اتوماسیون اداری چگونه با کمک هوش مصنوعی، فرآیند مکاتبات سازمانی را خودکار می‌کند؟

برخلاف چت‌بات‌ها، عامل‌های هوشمند قادرند مکاتبات سازمانی را به‌صورت خودکار تحلیل، ثبت و ارسال کنند.

مکاتبات اداری یکی از حیاتی ‌ترین فرایندهای هر سازمان است؛ فرایندی که مستقیما بر سرعت تصمیم ‌گیری، شفافیت و بهره ‌وری تأثیر می ‌گذارد. با افزایش حجم نامه ‌ها، درخواستها و تعاملات بین سازمانی، مدیریت این جریان اطلاعاتی به یکی از چالشهای اصلی سازمانها تبدیل می‌ شود. در این نقطه، هوش مصنوعی بعنوان یک فناوری تحول‌ آفرین وارد میدان می‌ شود و نگاه سنتی به مکاتبات اداری را به چالش می‌کشد.

در بسیاری از سازمانها، سیستمهای مکاتباتی همچنان نقش مکانیزاسیون ساده را ایفا می‌ کنند؛ یعنی ثبت، ارجاع و بایگانی نامه‌ ها با حداقل هوشمندی. اما زمانی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری به سرویسهای هوش مصنوعی متصل می ‌شود، این سیستم می ‌تواند فراتر از اجرای دستورها عمل کند و به درک محتوای مکاتبات و منطق فرایندها نزدیک شود. این تغییر، نقطه آغاز خودکارسازی واقعی فرایندهای سازمانی است.

هوش مصنوعی چگونه مکاتبات سازمانی را خودکار می ‌کند؟

معمولا وقتی صحبت از هوش مصنوعی می‌ شود یاد Chatbot یا رباتهای پاسخگو می افتیم که فقط جواب سوالهای ما را می‌دهند. اما این فقط یک بُعد از ماجراست. نسل جدید سیستمهای هوشمند، فقط حرف نمی زنند، بلکه می توانند برای ما کار انجام دهند. از گرفتن اطلاعات و تحلیل آن گرفته تا ارسال نامه، ثبت در تقویم یا حتی اتصال به سیستمهای مختلف و اجرای یک فرآیند کامل.

برای مثال کاربر اعلام می‌کند:

«یک نامه با موضوع درخواست تأمین تجهیزات، با اولویت بالا ثبت کن و برای مدیر تدارکات ارسال کن.»

سیستم هوشمند این دستور را تحلیل می‌ کند، قالب مناسب مکاتبه را انتخاب می‌ کند، سطح اهمیت را تشخیص می‌ دهد و مسیر گردش نامه را بدون دخالت دستی تعیین و اجرا می‌کند.

در این سطح، اتوماسیون اداری از یک سیستم فرم ‌محور به یک سیستم فرمان‌ پذیر تبدیل می ‌شود.

AI Agentها در پشت صحنه، هر کدام مسئول یک وظیفه مشخص هستند؛ از ثبت و ارجاع مکاتبات گرفته تا پایش زمان پاسخگویی و پیگیری تأخیرها.

این قابلیت هنوز برای بسیاری از سازمانها جدید است، اما با اتصال اتوماسیون اداری به سرویس‌های هوش مصنوعی، پیاده‌سازی آن به‌زودی در این نرم افزار اتوماسیون اداری امکان‌ پذیر می‌شود.

تفاوت کلیدی چت‌ بات‌ ها و AI Agent ها در نسل جدید اتوماسیون اداری

در سیستم های اتوماسیون اداری، چت‌ بات عمدتاً یک رابط مکالمه‌ای است که به سوالات کاربران در نرم افزار پاسخ می‌ دهد و راهنمایی های لازم را ارائه می‌ کند. در مقابل، AI Agent یک عامل هوشمند فعال در دل فرایندهای اداری است که می‌ تواند بر اساس هدف تعریف ‌شده تصمیم بگیرد، با ماژول‌های مختلف اتوماسیون تعامل داشته باشد و اقدام عملی انجام دهد؛ از ثبت و ارجاع مکاتبات گرفته تا پیگیری، اولویت‌ بندی و بهینه‌سازی گردش کار. به بیان ساده، چت‌بات صحبت می‌کند، اما AI Agent عمل می‌کند و فرایند را جلو می‌برد.

اتوماسیون اداری هوشمند؛ یک قدم جلوتر از اتوماسیون سنتی

اتوماسیون اداری هوشمند با بهره‌گیری از هوش مصنوعی، فراتر از سرعت ‌بخشی صرف عمل می ‌کند و قادر به یادگیری و انجام فرایندهاست. با یک جستجوی ساده در گوگل می‌ توان نمونه ‌هایی از سیستمهای اتوماسیون اداری هوشمند را مشاهده کرد که تاکنون توجه زیادی به مباحث هوشمندسازی در حوزه مکاتبات اداری داشته‌اند. قابلیتهایی مانند تولید خودکار نامه، خلاصه‌ سازی هوشمند محتوا، پردازش OCR ، چت بات و سایر امکانات هوشمند را ارائه می ‌کنند و همین ویژگیها تفاوت بارزی با سیستمهای اتوماسیون اداری ساده ایجاد کرده و تحول عظیمی در مدیریت مکاتبات اداری به وجود آورده است.