمیزکننده موردنظر شما را داشته باشد) کلی زمان پیش‌بینی نشده را به روند کاری شما تحمیل می‌کند. در حالی که تهیه یک فهرست خرید، به‌سادگی شما را در برابر تمام این اتفاق‌های پیش‌بینی نشده ایمن می‌کند.
11. اولویت‌بندی
بعد از برنامه‌ریزی و نوشتن گام به گام وظایف، باید مشخص کنید کدام کار را کی و کجا انجام دهید، یعنی باید به اولویت‌ها فکر کنید. آنچه مهم است توالی کارها و چرایی آنهاست و درست بعد از این مرحله است که شما می‌دانید چه‌کاری را کی، چرا و با چه جزئیاتی باید انجام دهید، هر کاری شامل چه مراحلی است و ابزار موردنیازش چیست.
12. سناریوی بحران هم داشته باشید
درنظر گرفتن احتمال‌ها و چاره‌اندیشی برای آنها بسیار مهم است. مثلا درنظر گرفتن یک نیروی کمکی برای زمانی که قرار است از نردبان بالا بروید و خالی کردن محیط اطراف از اشیای تیز، برنده و شکننده برای جلوگیری از اتفاق‌های غیرمنتظره. باید برای پیش‌بینی هر کدام از این حوادث وقت بگذارید و چاره‌اندیشی کنید؛ یعنی سناریوی بحران داشته باشید.
13. برنامه‌تان را میلی‌متری نچینید
حتما فکر می‌کنید میلی‌متری چیدن برنامه‌ها یک ابتکار فوق‌العاده است؛ در حالی که این یعنی زمینه‌چینی برای جاماندن از یک برنامه‌ریزی اصولی! پشت سر هم چیدن برنامه‌ها باعث می‌شود یک اتفاق ساده، مثل یک تماس تلفنی 10دقیقه‌ای که حتی به آن فکر هم نکرده بودید، شما را از زمان‌بندی عقب بیندازد و این عقب ماندن در کل برنامه روزانه شما جاری شود و همه چیز را به هم بریزد.
14. این 4 زمان را فراموش نکنید
زمان استراحت: درنظر گرفتن زمانی برای استراحت از ضروریات یک برنامه‌ریزی اصولی است. بدون درنظر گرفتن این زمان هرچند هم کوتاه، خستگی در بدن انباشته می‌شود و توان بدنی کاهش پیدا می‌کند، درنتیجه سرعت کار کم می‌شود. شما برای جبران این زمان از دست‌رفته ناچارید بیشتر از توان جسمی‌تان مایه بگذارید که این هم عواقب و آسیب‌های خاص خودش را دارد، بنابراین لازم است بین هر دو ساعت کار برای استراحت‌تــان دست‌کم 10دقیقه زمان درنظر بگیرید. و چای یا میوه‌‌ای بخورید و دوباره دست به کار شوید.
زمانی برای حمام کردن: درنظر گرفتن زمانی برای دوش گرفتن در پایان یك روز پركار خیلی مهم است. بعد از پایان یک روز کاری، باید هر طور شده زمانی را به دوش گرفتن اختصاص بدهید. این دوش ساده 10دقیقه‌ای باعث می‌شود شب را آسوده بخوابید، صبح با آرامش خیال و راحت‌تر بیدار شوید و روزی پربارتر داشته باشید.
زمانی برای بازگرداندن اشیا و لوازم به جاهای خود: در پایان هر كار، كلی ابزار و وسیله از جای اولیه خود خارج و در خانه پراکنده می‌شود؛ بنابراین اگر زمانی را به جمع و جور کردن این وسایل اختصاص ندهیم، هنگام نیاز دوباره به هر كدام از این وسایل، درگیر پیدا کردن آنها می‌شویم.
زمان هیچ: بخشی از روز را برای هیچ بگذارید. بله، دقیقا برای هیچ! یعنی در میان فهرست کارها نیم‌ساعتی را خالی بگذارید. دقت کنید این نیم ساعت جدا از زمان‌های استراحت شماست و به هیچ چیز تعلق ندارد؛ حتی به چای خوردن! این یعنی زمان شناور و به عبارت دیگر، ایجاد آمادگی برای انجام کارهای غیرمنتظره، بدون اینکه چیدمان برنامه ما به هم بریزد.
15. حالا همه چیز آماده است
در مرحله اجرا در حقیقت وارد بخش اجرایی برنامه‌ریزی یا همان 20درصد زمان باقی‌مانده می‌شوید. حالا اگر همه چیز را درست پیش‌بینی کرده و به همه جزئیات فکر و آنها را فهرست کرده باشید، دیگر نباید نگران اجرا باشید، چون به تک‌تک کارها فکر کرده‌اید و برای آنها راهکار اندیشیده‌اید. اینچنین می‌شود که خانه‌تکانی شما بیشتر از 2 روز وقت نمی‌گیرد!
مجله ایده آل -
در آیدت،
فایل‌های
خود را به فروش بگذارید و یا
مقالات‌تان
را منتشر کنید👋
پاسخ ها